新手HR必備考勤表函數:輕鬆搞掂排班/假期/考勤

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無論是SMEs中的僱主還是HR,一定有整理考勤數據的頭痛經歷。法定假日,週末加班,跨夜加班,病假,補時,遲到,早退等情況往往會一起出現在一張Excel考勤表中,讓人眼花撩亂。

表格複雜是其次,最主要的是如果單單靠人工校對,不免會造成出錯導致效率不高,還會因為僱主在人力資源問題上處理時間過久,導致無法專心與業務,造成更多損失。

本篇文章中Workstem會針對考勤講解兩個Excel函數公式,讓工作量大大減少,1分鐘解決曾經令人頭痛的HR問題。

怎樣高效率使用考勤表

其實不難理解很多僱主或HR會將幾十人或上百人的數據放在一張Excel表格中,認為這樣子做就會更加方便統計。

如下圖所示,為了計算更加準確,David更建議各位HR使用多個Excel表格來計算詳細數據,最後再製作出一份Employee Attendance Record方便自己和上級領導閱覽。

僱員考勤報告

不過話說回來,當我們在判斷員工是否遲到時,早退是出糧時很重要的考量標準。

假設某lane公司的上班時間是8:30下班時間是17:30。那麼如何使用函數公式來判斷公司內部員工的遲到,早退的情況呢?快來看看新手HR David是怎麼做的吧!

考勤表遲到函數公式設定

當我們製作好表格後,在上班情況的第一個單元格輸入函數​​=IF(D4=””,”未打卡”,IF(D4>TIME(8,30,0),”迟到”,” “))

這個函數的意思是,如果當D4單元格為空,就會返回“未打卡”;如果大與8:30,則會返回“遲到”,如兩項規則均不滿足,則表格內不顯示。

當函數執行完畢後,將鼠標移到單元格右下角並往下拖拽,會自動計算剩餘僱員出勤情況。具體操作請參閱下圖。

Excel員工考勤表-1
Excel員工考勤表-2

相似地,早退公式的函數與遲到函數沒有太大差別,接下來讓我們看一下對於這一函數我們應該如何設置吧!

考勤表早退函數設置

當我們導入僱員下班打卡時間數據後,我們在下班情況下的第一個單元格中輸入函數​​=IF(E4=””,”未打卡”,IF(E4<TIME(17,30,0),”早退”,” “))

這個函數的意思是,如果E4單元格為空,就會顯示“未打卡”;如果小於17:30,則會顯示“早退”;如兩項條件均不滿足,則不顯示。

類似地,當函數執行完成後,只需點擊單元格右下角並進行拖拽,則可自動計算剩餘僱員下班情況。

Excel員工考勤表-3

快問快答

不可否認,當僱主或HR學會Excel函數設置後會相比於人手計算節省很多時間。但有時往往是因為一些「刻薄」的規定,僱主或HR即便是使用Excel函數,也並不會讓數據統計的難度變簡單多少。

以同一家公司舉例,如果其關於考勤的規則稍有變化,則函數設置難度就會更進一步。

例:

某lane公司同時有兩個工作地點分別為打卡點A和打卡點B。僱員每週一,週三,週五在打卡點A工作;每週二,週四在打卡點B工作,由於打卡點B工作時由於路程較遠,所以僱員在班次開始的10分鐘內打卡則不算遲到。

在這樣的情況下,即使相似的函數看起來依舊奏效。可公司如若在將來想要對考勤規則進行變動的話,重新拆分表格,調整函數方程式,再整理以前的數據可不是一件容易事。

如果長期使用這種方法,每到月底就要先從打卡設備導出打卡記錄,再一張張核對紙質的假期單和外出單後,方能準確計算出考勤結果,真是耗時耗力易出錯。

那麼如何做到不對函數知識精通,也不需要麻煩的步驟,就能快速解決繁瑣的HR相關事宜呢?這時候一款員工假期考勤系統就顯得十分有必要。

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