雇主颱風上下班安排:究竟是WFH還是放颱風假?

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據天文台預測:3號風球生效,今日下午或改發8號風球!香港的多條幹道限速,幼稚園已停課。在颱風和暴雨情況下,是否安排僱員上班,成為了僱主和HR苦惱的問題。 接下來跟隨Workstem小編一起看看「勞工處」是如何定義颱風天僱員的上班情況的。

颱風

一:颱風及暴雨情況下僱員是否需要上班

根據勞工處的《颱風及暴雨警告下的工作守則》,一般情況下,當三號或以下颱風警告、黃色或紅色暴雨警告生效時,如公共交通工具維持服務,通常都應上班工作。

但即使在八號或以上颱風警告(風球)、黑色暴雨警告生效時,一些基本服務,例如公共交通、公用事業、醫療服務、酒店及保安等,在惡劣天氣下仍需維持正常運作,因此僱員亦要視乎僱主的安排上班。

像是2018年「山竹」來襲的那天,香港就有不少人需要照常上班,就像屋苑的看更、記者、醫生等等,在這些情況下,作為僱主為員工進行上班安排時要注意以下幾點:

  • 主管應將聯絡電話告知必要人員,以便他們未能上班時聯絡主管。
  • 公司將安排巴士接送須往返工作地點的必要人員。主管應擬定接載安排,包括接載時間、地點及班次。
  • 主管應確保必要人員知道所訂定的接載安排,並告知他們接送巴士服務負責人員的電話。
  • 如果主管未能提供接送服務,可獲發交通津或實際的交通費,以較高者計算。
  • 需要在八號或以上風球或黑色暴雨警告生效期間當值的必要人員,除正常工資外,可獲發當值津貼。

二:颱風及暴雨警告下的工作安排

上班

除了剛才提到的「必要人員」以外,當黑色暴雨、八號或以上颱風警告生效時,為僱員的安全著想,僱主不應要求僱員上班,除非雙方事先已協定必須上班。當九號或十號颱風警告生效時,除非有絕對需要,否則僱主不應要求僱員上班。

另外,僱主應向僱員說明,不同類別的颱風或暴雨警告在什麼時間發出或取消,便無須上班。例如在八號颱風警告時,下班時間為下午6點,若八號颱風警告在中午12點前取消,僱員便要返回工作崗位,在12點後取消便無須返回。

在工作期間安排下班

通常天文台會預測,在颱風或暴雨前兩個小時發出警告,以便主管進行安排,除了必要人員需要繼續工作,主管應安排其他僱員分批離開公司。

為確保僱員的安全,一些行動不便的僱員(例如懷孕及肢體傷殘僱員)應最先獲准下班。由於某些交通工具的服務較易受惡劣天氣影響,依靠這些交通工具往返的僱員,也應獲准優先下班。此外,在返家路程上可能遇到較大困難(例如居住於偏遠地區)的僱員,亦應盡早下班。

至於其他僱員,僱主應按他們返家路程的距離及所需時間,安排他們分批下班,這有助確保僱員的安全及減少交通擠塞。如遇上天氣情況極度惡劣,主管則應允許他們留在工作地點內,直至天氣情況有所改善為止。

復工

工作安排應列明,假如颱風或暴雨警告在辦公時間內取消,僱員是否須要復工及復工的時間。舉例來說,僱主應清晰說明在八號或以上颱風警告或黑色暴雨警告取消後,僱員必須在多少個小時內復工。但在任何情況下,都要考慮僱員所面對的實際情況,例如僱員居住地點的交通是否已恢復、有關的交通及道路情況等。

三:颱風天氣,考勤計算怎麼辦?

僱員遠程辦公考勤如何統計?

今日Andy問:因為颶風,僱員需要早走/在家工作/唔需要上班,應該怎麼辦?

其實Workstem團隊已收到很多類似這樣的問題。不難理解,颱風天嚴重影響交通出行,導致部分員工無法到崗進行工作。系統後臺會存在大量員工考勤異常情況。如果HR不及時處理這些員工考勤情況,會導致月末處理考勤數據工作量增大,影響薪資結算。

對此Workstem 團隊提供了3種解決方案。

方案一:修改考勤數據

可以直接輸入調整後時數,點擊右上角「保存」即可。

颱風,僱員考勤

方案二:導入考勤數據

進入主頁,點擊「考勤」 ,然後「下載導入模板」,將僱員的考勤信息依照示例填入表格後,「選擇導入文件」。

颱風,僱員考勤

方案三:外勤打卡

遠程辦公的僱員,可通過GPS進行外勤打卡,由指定的負責人「審批通過」,記為正常工時即可。

颱風,外勤打卡

四:自然災害下的相關薪津安排

由於颶風和暴雨都屬於自然災害,根據勞工處所編寫的「颶風及暴雨下的工作準則」第二章,其原則是考慮現實情況中的困難和僱員的需要,作出情理兼備及彈性的處理。

在這種情況下,僱主應容許返回工作崗位有困難的僱員在家工作或有較寬裕的上班和復工時間。

在熱帶氣旋、暴雨及其他惡劣天氣警告取消或「極端情況」結束後,對於因天氣,路面及交通的情況而未能按訂明的工作安排上班或及時返回工作崗位的僱員,僱主須考慮每宗個案的獨特情況並體諒員工,不應無故地不發放他們的工資、勤工獎或津貼。

而對於​​就在八號或更高信號生效或「極端情況」存在期間仍必須返回工作地點當值的僱員,僱主應採取以下措施:

-應發放當職津貼及往返工作地點的特別交通津貼;

-如必須人員因惡劣天氣導致沒有安全的往返交通工具,應切實考慮為他們進行安全的接送;

-如接班人員因惡劣天氣無法到達工作地點進行,但由於業務運轉不得不繼續進行。僱主可詢問上一班的僱員,在確保僱員資源和其自身身體情況許可的情況下,可請他們繼續當值協助。事後應給予協助人員高於工資的津貼,以補償其額外服務;

-如業務可以在線開展,僱主可允許僱員遠程辦公。因為是打外勤卡,故薪水應該按時發放。

Workstem解決方案

Workstem人力資源管理系統薪酬功能,將考勤數據,津貼及更多自定義薪酬規則,請假記錄和MPF供款等一併加入計糧過程,出糧直接Autopay。不再需其他不必要步驟和手算數據,系統為您通通搞掂!

本文引用勞工署提供的《颱風及暴雨警告下的工作守則》是就颱風及暴雨警告下的工作安排提供意見和實際指引,並非法例的一部份。

但Workstem建議各位僱主應參考這些指引,為其員工就不同工種以及員工的實際情況制定合適的工作安排,並採納彈性的處理方法,令處理更具人性化。

Workstem人力資源系統
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