如何選擇人力資源系統(Payroll & HR軟件)?

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大家都知道一款好的HR軟件能夠幫助企業合理配置人力資源,從而實現企業戰略目標和經濟效益的最大化。

特別是,隨著移動互聯網的發展,企業規模的逐漸擴大,急需要藉助現代人力資源軟件代替傳統的人力資源管理,以減少繁複的工作。

但目前市面上的HR軟件五花八門,各個企業的主管/HR不知該用甚麼標準比較人力資源軟件,最終選擇一款好的HR軟件?

接下來小編梳理了一些企業如何選擇HR軟件的相關攻略,希望對大家有幫助。

如何選擇一款比較好的人力資源管理系統?

1、何謂HR軟件?

HR軟件,全稱人力資源管理軟件,是為專門解決中小型企業的人力資源管理而研發的一套智能化的HR管理工具。

其最大的特點是可以利用網絡完成各種人事管理功能,例如,加班、請假、出差、出糧單等,而且所有的信息都會保留在HR系統中,方便僱主、HR和員工隨時查閱。

2、評估HR軟件功能是否有彈性

認認清公司需求後,則要評估HR軟件的功能是否成熟且有彈性。HR軟件就是為了可以提高工作效率而誕生,所以評估HR軟件時,要考慮是否有具備強大的自定義功能。

例如Workstem的考勤自定義項目,可授權HR針對不同考勤規則客製解決方案。

個性化HR管家

隨著社會發展以及企業擴大,公司的政策也會作出改變,例如,因疫情有不少公司採取彈性上班政策,若HR系統不能及時更新,會給員工帶來極大的不便。

因此人力資源管理系統的自定義功能愈全面,愈能符合各產業的需求。

建議企業在比較不同HR軟件的時候,可以留意有否具備這些功能:員工糧單、考勤明細表、418報表、MPF報表、税表等等。

3、評估HR軟件功能是否齊全

人力資源管理比較繁瑣,所以一個好的人力資源管理系統可以幫助人力資源部門解決問題,比如員工個人信息管理、考勤、假期、薪資計算、強積金供款、報稅等。

既能幫助人力資源部門實現模塊間的數據共享,同時還能適應企業的任何發展階段,實現企業的運營管理需求。

Workstem的HR軟件不僅包含了員工個人信息管理、考勤、假期、薪資計算、強積金供款、報稅6大功能,還提供了更多相關的分析報告。

例如:商務分析、薪酬成本&差異分析等。此外,Workstem還與Xero會計軟件實現了API連接,絕對是市面上功能最全面的Payroll軟件。

Xero
Xero

4、HR 軟件操作是否簡單

系統的簡單操作是最重要的,因為大部分HR軟件用戶都不是專業的IT工作人員,HR部門的同事只需要通過簡單的培訓就可以使用,因為人力資源軟件的使用是為了讓他們遠離加班,提升效率。

例如Workstem批量導入功能,可一鍵導入公司、員工等所有相關信息,方便、快捷、準確。

批量導入/導出

5、Payroll 軟件計糧是否快速、準確

我們都知道公司的一個核心HR(CoreHR),通常包括組織、人事、考勤、計糧四大基礎模塊。

但在这些模块中計糧(Payroll)模块又是核心HR中的核心,“準確計糧”可以说是很多企业实施HR系统的最重要目标之一。

今天我們一起來看看傳統計糧和數碼化計糧的區別。以某連鎖餐飲公司為例,我們團隊調研後發現「計糧」「出糧單」這件事是很多企業的一個痛點,矛盾如下:

  • 門店遍佈各地,新員工入職頻繁,MPF供款容易遺漏出錯,每個月需要處理龐大的員工薪資信息。
  • 傳統計糧一般是由HR每月手工處理,或是借助一些原始的工具處理,非常低效,並且容易出錯;
  • 批量出糧工作量大且繁雜,容易因為人為錯誤導致糧單錯發,薪資泄露,對企業和員工來說影響嚴重;
  • 自主研發一個完整的HR系統,成本較高,很難說服公司領導,流程冗長……

算筆賬就明白了,傳統計糧由於員工的不斷變化,職位不同、計糧規則不同等,使得HR每月面對衆多報表和簡陋的Excel工具,以及複雜的績效管理辦法,會耗費大量精力,甚至在經過痛苦計算後依然會出現錯誤。

傳統的出糧單,HR要先在電腦上通過Excel匹配每名員工的薪酬項目,歷經多步加減乘除,最後打印出來,再一張張分發給每個員工,非常麻煩。

但用Workstem的Payroll軟件,每月系統會自動抓取員工的考勤、假期等數據,自動計糧。員工更可通過Workstem One App自主下載糧單,3秒鐘就能完成整個工作流程。

薪酬運算

6、HR 軟件的更新頻率和售後服務體系

除了評估HR軟件的功能外,人力資源管理軟件內的資料需與時並進。人力資源管理的薪金計算會涉及不同因素影響,如每年的公眾假期都有變化,而各地的法律法規也會定時更新。

因此,在比較不同HR系統供應商時,需要考慮到維護更新的頻率。為以防萬一,HR最好也要學習相關專業知識,並對《僱傭條例有深入的理解。

此外,多比較HR系統供應商的售後服務。每個人力資管理軟件的使用方法有所出入,難以確保自己百分百會使用該系統,這就很需要客服人員的協助。因此在評估HR系統時,切勿忘記將客戶服務歸納在考量範圍內。

Workstem擁有專業的售後團隊,可針對企業的HR事務提供相關的Training&售後服務。強大的技術團隊順應市場、企業、合作夥伴、用戶等的需求,不斷開發優化升級人力資源軟件,滿足不同行業、不同公司的需求。

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7、HR軟件的服務及穩定性

HR軟件的穩定性也是在評估範圍內的。事實上,人力資源管理軟件也是一個巨大的「資料庫」,裡面存放了所有員工的資料,如果出現數據洩露,不僅會威脅到企業,也會威脅到員工的信任度。

因此在評估一個HR軟件時,還需要留意它的安全性和保密性。一般來說,亞馬遜的AWS服務是相對安全和穩定的。

Workstem 的核心系統,運用了亞馬遜雲端服務,以精心設計的技術架構,令系統的資訊保安及穩定性均達到極高水平,來支持企業的業務發展,保障了Workstem雲端計薪&一站式人力資源系統安全、穩定、高效運行。

8、比較HR軟件收費計畫

由於不同行業的企業對HR軟件需求是不同的,通常企業的人員規模決定了企業人力資源軟件需求的複雜度和購買該軟件的預算。

因此,在有限的資金下,企業在選購過程中必然會比較HR系統服務。

以市面上較為出名的兩個人力資源管理系統為例,Workstem及HR套裝。在兩個HR系統比較之下,彼此各有千秋。但選用那個HR系統,還需根據業務內容。下圖為兩個HR系統之間的比較:

HR系統比較

細心比較兩個HR軟件,Workstem的收費低於套裝系統的收費,且具有套裝系統的客製化功能。另外需注意,雲端系統對網絡的穩定性需求很高;相反,即使網絡出現問題,Workstem擁有擁有強大的數據庫支撐,面臨突發問題也毫無壓力,依然能夠保證正常運作。

總之,HR一直是企業管理中最繁瑣,標準化程度最低的環節,它是為企業全體員工而服務的,所做的事情也和所有員工息息相關,數據一旦出錯,直接關係到員工的切身利益,影響其工作的積極性和企業形象。

在科技發展的時代,只有借助人力資源軟件才能更好的管理員工和發展企業。

HR軟件
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