如何選擇人力資源管理系統(Payroll & HRM系統)?

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近年來,越來越多的香港企業都逐漸傾向於使用人力資源管理系統(HRM系統)為自己的工作加一把火力,畢竟很多HR除了要做人事工作外,還有很多的瑣碎雜事,例如記錄員工上下班打卡的時間和遲到早退情況,用紙筆或者Excel編排每日更表,審批員工假期等等。這個時候,HR所做的工作,90%和Admin一樣,而不是將重心放在「管理」員工身上!

很多小型公司也確實沒有設立人事部門,一個Admin三頭六臂地搞掂所有大小事,最後Admin累到癲,還事倍功半。Admin如果搞不掂,老闆只好再請多個人,再做一樣的事。正因有各種不同的現實原因所困擾,公司的一些老闆、這些HR或Admin希望能夠借助外力幫自己減少一些工作壓力,同時也希望可以為公司節省人力成本,而這外力便是人力資源管理系統。

打開Google搜索發現,市面上的HRM系統不僅數量多,還五花八門,廣告詞千篇一律,「為公司簡化工作流程,為HR提升工作效率」。

可是簡化了哪些流程?提升了什麼效率?又是以何種方式去提升效率呢?

其實選擇HRM系統也沒有那麼複雜,最重要的不過是靈活度要高,畢竟每間公司的人事規章制度都不同。以下有幾個方面,可以供你參考。

一、系統功能的靈活性是否足夠強大?

上面講到,每間企業的運作方式不同,政策規定亦不相同,那對於選擇系統而言,是否有足夠強大的自定義功能是很重要的。

例如,審批員工請假或者加班的人有哪些、上班時間幾分鐘內打卡都不算遲到、能否計算ADW、公司年假如何計算及分配給員工。要考慮系統「靈活度」,就看這些問題能否被解決。

二、是否時刻符合並緊跟最新的勞工法例?

每年的公眾假期在變,法律條例時常有更新,若是沒有任何的維護人員導致系統一成不變,公司十分容易觸法法律。

三、系統的安全性如何?

數據安全性和保密性是選擇系統最重要的考慮之一。一般而言,Server中比較安全的有:AWS(一般被大型金融所採用,例如港交所)。如果你的企業所在的行業對於安全性的要求要更高,例如金融業,那就十分有必要使用雲端人力資源系統。

四、售後服務是否做得好?收費是否透明?

這裏可能很多人會有疑問:「點解買個雲端系統好似買咗個電器咁,仲要care售後服務?」。

因為一開始使用系統時,無法百分百確保自己的操作正確,如有操作不當的情況,例如設定假期規則,此時你就可以透過即時聊天 / 電話 / 電郵,隨時尋求客服人員協助。

收費方面亦要考慮到,是否價目表中的內容足夠清晰?是否可以全程自助式訂閱及取消計劃?是否會有隱藏費用,例如行政費、維護費、安裝費等等。

綜上所言,在選定一個系統前,一定要將以上的問題聯合實際,仔細考慮。「免費試用」亦是一個好的途徑來決定這個系統是否符合公司的實際需求。

最好的HRM系統並不是花費最多、功能最多的,而是最適合自己的。

Workstem是一個100%雲端的人力資源管理系統,提供14日免費試用,一體化的平台包括HR核心功能(P File、考勤、排班)假期薪酬MPF報稅,強大的自定義及報表功能可以滿足大小企業的多種需求。

正因為是一個平台處理所有人事事務,所以才可以減少HR在多個系統中做導入導出的重複性動作。而減少的這部分時間,才可以提升工作效率,將節省的時間用以投資在企業最重要的資產——「員工」的身上。



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