人事資料庫

人事資料庫是什麼?

人事資料庫是人事檔案的集合,通常由人手或機器創建及維護。其流程一般為:收集相關信息、對檔案進行掃描錄入(如有)、整理,最後完成歸檔入庫。

根據勞動基準法規範,雇主必須要保存每位勞工的工資清冊和出勤記錄,其中包括發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額、出勤記錄等事項詳細資料。

人事資料庫重要性

人事檔案是企業的機密資料,建立人事資料庫並保證及時更新、妥善保管和不被損壞是使人事檔案管理工作合規化,高效化,制度化的重要前提。

管理人事資料庫須知

  • 人事資料存檔

新產生的人事資料應該及時存檔。如選擇人手保存,首先要對相關資料進行鑒別,看是否符合存檔要求;其次按照資料的內容,屬性,確認其具體存檔的具體位置;最後在將資料放入檔案前補充上具體名稱,便於查找。

  • 定期核對檢查

定期檢查核對是保證人事檔案安全,完整的有效手段。檢查是多方面的,既包括文件本身是否發霉,損壞,蟲蛀;也包括對人事資料庫的環境進行檢查,如庫房門窗是否完好,是否有潛在隱患等。

  • 人事檔案轉遞

人事檔案和勞工在職狀態需要統一,應最大程度避免出現人,檔脫節的情況。勞工職位調整的幾天內,其檔案必須轉移到新的部門;如勞工離職,其檔案也應該及時被妥善保管至其他固定位置,作為事後確保勞僱雙方權益的重要依據。

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