當公司規模不斷擴大，員工數量快速增長時，就會產生許多休假、請款、加班等申請，需要進行審核。如果只有幾個員工的小企業還比較容易管理，但是如果員工人數增多，且組織架構複雜，跨部門工作頻繁，簡單的申請/審核也會成為HR的負擔。
目前，很多企業仍使用傳統的紙本/Excel申請審核，導致信息不同步，部門協作效率低下，管理成本增加等問題。此外，如果HR不小心導入了錯誤數據，還會影響算薪結果。
為了解決傳統審核方式帶來的煩惱，許多公司也使用審核系統來規範公司內部業務流程，以促進部門協作，提高工作效率與競爭力。
那麼，傳統和雲端的申請審核有何不同呢？透過自動化審核系統，如何優化傳統審核流程？以下情境將帶您詳細了解。
傳統審核 VS 雲端審核
情景一：休假
Roy是一家餐飲連鎖店的區域經理，管理3家門店。在旺季時，人手不足，常常會限制員工申請休假。但是，旺季過後，所有員工需要補休假，會接二連三收到休假申請，一段時間内的請假單堆成山，實在讓Roy頭痛。
傳統審核：
- 填寫：員工使用紙本或 Excel 表格填寫假期申請表；
- 發送：員工將請假單發送給所屬門店店長；
- 門店匯總：門店店長匯總請假單並發送給Roy；
- 區域匯總：Roy匯總三家門店的請假單；
- 審核：Roy統一審核三家門店的休假申請；
- 返回：Roy將審核結果發送至三家門店店長處；
- 核准：員工收到店長消息，請假單審核通過。
從以上步驟可以看出，光請假單就要來來回回，經過好幾人之手，這過程中免不了造成數據丟失，審核信息滯後，工作協同效率低下。
雲端審核：
- 自訂審核流程：按照部門/職位等篩選員工，並設定好審核層級；
- 快速申請：員工自助提交休假申請，選擇申請原因，並上傳相關證明文件，一鍵提交；
- 實時審核：信息實時同步，主管收到申請后，可選擇通過/拒絕，快速批量審核；
- 及時查詢審核進度：審核進度實時更新，自動提醒，無需來回詢問。
當審核流程自動化時，所有數據將實時同步至員工與主管處，加快審核進度，大大提高工作效率。
情景二：加班
Jerry是一家零售店的店員，工作日經常需要加班，公司規定必須支付加班費或補休，因此這涉及到薪資計算。Jerry需要及時申請加班，等待主管審核通過後再計入當月的薪資中。
然而有時主管的審核速度較慢，導致Jerry的加班費無法及時算出，讓他非常焦急和苦惱。
傳統審核：
- 填寫：員工使用紙本或Excel的方式填寫加班表單；
- 發送：員工將加班表單發送至店長/主管/HR；
- 審核：店長/主管/HR填寫審核意見；
- 返回：返回至員工瞭解審核進度。
以上可見，傳統的加班審核流程容易拖延整體進度。此外，申請加班還涉及到薪資計算，HR需要匯總加班時數，區分工作日、休息日和國定假日的加班，再根據不同的比率計算加班費用。如果審核進度過長，可能會影響算薪。
雲端審核：
- 自助申請：員工自助選擇時間段申請加班；
- 及時審核：主管一鍵審核，並實時同步至員工；
- 及時查詢審核進度：審核進度實時更新，自動提醒，無需來回詢問。
由以上對比可以看出，雲端審核極大地提高了審核效率。除了這兩種情景外，請款、補時申請等更多業務場景都需要自動化的審核流程。
除此之外，申請審核還涉及到無薪假扣減和加班費等薪資項目的計算。單純的審核系統已經無法滿足現代企業的需求，需要一個全面易用的系統來幫助管理休假、出勤等其他人力資源模塊。
相較於使用Excel等傳統系統，一站式雲端人資系統更加便捷和高效，可以提高企業的管理效率。
一站式人資管理系統，提高人力資源管理效率！
使用雲端審核可以實現工作流程自動化，對於人力資源管理而言是非常重要的一環。但是，人力資源管理還涉及到員工排班、出勤、休假、薪資計算、勞健保和稅務等多個方面，若要實現全方位管理，一站式人力資源管理系統更適合中小企業。
然而，由於預算有限等原因，即使知道一站式雲端人力資源系統可以提高管理效率，但不少中小企業對於引進人資系統望而卻步。實際上，中小企業可以考慮使用基於SaaS的人資系統，這種方式可以降低企業成本，提高管理效率。
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