當公司規模不斷擴大,僱員數量快速增長時,隨之而來的便是成堆的假期、報銷、加班等申請審批。若是只有幾人的小企業,還比較方便管理,但若是僱員人數多,組織架構複雜,跨部門工作頻繁,簡單的申請/審批也會成為HR的工作負擔。當前,很多企業仍使用傳統紙質/Excel申請審批,導致信息不同步,部門協同效率低下,管理成本增加等現實問題。不僅如此,如果HR不小心匯入了錯誤數據,還影響計糧結果。
為了解決傳統審批方式帶來的煩惱,不少公司也使用審批系統來規範公司內部業務流程,以促進部門協作,提高工作效率與競爭力。
那傳統和雲端的申請審批有何不同呢?透過自動化審批系統,如何優化傳統審批流程?以下情景帶您詳細了解。
傳統審批 VS 雲端審批
情景一:假期
Roy是一家餐飲連鎖店的區域經理,管理3家門店。在旺季時,常常會限制僱員申請假期,來彌補人手不足的情況。但是,旺季過後,所有僱員需要補休假,會接二連三收到假期申請,一段時間内的假期申請表堆成山,實在讓Roy頭痛。
傳統審批:
- 填寫:僱員使用紙質或Excel的方式填寫假期申請表;
- 發送:僱員將假期申請表發送給店長;
- 門店匯總:店長匯總假期申請表並發送給Roy;
- 區域匯總:Roy匯總三家門店的假期申請表;
- 審批:Roy統一審批三家門店的假期申請表;
- 返回:Roy將結果發送至三家門店店長處;
- 批假:僱員收到店長消息,批假成功。
由以上步驟可以看出,光假期申請表就要來來回回,經過好幾人之手,這過程中免不了造成數據丟失,審批信息滯後,工作協同效率低下。
雲端審批:
- 自訂審批流:按照部門/職位等篩選申請人,並設定好審批層級;
- 快速申請:僱員自助提交申請,選擇申請原因,並上傳相關證明文件,一鍵提交;
- 實時審批:信息實時同步,收到申請后,主管可選擇通過/拒絕,快速批量審批;
- 及時查詢審批進度:審批進度實時更新,自動提醒,無需來回詢問。
當審批流程自動化時,所有數據將實時同步至僱員與主管處,加快審批進度,大大提高工作效率。
情景二:OT/加班
Jerry是一家零售店的店員,工作日有OT,因爲公司規定OT可以補水,涉及計糧,Jerry需要及時申請OT,等待審批通過,再計入當月薪酬。但有時審批緩慢,當月加班津貼無法及時算出,很讓Jerry着急與苦惱。
傳統審批:
- 填寫:僱員使用紙質或Excel的方式填寫OT申請單;
- 發送:僱員將申請單發送至店長/主管/HR;
- 審批:店長/主管/HR填寫審批意見;
- 返回:返回至僱員瞭解審批進度。
以上可見,傳統審批容易拖緩整體進度,除此之外,以上情景還涉及計糧,HR在審批過後,還需匯總OT數據,區分工作日/休息日/法定假日OT,再根據不同rate計算超時工作津貼。若審批進度過長,可能會影響計糧。
雲端審批:
- 自助申請:僱員自助選擇時間段申請OT;
- 及時審批:主管一鍵審批,並實時同步至僱員;
- 及時查詢審批進度:審批進度實時更新,自動提醒,無需來回詢問;
由以上對比可以看出,雲端審批極大地提高了審批效率。除了這兩種情景外,費用報銷、補時申請等更多業務場景都需要自動化的審批流程。
不僅如此,申請審批還涉及到無薪假扣減,超時工作津貼等薪酬項目的計算,一個審批系統是遠遠不夠的,更需要一個全面易用的HR系統來幫助管理假期、考勤等其他人力資源模塊。比起使用Excel,使用一站式雲端系統更便於公司管理。
HRMS一站式管理,提高人力資源管理效率!
使用雲端審批可以實現工作流程自動化,在人力資源管理中是重要的一環。但人力資源管理還涉及到僱員排班、考勤、假期、計糧、MPF、報稅等,想要實現全方位管理,一站式人力資源管理系統更適合中小企的發展。
但是,很多中小企業因預算不足等原因,不敢嘗試系統,儘管能提升工作效率,中小企卻對高昂的價格望而卻步。事實上,您可以使用基於SaaS的HRMS,提高管理效率。
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