傳統審批 VS 雲端審批,如何提高人力資源管理效率?

傳統審批 VS 雲端審批,如何提高人力資源管理效率?

文章目錄

  1. 傳統審批 VS 雲端審批
  2. HRMS一站式管理,提高人力資源管理效率!

當公司規模不斷擴大,僱員數量快速增長時,隨之而來的便是成堆的假期、報銷、加班等申請審批。若是只有幾人的小企業,還比較方便管理,但若是僱員人數多,組織架構複雜,跨部門工作頻繁,簡單的申請/審批也會成為HR的工作負擔。當前,很多企業仍使用傳統紙質/Excel申請審批,導致信息不同步,部門協同效率低下,管理成本增加等現實問題。不僅如此,如果HR不小心匯入了錯誤數據,還影響計糧結果。

為了解決傳統審批方式帶來的煩惱,不少公司也使用審批系統來規範公司內部業務流程,以促進部門協作,提高工作效率與競爭力。

那傳統和雲端的申請審批有何不同呢?透過自動化審批系統,如何優化傳統審批流程?以下情景帶您詳細了解。

傳統審批 VS 雲端審批

情景一:假期

Roy是一家餐飲連鎖店的區域經理,管理3家門店。在旺季時,常常會限制僱員申請假期,來彌補人手不足的情況。但是,旺季過後,所有僱員需要補休假,會接二連三收到假期申請,一段時間内的假期申請表堆成山,實在讓Roy頭痛。

傳統審批

  • 填寫:僱員使用紙質或Excel的方式填寫假期申請表;
  • 發送:僱員將假期申請表發送給店長;
  • 門店匯總:店長匯總假期申請表並發送給Roy;
  • 區域匯總:Roy匯總三家門店的假期申請表;
  • 審批:Roy統一審批三家門店的假期申請表;
  • 返回:Roy將結果發送至三家門店店長處;
  • 批假:僱員收到店長消息,批假成功。

由以上步驟可以看出,光假期申請表就要來來回回,經過好幾人之手,這過程中免不了造成數據丟失,審批信息滯後,工作協同效率低下。

雲端審批

  • 自訂審批流:按照部門/職位等篩選申請人,並設定好審批層級;
  • 快速申請:僱員自助提交申請,選擇申請原因,並上傳相關證明文件,一鍵提交;
  • 實時審批:信息實時同步,收到申請后,主管可選擇通過/拒絕,快速批量審批;
  • 及時查詢審批進度:審批進度實時更新,自動提醒,無需來回詢問。

當審批流程自動化時,所有數據將實時同步至僱員與主管處,加快審批進度,大大提高工作效率。

審批流程

情景二:OT/加班

Jerry是一家零售店的店員,工作日有OT,因爲公司規定OT可以補水,涉及計糧,Jerry需要及時申請OT,等待審批通過,再計入當月薪酬。但有時審批緩慢,當月加班津貼無法及時算出,很讓Jerry着急與苦惱。

傳統審批:

  1. 填寫:僱員使用紙質或Excel的方式填寫OT申請單;
  2. 發送:僱員將申請單發送至店長/主管/HR;
  3. 審批:店長/主管/HR填寫審批意見;
  4. 返回:返回至僱員瞭解審批進度。

以上可見,傳統審批容易拖緩整體進度,除此之外,以上情景還涉及計糧,HR在審批過後,還需匯總OT數據,區分工作日/休息日/法定假日OT,再根據不同rate計算超時工作津貼。若審批進度過長,可能會影響計糧。

雲端審批:

  • 自助申請:僱員自助選擇時間段申請OT;
  • 及時審批:主管一鍵審批,並實時同步至僱員;
  • 及時查詢審批進度:審批進度實時更新,自動提醒,無需來回詢問;

由以上對比可以看出,雲端審批極大地提高了審批效率。除了這兩種情景外,費用報銷、補時申請等更多業務場景都需要自動化的審批流程。

不僅如此,申請審批還涉及到無薪假扣減,超時工作津貼等薪酬項目的計算,一個審批系統是遠遠不夠的,更需要一個全面易用的HR系統來幫助管理假期、考勤等其他人力資源模塊。比起使用Excel,使用一站式雲端系統更便於公司管理。

審批

HRMS一站式管理,提高人力資源管理效率!

使用雲端審批可以實現工作流程自動化,在人力資源管理中是重要的一環。但人力資源管理還涉及到僱員排班、考勤假期、計糧、MPF、報稅等,想要實現全方位管理,一站式人力資源管理系統更適合中小企的發展。

但是,很多中小企業因預算不足等原因,不敢嘗試系統,儘管能提升工作效率,中小企卻對高昂的價格望而卻步。事實上,您可以使用基於SaaS的HRMS,提高管理效率。

Workstem雲端計糧&一站式人力資源管理系統,不僅可以自動化審批流程,快速處理假期,加班,報銷等申請與審批,還擁有强大AI計糧引擎,快速高效計糧,更有Web + App一體化管理,促進部門協同,提高工作效率。

HR日常工作全部搞定

(文章內容和資料只供參考,有關資料的準確性和可靠性請根據政府最新的條例為準,本公司不代表任何法律意見。如需轉載文章或內容,請先聯絡我公司或附上本文連結,并標明轉載來源。)

相關文章

Bowtie x 樹洞香港 | 運用心理學提升團隊工作效率(附電子書)
Bowtie x 樹洞香港 | 運用心理學提升團隊工作效率(附電子書)
Bowtie x 樹洞香港 | 運用心理學提升團隊工作效率(附電子書) 現代商業社會中,企業不僅面對市場競爭的挑戰,還必須解決團隊內部的溝通問題。Bowtie 與樹洞...
閱讀全文
5種方法助你成功挽留新世代人才!
5種方法助你成功挽留新世代人才!
任仕達(Randstad)發布的第 11 版《僱主品牌研究》顯示,31% 的香港打工仔都有計劃在未來一年內轉工。如何吸引和挽留人才是每位 HR 都遇過的問題,面對新環...
閱讀全文
2024公眾假期|香港公眾假期請假攻略
2024公眾假期|香港公眾假期請假攻略
對於多數人而言,假期是放鬆心情、與家人朋友共度時光的最佳機會,不僅是休息的好時機,更是安排旅行、計劃活動的黃金機會。2024年即將到來,讓我們一同來看...
閱讀全文

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *