當公司規模不斷擴大，僱員數量快速增長時，隨之而來的便是成堆的假期、報銷、加班等申請審批。若是只有幾人的小企業，還比較方便管理，但若是僱員人數多，組織架構複雜，跨部門工作頻繁，簡單的申請/審批也會成為HR的工作負擔。當前，很多企業仍使用傳統紙質/Excel申請審批，導致信息不同步，部門協同效率低下，管理成本增加等現實問題。不僅如此，如果HR不小心匯入了錯誤數據，還影響計糧結果。
為了解決傳統審批方式帶來的煩惱，不少公司也使用審批系統來規範公司內部業務流程，以促進部門協作，提高工作效率與競爭力。
那傳統和雲端的申請審批有何不同呢？透過自動化審批系統，如何優化傳統審批流程？以下情景帶您詳細了解。
傳統審批 VS 雲端審批
情景一：假期
Roy是一家餐飲連鎖店的區域經理，管理3家門店。在旺季時，常常會限制僱員申請假期，來彌補人手不足的情況。但是，旺季過後，所有僱員需要補休假，會接二連三收到假期申請，一段時間内的假期申請表堆成山，實在讓Roy頭痛。
傳統審批：
- 填寫：僱員使用紙質或Excel的方式填寫假期申請表；
- 發送：僱員將假期申請表發送給店長；
- 門店匯總：店長匯總假期申請表並發送給Roy；
- 區域匯總：Roy匯總三家門店的假期申請表；
- 審批：Roy統一審批三家門店的假期申請表；
- 返回：Roy將結果發送至三家門店店長處；
- 批假：僱員收到店長消息，批假成功。
由以上步驟可以看出，光假期申請表就要來來回回，經過好幾人之手，這過程中免不了造成數據丟失，審批信息滯後，工作協同效率低下。
雲端審批：
- 自訂審批流：按照部門/職位等篩選申請人，並設定好審批層級；
- 快速申請：僱員自助提交申請，選擇申請原因，並上傳相關證明文件，一鍵提交；
- 實時審批：信息實時同步，收到申請后，主管可選擇通過/拒絕，快速批量審批；
- 及時查詢審批進度：審批進度實時更新，自動提醒，無需來回詢問。
當審批流程自動化時，所有數據將實時同步至僱員與主管處，加快審批進度，大大提高工作效率。
情景二：OT/加班
Jerry是一家零售店的店員，工作日有OT，因爲公司規定OT可以補水，涉及計糧，Jerry需要及時申請OT，等待審批通過，再計入當月薪酬。但有時審批緩慢，當月加班津貼無法及時算出，很讓Jerry着急與苦惱。
傳統審批：
- 填寫：僱員使用紙質或Excel的方式填寫OT申請單；
- 發送：僱員將申請單發送至店長/主管/HR；
- 審批：店長/主管/HR填寫審批意見；
- 返回：返回至僱員瞭解審批進度。
以上可見，傳統審批容易拖緩整體進度，除此之外，以上情景還涉及計糧，HR在審批過後，還需匯總OT數據，區分工作日/休息日/法定假日OT，再根據不同rate計算超時工作津貼。若審批進度過長，可能會影響計糧。
雲端審批：
- 自助申請：僱員自助選擇時間段申請OT；
- 及時審批：主管一鍵審批，並實時同步至僱員；
- 及時查詢審批進度：審批進度實時更新，自動提醒，無需來回詢問；
由以上對比可以看出，雲端審批極大地提高了審批效率。除了這兩種情景外，費用報銷、補時申請等更多業務場景都需要自動化的審批流程。
不僅如此，申請審批還涉及到無薪假扣減，超時工作津貼等薪酬項目的計算，一個審批系統是遠遠不夠的，更需要一個全面易用的HR系統來幫助管理假期、考勤等其他人力資源模塊。比起使用Excel，使用一站式雲端系統更便於公司管理。
HRMS一站式管理，提高人力資源管理效率！
使用雲端審批可以實現工作流程自動化，在人力資源管理中是重要的一環。但人力資源管理還涉及到僱員排班、考勤、假期、計糧、MPF、報稅等，想要實現全方位管理，一站式人力資源管理系統更適合中小企的發展。
但是，很多中小企業因預算不足等原因，不敢嘗試系統，儘管能提升工作效率，中小企卻對高昂的價格望而卻步。事實上，您可以使用基於SaaS的HRMS，提高管理效率。
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