當公司規模不斷擴大,員工數量快速增長時,就會產生許多休假、請款、加班等申請,需要進行審核。如果只有幾個員工的小企業還比較容易管理,但是如果員工人數增多,且組織架構複雜,跨部門工作頻繁,簡單的申請/審核也會成為HR的負擔。
目前,很多企業仍使用傳統的紙本/Excel申請審核,導致信息不同步,部門協作效率低下,管理成本增加等問題。此外,如果HR不小心導入了錯誤數據,還會影響算薪結果。
為了解決傳統審核方式帶來的煩惱,許多公司也使用審核系統來規範公司內部業務流程,以促進部門協作,提高工作效率與競爭力。
那麼,傳統和雲端的申請審核有何不同呢?透過自動化審核系統,如何優化傳統審核流程?以下情境將帶您詳細了解。
傳統審核 VS 雲端審核
情景一:休假
Roy是一家餐飲連鎖店的區域經理,管理3家門店。在旺季時,人手不足,常常會限制員工申請休假。但是,旺季過後,所有員工需要補休假,會接二連三收到休假申請,一段時間内的請假單堆成山,實在讓Roy頭痛。
傳統審核:
- 填寫:員工使用紙本或 Excel 表格填寫假期申請表;
- 發送:員工將請假單發送給所屬門店店長;
- 門店匯總:門店店長匯總請假單並發送給Roy;
- 區域匯總:Roy匯總三家門店的請假單;
- 審核:Roy統一審核三家門店的休假申請;
- 返回:Roy將審核結果發送至三家門店店長處;
- 核准:員工收到店長消息,請假單審核通過。
從以上步驟可以看出,光請假單就要來來回回,經過好幾人之手,這過程中免不了造成數據丟失,審核信息滯後,工作協同效率低下。
雲端審核:
- 自訂審核流程:按照部門/職位等篩選員工,並設定好審核層級;
- 快速申請:員工自助提交休假申請,選擇申請原因,並上傳相關證明文件,一鍵提交;
- 實時審核:信息實時同步,主管收到申請后,可選擇通過/拒絕,快速批量審核;
- 及時查詢審核進度:審核進度實時更新,自動提醒,無需來回詢問。
當審核流程自動化時,所有數據將實時同步至員工與主管處,加快審核進度,大大提高工作效率。
情景二:加班
Jerry是一家零售店的店員,工作日經常需要加班,公司規定必須支付加班費或補休,因此這涉及到薪資計算。Jerry需要及時申請加班,等待主管審核通過後再計入當月的薪資中。
然而有時主管的審核速度較慢,導致Jerry的加班費無法及時算出,讓他非常焦急和苦惱。
傳統審核:
- 填寫:員工使用紙本或Excel的方式填寫加班表單;
- 發送:員工將加班表單發送至店長/主管/HR;
- 審核:店長/主管/HR填寫審核意見;
- 返回:返回至員工瞭解審核進度。
以上可見,傳統的加班審核流程容易拖延整體進度。此外,申請加班還涉及到薪資計算,HR需要匯總加班時數,區分工作日、休息日和國定假日的加班,再根據不同的比率計算加班費用。如果審核進度過長,可能會影響算薪。
雲端審核:
- 自助申請:員工自助選擇時間段申請加班;
- 及時審核:主管一鍵審核,並實時同步至員工;
- 及時查詢審核進度:審核進度實時更新,自動提醒,無需來回詢問。
由以上對比可以看出,雲端審核極大地提高了審核效率。除了這兩種情景外,請款、補時申請等更多業務場景都需要自動化的審核流程。
除此之外,申請審核還涉及到無薪假扣減和加班費等薪資項目的計算。單純的審核系統已經無法滿足現代企業的需求,需要一個全面易用的系統來幫助管理休假、出勤等其他人力資源模塊。
相較於使用Excel等傳統系統,一站式雲端人資系統更加便捷和高效,可以提高企業的管理效率。
一站式人資管理系統,提高人力資源管理效率!
使用雲端審核可以實現工作流程自動化,對於人力資源管理而言是非常重要的一環。但是,人力資源管理還涉及到員工排班、出勤、休假、薪資計算、勞健保和稅務等多個方面,若要實現全方位管理,一站式人力資源管理系統更適合中小企業。
然而,由於預算有限等原因,即使知道一站式雲端人力資源系統可以提高管理效率,但不少中小企業對於引進人資系統望而卻步。實際上,中小企業可以考慮使用基於SaaS的人資系統,這種方式可以降低企業成本,提高管理效率。
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