出勤紀錄作為判斷員工的總工作時數紀錄和薪資紀錄的重要指標之一，在保障雙方權益減少糾紛，尤其是協助雇主準確計算勞工權益時，起著不可或缺的作用。并且，根據《勞動基準法》第30條第5款：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」雇主置備出勤紀錄也是法定義務。
另一方面，部分薪資和僱傭紀錄，例如加班紀錄及工作評估報告等，為人力資源的規劃提供有用的資料，對機構的長遠發展，亦有莫大的作用。
在保存此類重要文件時，各公司的保存制度各異。而有問題的出勤管理方式，恰恰是公司遲遲無法向數位化轉型，在同行業的賽道中難以持續保持競爭力的主要原因之一。
某建築行業合作夥伴在與Workstem溝通中表示，其實不僅是他們的公司，在進行日常的出勤管理時都會異常頭痛，更不要提輕鬆發薪了。
不少HR仍只是在工廠或其他辦公打卡點放置一台打卡機，每月底再把考勤機出的數據再拿出來用手動一個個計算。至於談到外勤工人出勤紀錄的管理，更是直接用紙筆的傳統方式紀錄後，再精確到分秒。
那麼如何做到良好的出勤紀錄管理？雇主無論選擇紙筆紀錄，還是選擇打卡機，抑或是先進的HRM系統，Workstem認為，保持儲存紀錄的保密性、一致性、靈活性是重中之重。
保密性
相信很多初創公司的老闆或新手HR都在網絡上搜索過「出勤紀錄表」這一詞條，將其打印下來，主管就可以讓員工在上班時簽字，以作紀錄打卡之用。
對於考勤紀錄，勞基法規定雇主應將其妥善保管。而在如此情況下，因為出勤紀錄表經過幾乎所有員工之手，再由各個主管保管一段時間後，才能經過整理送到HR的手中，絲毫沒有「保密性」可言。
除去可能因考勤資料外洩，產生與員工不必要的糾紛外。這種看似操作簡單的出勤管理，其實在公司內部的管理中大有隱患。
由於雇主，HR，各部門主管，員工都可以輕易地接觸到本應屬於保密的考勤紀錄，這樣的管理模式模糊了公司內部各個職級的界線，不但降低了總體的工作效率，還大大增加了公司流失人才的風險。
Workstem建議HR或雇主，即使在選擇使用紙筆來填寫出勤紀錄表時，也需要用明確的指示來規定各主管各司其職，親自來紀錄打卡時間，以防管理人員在基礎的日常工作上就開始懈怠。
此外，出勤紀錄表最好製作為以日為單位，再由主管提交給上級，如此下來由於填寫失誤或其他原因造成的問題可以更容易地被檢查出來。而這種「日日清」的模式也容許了雇主和HR在時效內採取主動的補救措施。
一致性
如果說按照人資標準執行是一家公司出勤管理的骨骼，那麼統一，準確，可靠的儲存紀錄制度為整個人資管理添上了血肉，讓其變得更加有生機活力。
雖說術業有專攻，不過當HR真正開始處理人資問題時，才會發覺同時使用不同平台的效果其實並不如意。
像文章開頭我們的合作夥伴所述，使用不同平台來管理出勤紀錄，在統計數據時需要HR將出勤紀錄表從不同設備中一個個匯出，再手動計算每月的基本薪資，包括全勤獎金等薪資項目。
此外，如若遇到員工眾多或考勤數據難以統計的情況，雇主或HR也可以根據實際情況進行一月多次發薪。比如在一月的5號支付佣金，在10號支付基本薪資等，如此下來不但能保證雇主在時間相對寬裕的薪資期內完成支付，還能保證計算結果準確無誤，避免不必要的糾紛。
在類似情況下，HR若根據不同職位，不同薪資福利，不同薪資計算基準對員工檔案進行統一，就能避免因為繁雜數據干擾而造成出錯，後續算薪過程中就也更會事半功倍。
靈活性
每個公司在發展時，往往需要定期對業務從內而外地進行檢討。而在改善出勤紀錄管理制度時，雇主需要時刻考慮目前制度是否匹配業務未來發展，並針對目前制度相應地進行靈活調整。
舉例來說，當公司在快速發展期，遇到員工井噴式增長，或只用紙筆紀錄無法滿足需求的情況，就需要考慮將資料錄入文檔，或上傳至雲端，以防止數據在保存過程中意外丟失。
「未雨綢繆」從來都不僅僅只體現在將出勤紀錄「上雲」，David在與一些初創餐飲公司雇主溝通時，發現有不少門店的經理需要不時地外出巡店。
而隨著餐飲生意興隆，品牌門店擴張的進行，當需要打外勤卡的門店經理變得越來越多，只是單單用訊息向HR或雇主報備，就不只是HR在考勤紀錄上幫忙記上一筆那麼簡單。由此看來，提前為公司制定完備的出勤管理流程顯得尤為重要。
獲取一份完整準確的出勤紀錄表對於雇主而言是十分重要的， 因為涉及到計算員工的基本薪資以及有關勞工權益。
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