出勤記錄方式:僱主應該如何管理打卡和出勤記錄?

出勤記錄方式:僱主應該如何管理打卡和出勤記錄?

文章目錄

  1. 保密性
  2. 一致性
  3. 靈活性

先前發佈的文章中,我們對僱傭條例所規定的「僱主應該保存僱員哪些僱傭紀錄」做出了詳細的解釋說明。

而出勤紀錄作為判斷僱員的總工作時數紀錄和工資紀錄的重要指標之一,在保障雙方權益減少糾紛,尤其是協助僱主準確計算僱員的法定權益時,起著不可或缺的作用。

另一方面,部分工資和僱傭紀錄,例如加班紀錄及工作評估報告等,為人力資源的規劃提供有用的資料,對機構的長遠發展,亦有莫大的作用。

在保存此類重要文件時,各企業的保存制度各異。而有問題的出勤管理方式,恰恰是企業遲遲無法向智慧化轉型,在同行業的賽道中難以持續保持競爭力的主要原因之一。

某建築行業合作夥伴在與Workstem溝通中表示,其實不僅是他們的企業,在進行日常的出勤管理時都會異常頭痛,更不要提輕鬆出糧了。

不少HR仍只是在工廠或其他辦公打卡點放置一台打卡機,每月底再把考勤機出的數據再拿出來用人手一個個計算。至於談到外判工人出勤紀錄的管理,更是直接用紙筆的傳統方式紀錄後,再精確到分秒。

那麼如何做到良好的出勤紀錄管理?僱主無論選擇紙筆在出勤記錄表上紀錄,還是選擇打卡機、打卡紙,抑或是先進的HRM系統,Workstem認為,保持儲存紀錄的保密性、一致性、靈活性是重中之重。

保密性

相信很多初創公司的老闆或新手HR都在網絡上搜索過「出勤紀錄表」這一詞條,將其打印下來,主管就可以讓僱員在上班時簽字,以作紀錄打卡之用。

對於考勤紀錄,勞工處曾規定僱主應將其妥善保管,不可將有關資料外洩。而在如此情況下,因為出勤紀錄表經過幾乎所有僱員之手,再由各個主管保管一段時間後,才能經過整理送到HR的手中,絲毫沒有「保密性」可言。

除去可能因考勤資料外洩,產生與僱員不必要的糾紛外。這種看似操作簡單的出勤管理,其實在企業內部的管理中大有隱患。

由於僱主,HR,各部門主管,僱員都可以輕易地接觸到本應屬於保密的考勤紀錄,這樣的管理模式模糊了企業內部各個職級的界線,不但降低了總體的工作效率,還大大增加了企業流失人才的風險。

Workstem建議HR或僱主,即使在選擇使用紙筆來填寫出勤紀錄表時,也需要用明確的指示來規定各主管各司其職,親自來紀錄打卡時間,以防管理人員在基礎的日常工作上就開始懈怠。

此外,出勤記錄表最好製作為以日為單位,再由主管提交給上級,如此下來由於填寫失誤或其他原因造成的問題可以更容易地被檢查出來。而這種「日日清」的模式也容許了僱主和HR在時效內採取主動的補救措施。

一致性

如果說按照人事標準執行是一家企業出勤管理的骨骼,那麼統一,準確,可靠的儲存紀錄制度為整個人事管理添上了血肉,讓其變得更加有生機活力。

雖說術業有專攻,不過當HR真正開始處理人事問題時,才會發覺同時使用不同平台的效果其實並不如意。

像文章開頭我們的合作夥伴所述,使用不同平台來管理出勤紀錄,在統計數據時需要HR將出勤記錄表從不同設備中一個個導出,再用人手來計算每月的基本薪資,無薪病假扣除,以及全勤獎等薪酬項目的給予。

此外,如若遇到僱員眾多或考勤數據難以統計的情況,僱主或HR也可以根據實際情況進行一月多次發薪。比如在一月的15號支付佣金,在20號支付基本薪金等,如此下來不但能保證僱主在時間相對寬裕的工資期內完成支付,還能保證計算結果準確無誤,避免不必要的糾紛。

在類似情況下,HR若根據不同職位,不同薪酬福利,不同薪資計算基準對僱員檔案進行統一,就能避免因為繁雜數據干擾而造成出錯,後續算薪過程中就也更會事半功倍。

靈活性

每個企業在發展時,往往需要定期對業務從內而外地進行檢討。而在改善出勤紀錄管理制度時,僱主需要時刻考慮目前制度是否匹配業務未來發展,並針對目前制度相應地進行靈活調整。

舉例來說,當企業在快速發展期,遇到僱員井噴式增長,或只用紙筆紀錄無法滿足需求的情況,就需要考慮將資料錄入文檔,或上傳至雲端,以防止數據在保存過程中意外丟失。

「未雨綢繆」從來都不僅僅只體現在將出勤紀錄「上雲」,David在與一些初創餐飲企業僱主溝通時,發現有不少門店的經理需要不時地外出巡店。

而隨著餐飲生意興隆,品牌門店擴張的進行,當需要打外勤卡的門店經理變得越來越多,只是單單用短訊向HR或僱主報備就不只是HR在考勤紀錄上幫忙記上一筆那麼簡單。由此看來,提前為企業制定完備的出勤管理流程顯得尤為重要。

獲取一份完整準確的出勤紀錄表對於僱主而言是十分重要的, 因為涉及到計算僱員的基本薪金以及有關法定權益,比如疾病津貼、年假薪酬、代通知金等等亦需要參考過去12個月內所賺取的平均工資。

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出勤紀錄表

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