Excel最吸引人的一點便是“免費”，所以當前大多公司仍使用Excel記錄員工打卡、排班、假期、薪資等數據，但在實際應用中仍有很多麻煩，工作效率低下。然而，中小企更需要關注的是如何提高利潤率、降低成本，而不是把時間和精力花在使用Excel處理行政事務上。
再者，現代社會不斷地灌輸「數位轉型」，「自動化」，「AI」等概念，讓大家深刻體會到科技為企業帶來的便利，故當前系統和人力資源管理系統也被普遍使用。
那麼使用Excel和使用薪資管理系統與人力資源管理系統有什麼區別呢？ 這些系統又是如何運作的？
薪資管理系統 VS Excel
使用Excel算薪可能會導致以下情況：
- 電腦當機造成數據丟失
- Excel公式複雜且計算時間長
- 難以確保薪資合規性
以下是您應該使用薪資管理系統幾點原因。
- 雲端加密儲存數據
薪資是企業最重要和最敏感的資料之一，使用Excel手動匯入/匯出數據不免出錯，且無法實時儲存，若碰上電腦死機，仍有數據丟失或洩露風險。若使用薪資管理系統，只有指定權限的人才能看到員工的銀行資料、基本薪資、報稅等隱私信息，所有數據還能加密儲存至雲端，減少手動操作錯誤的同時，保證了數據的私密性。
- 幾分鐘完成發薪
Excel計算會使用很多複雜公式，且計算過程冗長，耗時耗力，後期想要使用自動轉賬也令人頭疼。若使用薪資管理系統，強大的AI引擎將在幾分鐘內完成計算，發薪後可自動生成薪資單推送至員工手機App，隨時隨地查看。
- 緊貼《勞基法》
薪資管理系統緊貼《勞基法》，計算各個薪資項目，確保合規性。
由此可見，雲端薪資管理系統可以滿足多種業務場景，高效完成薪資計算。
人力資源管理系統 VS Excel
使用Excel進行人力資源管理可能會導致以下情況：
- 多用戶難以協作
- 信息同步不及時
- 手動整理報表耗時耗力
以下是您應該使用人力資源管理系統的幾點原因。
- 更適合多用戶
同事之間很難同時在一份Excel中工作，如果中途出現了數據變更，亦無法追蹤歷史記錄，查看原因。並且，不同的設備打開Excel後，還會出現文件無法打開，或格式錯誤的問題，讓協作變得困難。人力資源管理系統則允許雇主和員工同時操作，確保協同性。
- 自動追蹤數據，實時更新
員工遲到、早退、缺勤等考勤數據影響著薪資，若通過紙質或傳統考勤機計算，則需要先匯出數據，再手動匯入，最後算薪。但人力資源管理系統可以自動記錄員工的打卡數據、假期餘額、加班時長等，通過AI算薪引擎，數據最終匯入到薪資模塊中，無需在Excel中整理數據！
- 一鍵下載報表
- 排班成本報表：提供員工在指定時間內的排班工時及工時成本信息
- 出勤明細報表：詳細記錄員工過去4週排班及實際工時等情況
- 假期餘額報表：記錄員工假期餘額明細
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