薪資管理系統 & 人力資源管理系統 VS Excel

薪資管理系統 & 人力資源管理系統 VS Excel

文章目錄

  1. 薪資管理系統 VS Excel
  2. 人力資源管理系統 VS Excel
  3. Workstem – 高效解決人力資源管理問題

Excel最吸引人的一點便是“免費”,所以當前大多公司仍使用Excel記錄員工打卡、排班、假期、薪資等數據,但在實際應用中仍有很多麻煩,工作效率低下。然而,中小企更需要關注的是如何提高利潤率、降低成本,而不是把時間和精力花在使用Excel處理行政事務上。

再者,現代社會不斷地灌輸「數位轉型」,「自動化」,「AI」等概念,讓大家深刻體會到科技為企業帶來的便利,故當前系統和人力資源管理系統也被普遍使用。

那麼使用Excel和使用薪資管理系統與人力資源管理系統有什麼區別呢? 這些系統又是如何運作的?

薪資管理系統 VS Excel

使用Excel算薪可能會導致以下情況:

  • 電腦當機造成數據丟失
  • Excel公式複雜且計算時間長
  • 難以確保薪資合規性

以下是您應該使用薪資管理系統幾點原因。

  • 雲端加密儲存數據

薪資是企業最重要和最敏感的資料之一,使用Excel手動匯入/匯出數據不免出錯,且無法實時儲存,若碰上電腦死機,仍有數據丟失或洩露風險。若使用薪資管理系統,只有指定權限的人才能看到員工的銀行資料、基本薪資、報稅等隱私信息,所有數據還能加密儲存至雲端,減少手動操作錯誤的同時,保證了數據的私密性。

  • 幾分鐘完成發薪

Excel計算會使用很多複雜公式,且計算過程冗長,耗時耗力,後期想要使用自動轉賬也令人頭疼。若使用薪資管理系統,強大的AI引擎將在幾分鐘內完成計算,發薪後可自動生成薪資單推送至員工手機App,隨時隨地查看。

  • 緊貼《勞基法》

薪資管理系統緊貼《勞基法》,計算各個薪資項目,確保合規性。

由此可見,雲端薪資管理系統可以滿足多種業務場景,高效完成薪資計算。

人力資源管理系統 VS Excel

使用Excel進行人力資源管理可能會導致以下情況:

  • 多用戶難以協作
  • 信息同步不及時
  • 手動整理報表耗時耗力

以下是您應該使用人力資源管理系統的幾點原因。

  • 更適合多用戶

同事之間很難同時在一份Excel中工作,如果中途出現了數據變更,亦無法追蹤歷史記錄,查看原因。並且,不同的設備打開Excel後,還會出現文件無法打開,或格式錯誤的問題,讓協作變得困難。人力資源管理系統則允許雇主和員工同時操作,確保協同性。

  • 自動追蹤數據,實時更新

員工遲到、早退、缺勤等考勤數據影響著薪資,若通過紙質或傳統考勤機計算,則需要先匯出數據,再手動匯入,最後算薪。但人力資源管理系統可以自動記錄員工的打卡數據、假期餘額、加班時長等,通過AI算薪引擎,數據最終匯入到薪資模塊中,無需在Excel中整理數據!

  • 一鍵下載報表
  1. 排班成本報表:提供員工在指定時間內的排班工時及工時成本信息
  2. 出勤明細報表:詳細記錄員工過去4週排班及實際工時等情況
  3. 假期餘額報表:記錄員工假期餘額明細

HRMS支援下載多種報表,幫助公司合理用工提供強大數據支撐,助公司合理配置人手,控制用工成本。使用HRMS不僅可以節省大量時間,還可以減少人手操作錯誤,提高工作效率。

Workstem – 高效解決人力資源管理問題

很多中小企可能因為高昂的費用而對HRMS望而卻步,不得不忍受Excel帶來的不便之處,Workstem是一站式算薪 & 人力資源管理系統,根據使用人數付費,可以選擇月付/年付,開箱即用。讓Workstem幫你減少薪資錯誤,實現行政事務自動化,工作效率最大化。按此獲取免費預約介紹!

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