計糧系統 & 人力資源管理系統 VS Excel

計糧系統 & 人力資源管理系統 VS Excel

文章目錄

  1. 計糧系統 VS Excel
  2. 人力資源管理系統 VS Excel
  3. Workstem – 高效解決人力資源管理問題

Excel最吸引人的一點便是“免費”,所以當前大多公司仍使用Excel記錄僱員打卡、排班、假期、計糧等數據,但在實際應用中仍有很多麻煩,工作效率低下。然而,中小企更需要關注的是如何提高利潤率、降低成本,而不是把時間和精力花在使用Excel處理行政事務上。

再者,現代社會不斷地灌輸「數碼轉型」,「自動化」,「AI」等概念,讓大家深刻體會到科技為企業帶來的便利,故當前計糧系統和人力資源管理系統也被普遍使用。

那麼使用Excel和使用計糧系統與人力資源管理系統有什麼區別呢? 這些系統又是如何運作的?

計糧系統 VS Excel

使用Excel計糧可能會導致以下情況:

  • 電腦當機造成數據丟失
  • Excel公式複雜且計算時間長
  • 難以確保計糧合規性

以下是您應該使用計糧系統幾點原因。

  • 雲端加密儲存數據

薪酬是企業最重要和最敏感的資料之一,使用Excel人手匯入/匯出數據不免出錯,且無法實時儲存,若碰上電腦死機,仍有數據丟失或洩露風險。若使用計糧系統,只有指定權限的人才能看到僱員的銀行資料、基本薪酬、MPF、報稅等隱私信息,所有數據還能加密儲存至雲端,減少人手錯誤的同時,保證了數據的私密性。

  • 幾分鐘完成出糧

Excel計算會使用很多複雜公式,且計算過程冗長,耗時耗力,後期想要使用Autopay也令人頭疼。若使用計糧系統,強大的AI引擎將在幾分鐘內完成計算,銀行Autopay出糧後可自動生成糧單推送至僱員App,隨時隨地查看糧單。

  • 緊貼《僱傭條例》

計糧系統緊貼《僱傭條例》計算各個薪酬項目,確保合規性。

由此可見,雲端計糧系統可以滿足多種業務場景,高效完成計糧。

人力資源管理系統 VS Excel

使用Excel進行人力資源管理可能會導致以下情況:

  • 多用戶難以協作
  • 信息同步不及時
  • 手動整理報表耗時耗力

以下是您應該使用人力資源管理系統的幾點原因。

  • 更適合多用戶

同事之間很難同時在一份Excel中工作,如果中途出現了數據變更,亦無法追蹤歷史記錄,查看原因。並且,不同的設備打開Excel後,還會出現文件無法打開,或格式錯誤的問題,讓協作變得困難。人力資源管理系統則允許僱主和僱員同時操作,確保協同性。

  • 自動追蹤數據,實時更新

僱員遲到、早退、缺勤等考勤數據影響著計糧,若透過紙質或傳統考勤機計算,則需要先匯出數據,再手動匯入,最後計糧。但人力資源管理系統可以自動記錄僱員的打卡數據、假期餘額、加班時長等,透過AI引擎,數據最終匯入到計糧模塊中,無需在Excel中整理數據!

  • 一鍵下載報表
  1. 排班成本報表:提供僱員在指定時間內的排班工時及工時成本信息
  2. Autopay報表(支援匯豐銀行、中國銀行、渣打銀行、恒生銀行、東亞銀行、星展銀行等)
  3. MPF供款結算書(支援宏利、匯豐銀行、中銀保誠、永明金融等)
  4. 税表(IR56B, IR56E, IR56F, IR56G, IR56M)

HRMS支援下載排班成本報表,幫助僱主查看已經滿足418或將要滿足418條例的僱員,及時保障僱員權益,除此之外,Autopay報表、MPF供款結算書、稅表等也可快速下載與提交,無需每一次都人手填寫資料。

因此,使用HRMS不僅可以節省大量時間,還可以減少人手操作錯誤,提高工作效率。

Workstem – 高效解決人力資源管理問題

很多中小企可能因為高昂的費用而對HRMS望而卻步,不得不忍受Excel帶來的不便之處,Workstem是一站式計糧 & 人力資源管理系統,根據使用人數付費,可以選擇月付/年付,開箱即用。讓Workstem幫你減少計糧錯誤,實現行政事務自動化,工作效率最大化。按此獲取免費試用賬號

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