近年來，越來越多的台灣公司傾向使用人力資源管理系統來提高工作效率。這是因為許多人資除了要處理人事工作外，還需要處理許多瑣碎雜事，例如記錄員工上下班打卡的時間和遲到早退情況，用紙筆或Excel編排每日班表，審核員工休假、加班申請等。這些工作往往佔據了人資大部分時間和精力，使他們無法專注於更重要的工作，例如管理員工和制定公司策略。
很多小型公司也沒有設立人事部門，一名行政人員要負責所有大小事，最後行政人員累到癲，還事倍功半。如果行政人員搞不定，老闆只好再請更多人，再做同樣的事。正因有各種不同的現實原因所困擾，一些公司老闆、HR或行政人員希望借助外力減少工作壓力，同時也希望可以為公司節省人力成本，而這外力便是人力資源管理系統。
然而，在市場上，人力資源管理系統數量眾多，形形色色，廣告詞千篇一律，聲稱「為公司簡化工作流程，為HR提升工作效率」。但是，簡化哪些流程？提升了什麼效率？又是以何種方式提升效率呢？
其實，選擇人力資源管理系統並不複雜，最重要的是靈活度要高，因為每間公司的人事規章制度都不同。以下有幾個方面，供你參考。
系統功能的靈活性是否足夠強大？
上面講到每間公司的運作方式和政策規定都可能有所不同，因此系統應該能夠提供多元的設定選項。
例如，系統應該能夠彈性設定員工請假或加班的審核人員，並且能夠設定上班時間幾分鐘內打卡不算遲到。此外，系統應該也能夠依據公司的年假計算方式，合理地分配年假給員工。這些功能都是考慮系統「靈活度」的重要指標，確保系統能夠符合不同公司的需求。
總之，選擇適合自己公司的人力資源管理系統，應該要注意系統是否具有足夠的自定義功能，以滿足公司的需求和適應不同的政策規定
是否時刻符合並緊跟最新的法？
每年國定假日都有調整，法律法規也會不斷更新，若系統長期未維護，就容易出現假期計算錯誤、法令不符等問題，公司可能會因此觸犯勞動法規。
因此，公司在選擇系統時，應注意系統的維護和更新服務，以確保系統符合最新的法令要求，進而保障公司和員工的權益。
系統的安全性如何？
選擇人力資源管理系統時，數據安全和保密性是關鍵考量，特別是金融業等行業需要使用雲端人力資源系統確保敏感資料的安全和保密性，以避免損失風險。
因此，公司在選擇人資系統時，應評估系統的安全性和保密性。AWS是安全性較高的 Server 之一，大型金融機構常常選用，建議考慮使用其安全服務器的雲端人力資源系統。
售後服務是否做得好？收費是否透明？
許多人常常問：為什麼買雲端人資系統要像買電器一樣，還要在意售後服務呢？
其實，初次使用人資系統時，可能會有操作失誤的情況，例如假期規則的設定，這時候就可以透過即時聊天、電話或電子郵件等方式隨時尋求客服人員的協助。
同時，在考慮收費方面時，也需要關注價目表內容是否清晰明瞭、是否提供全程自助式的訂閱和取消計劃，以及是否存在隱藏費用，例如行政費、維護費和安裝費等。
在選擇系統前，必須實際考慮以上問題。「免費試用」也是評估系統是否符合公司實際需求的好方法。
最好的人力資源管理系統不是花費最多或功能最多的，而是最適合自己的系統。
人資系統推薦
綜上所述，選擇一個最適合的人力資源管理系統對公司來說至關重要。
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