近年來，越來越多的香港企業都逐漸傾向於使用人力資源管理系統（HRM系統）為自己的工作加一把火力，畢竟很多HR除了要做人事工作外，還有很多的瑣碎雜事，例如記錄員工上下班打卡的時間和遲到早退情況，用紙筆或者Excel編排每日更表，審批員工假期等等。這個時候，HR所做的工作，90%和Admin一樣，而不是將重心放在「管理」員工身上！
很多小型公司也確實沒有設立人事部門，一個Admin三頭六臂地搞掂所有大小事，最後Admin累到癲，還事倍功半。Admin如果搞不掂，老闆只好再請多個人，再做一樣的事。正因有各種不同的現實原因所困擾，公司的一些老闆、這些HR或Admin希望能夠借助外力幫自己減少一些工作壓力，同時也希望可以為公司節省人力成本，而這外力便是人力資源管理系統。
打開Google搜索發現，市面上的HRM系統不僅數量多，還五花八門，廣告詞千篇一律，「為公司簡化工作流程，為HR提升工作效率」。
可是簡化了哪些流程？提升了什麼效率？又是以何種方式去提升效率呢？
其實選擇HRM系統也沒有那麼複雜，最重要的不過是靈活度要高，畢竟每間公司的人事規章制度都不同。以下有幾個方面，可以供你參考。
系統功能的靈活性是否足夠強大？
上面講到，每間企業的運作方式不同，政策規定亦不相同，那對於選擇系統而言，是否有足夠強大的自定義功能是很重要的。
例如，審批員工請假或者加班的人有哪些、上班時間幾分鐘內打卡都不算遲到、能否計算ADW、公司年假如何計算及分配給員工。要考慮系統「靈活度」，就看這些問題能否被解決。
是否時刻符合並緊跟最新的勞工法例？
每年的公眾假期在變，法律條例時常有更新，若是沒有任何的維護人員導致系統一成不變，公司十分容易觸法法律。
系統的安全性如何？
數據安全性和保密性是選擇系統最重要的考慮之一。一般而言，Server中比較安全的有：AWS（一般被大型金融所採用，例如港交所）。如果你的企業所在的行業對於安全性的要求要更高，例如金融業，那就十分有必要使用雲端人力資源系統。
售後服務是否做得好？收費是否透明？
這裏可能很多人會有疑問：「點解買個雲端系統好似買咗個電器咁，仲要care售後服務？」。
因為一開始使用系統時，無法百分百確保自己的操作正確，如有操作不當的情況，例如設定假期規則，此時你就可以透過即時聊天 / 電話 / 電郵，隨時尋求客服人員協助。
收費方面亦要考慮到，是否價目表中的內容足夠清晰？是否可以全程自助式訂閱及取消計劃？是否會有隱藏費用，例如行政費、維護費、安裝費等等。
綜上所言，在選定一個系統前，一定要將以上的問題聯合實際，仔細考慮。「免費試用」亦是一個好的途徑來決定這個系統是否符合公司的實際需求。
最好的HRM系統並不是花費最多、功能最多的，而是最適合自己的。
Workstem是一個100%雲端的人力資源管理系統，提供14日免費試用，一體化的平台包括HR核心功能（P File、考勤、排班）、假期、薪酬、MPF、報稅，強大的自定義及報表功能可以滿足大小企業的多種需求。
正因為是一個平台處理所有人事事務，所以才可以減少HR在多個系統中做導入導出的重複性動作。而減少的這部分時間，才可以提升工作效率，將節省的時間用以投資在企業最重要的資產——「員工」的身上。
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