在台灣，提升團隊工作效率至關重要。許多以專案為導向的組織經常遇到的問題：如何在 SharePoint 中有效且一致地管理資料夾權限。本次Workstem請來AccessOrange，為你提供實用建議，高效提升團隊工作效率。
面臨的挑戰
這位客戶在 SharePoint 中管理數百個專案。每個專案資料夾中都有標準的子資料夾，例如「Invoice（發票）」、「Quotation（報價單）」和「Order Confirmation（訂單確認）」。不同的團隊，例如財務部和工作準備部，只需要存取特定的資料夾，而不是整個專案資料夾。
一開始，他們是手動設定權限。隨著專案數量不斷增加，這種方式變得耗時、容易出錯，也不具可持續性。他們需要一種可以自動為正確的資料夾設定正確權限的解決方案，完全不需要人工干預。
AccessOrange的解決方案
為了解決這個問題，AccessOrange使用 Power Automate 建立了一個完全自動化的解決方案。目標是：
- 掃描 SharePoint 中所有的專案資料夾
- 根據命名規則識別出子資料夾（例如「Invoice」或「Quotation」）
- 自動設定正確的權限
- 記錄哪些資料夾已被更新
最終結果是一個每天夜間執行的 Power Automate 排程流程，確保所有的權限設定都能即時更新，即使建立了新的資料夾也不例外。
流程運作方式
以下是此流程如何運作的簡要說明：
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列出所有專案資料夾
流程會先列出主專案資料庫中的所有資料夾。這些是所有子資料夾所在的頂層資料夾。
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逐一處理子資料夾
對每個專案資料夾，流程會抓取其子資料夾並檢查其名稱。如果名稱中包含「Invoice」、「Quotation」或「Order Confirmation」（不區分大小寫，並支援輕微拼字差異），則繼續執行下一步。
And another level:
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中斷繼承權限
SharePoint 資料夾通常會從其上層繼承權限。AccessOrange會中斷這個繼承，以便為該資料夾設定自訂權限。
首先AccessOrange會確認是否為目標資料夾（名稱中包含 “Invoice” 的那個）
如果是，就抓取該資料夾的 metadata：
接著首先要中斷繼承（因為預設情況下子資料夾會繼承主資料夾的權限，如果要自訂權限就必須中斷這個繼承）
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指派權限
流程會為指定的使用者群組或電子郵件地址指派權限。本案例中AccessOrange 將權限指派給 Office 365 群組。
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記錄變更
AccessOrange也建立了一個 SharePoint 清單來記錄每次變更。每當權限被更新時，流程會將該資料夾的路徑和時間戳記記錄下來，方便日後稽核與追蹤。
這是 SharePoint 的記錄清單：
這是新增記錄的動作：
成果
所有包含目標名稱的資料夾現在都會自動套用自訂權限
為什麼這很重要
這個解決方案為客戶每週節省了數小時的人工作業時間，也降低了人為錯誤的風險。現在，每當建立新專案時，相關團隊就能自動擁有正確的資料夾存取權，完全不需手動處理。
想做類似的事嗎？
如果您的組織也在使用 SharePoint 管理專案或文件，並且在設定多個資料夾權限方面遇到困難。無論是自動化資料夾權限、文件核准流程，或其他 SharePoint 自動化任務。
為協助您提升管理效能，Workstem很高興為你介紹我們的合作夥伴 ─ AccessOrange
AccessOrange 全方位企業方案
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（來源於 AccessOrange 的文章 使用 Power Automate 建立自動化的 SharePoint 資料夾權限流程）
