在台灣，雇主需要保存勞工的各種紀錄，以便日後查詢、管理和報稅等用途。在員工離職後，仍有勞工法規、勞檢、稅務、保險或其他的相關需求，需要使用到離職員工的資料，因此仍需配合相關法令、法規之要求與規定來管理。
台灣也會每年定期進行勞動檢查，以保障基層勞工的必要權益。因此，每家公司在被抽檢時，也應該提供妥善保存的勞工紀錄資料，供主管機關查核。
以下是雇主需要保存的一些關鍵紀錄：
- 勞工名卡之置備及保存
根據《勞動基準法》第7條規定，雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。
- 勞工出勤紀錄
出勤記錄代表了員工所提供的勞務，反映了員工的出勤狀況是否符合勞基法的各種規定，若勞檢時雇主卻無法提供出勤紀錄以供查驗時，將會面臨2萬以上100萬以下之罰鍰。
出勤紀錄需要包括：勞工正常工作時間、每日上下班時間、加班時數，工時安排，工作休息時間，休息日，例假日等出勤狀態，以及加班申請單，休假申請單等單據留存。
- 勞工工資清冊
薪資清冊也是查核公司有沒有依法計算員工薪資的依據，無論是全職，兼職，臨時工或派遣人員，皆適用於勞動基準法，因此計算薪資仍需依勞基法所規定之工資清冊項目記載清楚，否則將面臨2萬以上100萬以下之罰鍰。
其中包括員工的姓名、部門、職位、基本薪資、津貼、獎金、加班費、勞保費、健保費、稅務、事病假扣款等薪資項目。這些紀錄有助於雇主核算公司的財務狀況，並在需要時提供相關報稅資料。
- 勞動契約
在雇用員工時，雇主應當與員工簽訂勞動契約，並保存在公司檔案中。勞動契約應包括雙方的基本資料、工作內容、工作地點、薪資待遇、工作時間、休假制度等內容。
- 勞健保紀錄
雇主需要保存員工的勞保和健保紀錄，包括每月的保險費繳納紀錄、投保單位、保險金額等。這些紀錄有助於雇主管理員工的社會保險權益，以及在需要時提供相關報稅資料。
- 勞工投保紀錄
雇主需要保存員工的勞工投保紀錄，包括勞工意外保險、健康檢查等相關紀錄。這些紀錄有助於雇主管理員工的工作安全和健康，並在需要時提供相關報稅資料。
- 假期紀錄
雇主需要保存員工的假期紀錄，包括年假、特休、病假、事假等相關紀錄。這些紀錄有助於雇主管理員工的休假制度，並在需要時提供相關報稅資料。
- 勞動爭議紀錄
雇主需要保存員工的勞動爭議紀錄，包括員工的投訴、申訴、調解、仲裁、訴訟等相關紀錄。這些紀錄有助於雇主管理員工的勞動關係，並在需要時提供相關證據。
綜上所述，雇主需要保存的員工紀錄相當繁複，但這些紀錄對於雇主管理員工、報稅、保障員工權益等方面都非常重要。因此，雇主應當妥善保存這些紀錄，並遵守相關法律法規要求。
有了清晰詳盡的工資及勞工紀錄，是可以有效保障雇主及員工的權益，更重要的是可以避免不必要的勞資糾紛。Workstem是一個全面的人資系統，不僅可以保存員工的紀錄以外，還可以根據員工申請的假期類型，自動計算每日/週/月工資。
