「以前每個月出糧前兩三天，我基本上什麼都做不了，只能對著 Excel 逐行計算加班時數和假期扣薪。現在從釘釘匯出數據、匯入 Workstem，大概一個早上就全部搞掂。」
── 香港某科技公司 HR Manager
這是一間由內地母公司在香港設立子公司的科技企業分享的真實體驗。這間公司在香港辦公室由最初的 10 多人，逐步擴展至 30 至 40 人規模，業務快速增長的同時，HR 行政工作的壓力也同步急升。
本文將完整記錄這間公司從「釘釘打卡 + Excel 手工計薪」到「釘釘 + Workstem 雙系統協同」的轉型歷程，包括實施前的痛點、轉型過程，以及量化的成效數據，供同樣面對相似挑戰的中資企業 HR 參考。
公司背景：典型的中資港企成長困境
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企業概況
| 項目 | 詳情 |
|---|---|
| 行業 | 科技／軟件開發 |
| 香港辦公室成立時間 | 2021 年 |
| 僱員人數（實施前） | 10 至 15 人 |
| 僱員人數（現時） | 30 至 40 人 |
| 僱員構成 | 混合：本地港人 + 內地派駐僱員 |
| 考勤工具（實施前） | 釘釘打卡 |
| 薪酬處理方式（實施前） | Excel 人手計算 |
| HR 人手 | 1 名兼任 HR 的行政人員 |
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為什麼選擇釘釘？
由於母公司在內地已全面使用釘釘，香港子公司成立初期自然沿用相同工具：僱員考勤打卡、請假申請、加班申請，一律透過釘釘處理。對僱員而言，操作習慣零學習成本；對管理層而言，內地總部可直接查閱香港團隊的出勤數據，溝通順暢。
在人數少於 10 人的階段，這套模式尚算運作。HR 人員每月花一兩天從釘釘匯出考勤報表，手動整理進 Excel，再逐人計算薪酬。雖然繁瑣，但勉強應付得來。
實施前的三大痛點
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痛點一：計糧時間愈來愈長，錯誤率居高不下
隨著僱員人數從 10 人增至 30 多人，每月出糧前的準備工作由「一兩天」變成「兩三天」，而且計算錯誤時有發生：
- 超時工作時數計算錯誤（尤其是工作日加班、休息日加班及法定假日加班的不同計算方式）
- 有薪年假剩餘天數因年資遞增規則複雜，人手更新易出錯
- 有薪病假疾病津貼（80% 比率、連續 4 天的申領門檻）計算偶有遺漏
- 僱員查詢假期餘額時，HR 需翻查 Excel，費時且易混淆
「試過有一個月，有位僱員的 OT 津貼算漏了，出糧後才被僱員發現。補出薪酬不難，但重新處理 MPF 供款紀錄就很麻煩。」
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痛點二：強積金（MPF）申報佔用大量行政時間
釘釘本身不具備 MPF 申報功能。每個月計糧完成後，HR 需要額外：
- 逐人計算相關入息及應繳供款金額
- 分別登入不同受託人平台（公司僱員選擇了不同的強積金受託人）
- 手動填寫各受託人的電子供款表格（MC 表格）
- 核對繳款確認紀錄，存檔備查
整個 MPF 申報流程每月耗時約 1.5 至 2 小時，而且高度依賴人手核對，一旦某月薪酬有變動（如花紅或佣金），重新計算供款基數更令人頭痛。
2025 年積金易（eMPF）平台全面強制實施後，供款流程雖然統一至單一平台，但若仍依賴人手操作，每月的時間成本依然可觀。
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痛點三：香港法規更新，人手追蹤難度大
香港的勞工法規並非一成不變。以近年為例：
- 2026 年 1 月 18 日起，連續性合約工時要求由「418 規定」（每週 18 小時）改為「468 規定」（4 週合計 68 小時），兼職僱員的供款及保障範圍隨之擴大
- 產假由 10 週延長至 14 週（2020 年）
- eMPF 平台強制實施（2025 年底）
每次法規更新，HR 人員都需要自行研究新規定，並在 Excel 計算表中手動修改公式。若公司本身沒有熟悉香港勞工法的專業人員，合規風險難以有效管控。
轉型過程：為什麼選擇釘釘 + Workstem 雙系統方案？
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評估過的替代方案
在選擇 Workstem 之前，這間公司也考慮過以下方案：
| 方案 | 考慮原因 | 最終放棄原因 |
|---|---|---|
| 完全換用香港本地 HR 系統取代釘釘 | 一站式管理 | 僱員已習慣釘釘，重新培訓成本高；內地總部亦無法透過釘釘查閱香港考勤 |
| 繼續用釘釘 + Excel，聘請兼職會計 | 成本較低 | 人手操作的系統性合規風險未解決，亦難以應對公司規模持續增長 |
| 使用其他薪酬系統（非香港本地化） | 功能豐富 | 缺乏 MPF 直連及 IR56 報稅表自動生成功能，香港合規需求未能滿足 |
| 釘釘考勤 + Workstem 薪酬（最終選擇） | 保留僱員習慣，同時補足香港合規功能 | ✔ 選定方案 |
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決策關鍵：釘釘習慣保留 + 香港合規滿足
選擇釘釘 + Workstem 雙系統方案的核心考量，在於兩個系統各有所長，互相補足：
| 系統 | 負責範疇 | 對僱員的影響 |
|---|---|---|
| 釘釘 | 日常考勤打卡、請假申請、加班申請、內部溝通協作 | 零變化，操作習慣完全保留 |
| Workstem | 香港薪酬計算、法定假期管理、MPF 申報、IR56 報稅表生成 | 僱員只需下載 Workstem App 查閱糧單及假期餘額 |
「我們最擔心的是換系統會讓僱員不適應。但釘釘完全沒有動，Workstem 對他們來說只是多了一個查糧單的 App，基本上沒有任何阻力。」
實施後成效：量化數據對比
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核心效率指標對比
| 指標 | 實施前 | 實施後 | 改善幅度 |
|---|---|---|---|
| 每月計糧處理時間 | 2 至 3 個工作天 | 約 2 小時 | 節省逾 80% |
| MPF 申報時間 | 每月約 2 小時 | 約 5 至 10 分鐘 | 節省逾 85% |
| 薪酬計算錯誤率 | 約 5 至 10%（人手操作） | ＜ 0.1%（系統自動計算） | 降低 98%+ |
| 僱員假期查詢 | 需致電或發訊息給 HR | 僱員自助 App 即時查閱 | HR 節省大量查詢時間 |
| 法規更新響應 | HR 人手研究及修改 Excel 公式 | 系統自動更新法規參數 | 零人工介入 |
| 年度 IR56 報稅表 | 逐份人手填寫，需 1 至 2 天 | 系統自動生成 XML，一鍵上傳 | 節省逾 90% |
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每月工作流程對比：實施前 vs 實施後
| 時間點 | 實施前（每月出糧流程） | 實施後（釘釘+Workstem） |
|---|---|---|
| 出糧前 3 天 | 從釘釘逐頁匯出考勤報表，手動整理至 Excel | 從釘釘一鍵匯出 CSV，5 分鐘內匯入 Workstem |
| 出糧前 2 天 | 逐人計算：OT 時數、假期扣薪、法定假日薪酬 | Workstem 自動完成全部計算，HR 只需審核 |
| 出糧前 1 天 | 核對數字、修正錯誤、準備 MPF 供款數據 | 確認計薪結果，一鍵生成 MPF 供款數據 |
| 出糧當天 | 手動登入各受託人平台，逐一填寫 MC 表格 | Workstem API 自動推送至 eMPF 平台 |
| 出糧後 | 整理存檔，僱員有查詢逐一回覆 | 僱員自行在 App 查閱糧單，HR 查詢量大減 |
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合規風險的質性改善
除了效率提升外，合規風險的降低同樣重要。以下是這間公司在實施後避免了的潛在合規問題：
- 468 規定生效後，Workstem 自動更新連續性合約的工時判斷邏輯，兼職僱員的資格核查無需人手介入
- 有薪病假的動態累積計算（首 12 個月每月 2 天，其後每月 4 天，上限 120 天）由系統自動處理，不再依賴 HR 記憶相關規則
- 每月 MPF 供款紀錄完整保存，稅務局或積金局如需審查，可即時調取
- IR56E（新入職通知）及 IR56F（離職通知）的提交期限由系統自動提醒，不再依賴 HR 人手跟蹤
「有一次勞工處要求我們提供某位僱員的過去 12 個月薪酬及 MPF 供款紀錄。以前可能要翻很多個 Excel 文件才能整理出來。用了 Workstem 之後，幾分鐘內就把完整紀錄列印出來了。」
成本效益分析
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Workstem 的費用結構
Workstem 採用按僱員人數計費的 SaaS 訂閱模式，具體報價因公司規模及功能需求而異。如需確認最新收費標準，可直接聯絡 Workstem 銷售團隊預約 Demo。
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節省成本的三個層面
| 節省層面 | 具體說明 | 估算節省（30人公司） |
|---|---|---|
| HR 人力時間節省 | 每月計糧、MPF 申報、假期管理共節省約 20 至 25 小時（按 HR 時薪 HKD 150 估算） | 約 HKD 3,000 至 3,750 / 月 |
| 合規罰款風險規避 | MPF 遲交罰款最高 HKD 450,000；勞工處投訴補薪成本難以量化系統合規可大幅降低此風險 | 潛在風險金額難以估算，但影響巨大 |
| 薪酬糾紛減少 | 計算錯誤率降至 0.1% 以下，減少補薪、溝通及信任損耗 | 每次薪酬糾紛處理估計需 2 至 4 小時 HR 時間 |
綜合以上三個層面，對於一間 30 人規模的公司，Workstem 每月為企業帶來的直接及間接節省，通常遠高於系統訂閱費用，ROI 相當顯著。
常見問題 FAQ
關於釘釘與Workstem的整合
Q1：釘釘考勤數據匯入Workstem，具體操作係點做？
在釘釘管理後台，進入「考勤打卡」→「考勤統計」→「匯出報表」，下載每日考勤 CSV 文件。然後在 Workstem 系統內選擇「考勤匯入」功能，上傳 CSV 文件，系統自動完成字段映射（僱員編號、打卡時間、工時、OT 時數等），審核無誤後一鍵確認即可。整個操作約需 5 分鐘。詳細步驟可參閱《釘釘考勤數據快速匯入 Workstem 完整教程》。
Q2：釘釘裡的請假記錄（如年假、病假）也可以同步至Workstem嗎？
支援。Workstem 可將釘釘假期申請數據匯入，並在計薪時自動扣除對應的假期天數及調整薪酬（如有薪病假的 80% 疾病津貼計算）。僱員的假期餘額同步在 Workstem App 中即時顯示，毋須另行通知 HR。
Q3：換了Workstem後，僱員還需要學習新系統嗎？
對僱員來說，日常考勤打卡及請假操作完全不變，仍在釘釘完成。Workstem 對僱員而言只是多了一個查閱糧單及假期餘額的手機 App，功能簡單，通常無需正式培訓。
關於系統功能及合規
Q4：Workstem如何確保系統與最新香港法規保持同步？
Workstem 設有專責的香港合規團隊，持續追蹤香港勞工處、積金局及稅務局的法規更新。當法規有變（如 468 規定於 2026 年生效、eMPF 遷移要求），系統會自動更新相關計算邏輯及參數，無需用戶手動修改設定，並在必要時向管理員發送更新通知。
Q5：公司有僱員選擇不同的MPF受託人，Workstem可以同時處理嗎？
可以。Workstem 支援多受託人管理，不同僱員選擇不同受託人的供款，統一由系統計算並透過 eMPF 平台申報，毋須分別登入各受託人的網上平台，大幅節省申報時間。
Q6：如果公司同時有香港公司和內地公司，Workstem可以一個帳號管理嗎？
可以。Workstem 支援多公司實體（Multi-entity）管理，香港子公司和內地相關實體可在同一帳號下獨立管理，薪酬數據、法規設定及報表均分開處理，同時可生成跨實體的集團薪酬成本匯總報告，方便內地母公司掌握整體人力成本。
關於費用及試用
Q7：Workstem有冇免費試用？
有。Workstem 提供 14 天免費試用，期間可測試完整功能，包括釘釘數據匯入、MPF 計算及 eMPF 申報流程。試用期無需綁定信用卡，可直接在官網登記。
Q8：如果公司規模繼續增長（如由30人擴展至100人），系統是否需要重新設置？
不需要。Workstem 採用可擴展的 SaaS 架構，僱員人數增加只需在系統內新增僱員資料，現有的薪酬政策、假期規則及 MPF 設定均自動套用至新僱員，無需重新配置系統架構。
規模增長，HR 工作量不必同步增長
這間香港科技公司的經驗說明了一個關鍵點：中資企業在港擴張階段，最大的 HR 挑戰不在於招聘，而在於如何在合規的前提下，讓行政工作效率跟上業務增長的步伐。
釘釘負責考勤，Workstem 負責計糧和合規申報——兩個系統各司其職，僱員操作習慣不變，HR 行政負擔大幅減輕，合規風險同步降低。對於正在面對相同挑戰的中資港企而言，這套方案值得認真考慮。
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