很多公司的假期管理方式是紙張或者電郵，收到任何的休假申請就再通過Excel記錄，為的是月尾算薪更方便。
但是要知道，Excel是需要純手動操作的，從創建一個試算表，至自己輸入數據、寫公式、製作報表，最後匯出，步驟繁雜。最重要的是，處理員工的假期是直接與算薪相關的，例如全勤獎金、加班費等的計算方式亦有不同。
這一系列的過程需要非常專心和細緻，因為只要其中出現一個小錯誤，例如重複輸入了相同數據、小數點不對、數據和員工資料不對應等原因，就會導致出錯，不僅會令員工對你的工作失去信任，嚴重地可能引起勞資爭議。
Excel並不是專門為公司更好地管理假期而設計的，亦不是所有人對試算表都有基本的操作知識。而Workstem雲端人力資源系統的假期管理功能，是專門針對台灣本地的系統，不僅將很多操作自動化，並且緊貼勞基法。那Excel有哪一些方面無法超越系統的呢？
請假和審核假期的流程自動化
傳統公司的請假流程是這樣的：員工填寫紙張的假期申請單或者發送電郵給雇主/HR，然後雇主/HR要在行事曆中查看是否當天多人請假或者不能假期。如果可以請假，需要先查看這一位員工的假期餘額是否還有剩餘，再在行事曆中標註哪一位員工請假及在Excel中手動為這一位員工的假期餘額做扣減。
這樣不僅占用大量的時間，還會容易遺失/破壞紙質文件，電郵亦塞滿整個收件匣而可能忽略了重要的工作。
在Workstem中，員工可以自助完成請假流程。直接在手機App查看自己的假期餘額後，再申請假期，雇主/HR即可在電腦端和手機App內審核並看到該員工的請假行事曆及請假憑證（如請病假時的醫生證明，可以自己匯入）。
而審核同意後，員工的假期餘額亦會被自動扣減。其中省去了看電郵，回電郵，查餘額，輸入數據入Excel的時間。
靈活設定員工不同的假期規則
特休的規則可以說是公司內最複雜的假期規則，因為涉及到假期週期的開始&結束時間，以及結轉問題，每個員工可能享有的年假天數也不同。使用Excel是需要雇主/HR在審核和管理假期時緊盯每一位員工的餘額，任何人請假後都需要手動去調整額度。
Workstem中，可以根據自己公司的需求，新增和變更每一個假期規則和類型，是一個非常開放的自定義設定功能。只要一次過設定好各種假期規則和類型，日後任何員工請假，系統都會自動計算員工的假期額度。
時刻緊跟勞基法，自動提前更新下一年的國定假日
每一年國定假日的日期不同，而雇主不一定時刻緊盯假日更新，Excel也沒有自動更新的功能，需要手動管理員工的國定假日，很是複雜。雇主/HR説不定還需要在自己的Excel中更新最新的放假安排或者直接在自己台面上的行事曆中畫圈圈作為標記。
當政府公布了最新的假期安排，Workstem會第一時間完成更新，亦可以一鍵更新員工的假期餘額，方便雇主/HR安排和規劃公司下一年的假期相關內容。
可多人同時協作辦公，提高工作效率
如果有專門的同事負責處理假期，那需要在每一次將算薪時將Excel發送至下一位同事，非常容易出現的問題即是沒有發送最新版本的Excel。由於無法同時辦公，需要這一份Excel的員工必須等待上一位員工做好，才可以繼續辦公。雖然Google 試算表可以做到線上辦公，但是如果同時進行操作，極易發生數據衝突的問題。
而Workstem是使多人同時在這一個平台內進行工作，無論是排班還是處理薪資，所有活動亦都同步更新。由於是雲端系統，所以不會限制用戶用什麼設備登入，讓雇主/HR隨時隨地使用電腦或手機或者平板電腦登入App或網頁版進行工作，亦不會占用設備很多的存儲空間。
自行設定假期管理的使用權限，保證員工資料私隱
Excel中是可以設定密碼保護文件的私隱性，但是太多份的Excel意味著密碼清單就要很長。
而Workstem提供「管理權限」功能，即是說，可以設定不同人所登入系統中看到的不同資料，例如管理假期的員工，只可以專門負責這一部分而看不到薪酬資料。同時支援單點登入(SSO)，不需要記住多一個密碼！
保證資料完整性和安全性
在Excel上做出任何的變更是沒有歷史紀錄的，並且文件是可能會出現被不小心刪除或者無法打開等的情況。
在Workstem中，所有資料存儲於雲端，嚴格加密。如果審核員工的假期、需要手動為員工的假期餘額做出調整等操作，系統亦會保存歷史紀錄，隨時隨地可以查詢。
說到底，Excel雖然是一個免費的工具，亦有很多的公司在使用，但是它並非是一個實時更新並直接關聯發薪的工具。而假期管理亦不是一個簡單的輸入數據導出報表的過程，而是直接涉及到算薪。Workstem會自動將請假數據和薪資模塊相連，你無須再自己應付大量的數據，系統會最大程度地減少手動操作的誤差，快來免費試用！
