假期管理系統真的好用過Excel嗎?

假期管理系統真的好用過Excel嗎?

文章目錄

  1. 請假和審批假期的流程自動化
  2. 靈活設定員工不同的假期規則
  3. 時刻緊跟勞工法,自動提前更新下一年的公眾假期及法定假日
  4. 可多人同時協作辦公,提高工作效率
  5. 自行設定假期管理的使用權限,保證員工資料私隱
  6. 保證資料完整性和安全性

很多公司的假期管理方式是紙張或者電郵,收到任何的請假申請就再透過Excel記錄,為的是月尾做Payroll更方便。

但是要知道,Excel是需要純手動操作的,從創建一個試算表,至自己輸入數據、寫公式、製作報表,最後導出,步驟繁雜。最重要的是,處理員工的假期是直接與計糧相關的,例如佣金、無薪假、有薪病假(4/5疾病津貼)等的計算方式亦有不同。

這一系列的過程需要非常專心和細緻,因為只要其中出現一個小錯誤,例如重複輸入了相同數據、小數點不對、數據和員工資料不對應等原因,就會導致出錯,不僅會令員工對你的工作失去信任,嚴重地可能引起勞資糾紛。

Excel並不是專門為企業更好地管理假期而設計的,亦不是所有人對試算表都有基本的操作知識。而Workstem雲端薪酬人力資源系統的假期管理功能,是專門針對香港本地企業的系統,不僅將很多操作自動化,並且緊貼香港勞工法例。那Excel有哪一些方面無法超越系統的呢?

請假和審批假期的流程自動化

傳統公司的請假流程是這樣的:員工填寫紙張的假期申請單或者發送電郵給僱主/HR,然後僱主/HR要在行事曆中查看是否當天多人請假或者不能假期。如果可以請假,需要先查看這一位員工的假期餘額是否還有剩餘,再在行事曆中標註哪一位員工請假及在Excel中手動為這一位員工的假期餘額做扣減。

這樣不僅占用大量的時間,還會容易遺失/破壞紙質文件,電郵亦塞滿整個收件匣而可能忽略了重要的工作。

在Workstem中,員工可以自助完成請假流程。直接在手機程式查看自己的假期餘額後再申請假期,僱主/HR即可在網頁版和手機App內審批並看到該員工的請假行事曆及請假憑證(如請病假時的醫生紙,可以自己上傳)。

而審批同意後,員工的假期餘額亦會被自動扣減。其中省去了看電郵,回電郵,查餘額,輸入數據入Excel的時間。

靈活設定員工不同的假期規則

年假的規則可以說是公司內最複雜的假期規則,因為涉及到假期年的開始&結束時間以及「清假」時間、可享有的年假天數不同,還有試用期員工不能請假的規定。使用Excel是需要僱主/HR在審批和管理假期時緊盯每一位員工的餘額,任何人請假後都需要手動去調整額度。

Workstem中,可以根據自己公司的需求,新增和變更每一個假期規則和類型,是一個非常開放的自定義設定功能。只要一次過設定好各種假期規則和類型,日後任何員工請假,系統都會自動計算員工的假期額度。

時刻緊跟勞工法,自動提前更新下一年的公眾假期及法定假日

《僱傭條例》中對員工假期福利的條文等並非一成不變,例如立法會已經通過的產假增至14周。任何的變更亦需要僱主/HR去主動了解和更新自己公司內部的規則和每位女性僱員的假期餘額。Excel並沒有自動更新的功能,需要人手逐個改動。

再者便是銀行假和勞工假。當然,不是所有的行業亦不是所有公司的全部員工都可以享受銀行假,一般基層勞工才會放勞工假。每一年的日期不一樣,故此僱主/HR需要在自己的Excel中更新最新的放假安排或者直接在自己台面上的行事曆中畫圈圈作為標記。

當政府官網公布了最新的修例或下一年的最新假期安排,Workstem會第一時間完成更新,亦可以一鍵更新員工的假期餘額,方便僱主/HR安排和規劃公司下一年的假期相關內容。

可多人同時協作辦公,提高工作效率

如果有專門的同事負責處理假期,那需要在每一次將做Payroll時將Excel發送至下一位同事,非常容易出現的問題即是沒有發送最新版本的Excel。由於無法同時辦公,需要這一份Excel的員工必須等待上一位員工做好,才可以繼續辦公。雖然Google spreadsheet可以做到線上辦公,但是如果同時進行操作,極易發生數據衝突的問題。

而Workstem是使多人同時在這一個平台內進行工作,無論是編排更表還是處理Payroll,所有活動亦都同步更新。由於是雲端系統,所以不會限制用戶用什麼設備登入,讓僱主/HR隨時隨地使用手提電腦或手提電話或者平板電腦登入App或網頁版進行工作,亦不會占用設備很多的存儲空間。

自行設定假期管理的使用權限,保證員工資料私隱

Excel中是可以設定密碼保護文件的私隱性,但是太多份的Excel意味著密碼清單就要很長。

而Workstem提供「管理權限」功能,即是說,可以設定不同人所登入系統中看到的不同資料,例如管理假期的員工,只可以專門負責這一部分而看不到薪酬資料。同時支援單點登入(SSO),不需要記住多一個密碼!

保證資料完整性和安全性

在Excel上做出任何的變更是沒有歷史紀錄的,並且文件是可能會出現被不小心刪除或者無法打開等的情況。

在Workstem中,所有資料存儲於雲端,嚴格加密。如果審批員工的假期、需要人手為員工的假期餘額做出調整等操作,系統亦會保存歷史紀錄,隨時隨地可以查詢。

說到底,Excel雖然是一個免費的工具,亦有很多的公司在使用,但是它並非是一個實時更新並直接關聯出糧的工具。而假期管理亦不是一個簡單的輸入數據導出報表的過程,而是直接涉及到計糧。Workstem會自動將請假數據和計糧相連,你無須再自己應付大量的數據,系統會最大程度地減少人手操作的誤差,快來免費試用

延伸閱讀:

《員工請假亦可進行數碼轉型?

《除了Excel, 還有什麼計糧好工具?》

《僱主可否要求員工在疫情期間放取無薪假?》

病假/無薪假/大假樣樣得

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