餐飲業HR系統選購指南2025：多店面管理5大關鍵

為什麼餐飲業需要HR System？

香港餐飲業面對獨特的人力資源挑戰，傳統Excel或通用HR系統已經難以應對。根據香港餐飲聯業協會2024年報告，採用專業餐飲業HR System的企業，平均可節省每週12小時行政工作，並降低32%的人為錯誤。

餐飲業的3大HR痛點

痛點1️：複雜的排班管理

餐飲企業通常需要處理以下排班挑戰：

• 多時段運作：早市、午市、晚市、通宵班次需要不同人手配置
• 人手波動：週末、節假日（如農曆新年、聖誕節）需額外30-50%人手
• 跨店調配：多店面僱員互相支援時的考勤記錄同計薪問題
• 臨時變更：僱員突發請假、客流突增需要即時調整人手

現實情況：用Excel排班，餐廳經理平均每週花5-8小時處理排更表，而採用專業HR System可將此時間減少至1小時以內。

“以前用Excel做10間分店的更表，每個星期一都要做足一整日。而家用咗Workstem的餐飲HR系統，1個半鐘就搞掂，仲可以即時睇到邊間舖人手緊張。”

— 陳經理，某茶餐廳集團 HR主管

痛點2️：高流失率與頻繁招聘

香港餐飲業年流失率達40-65%，遠高於其他行業平均的20-25%。傳統HR管理方式下：

• 新僱員入職資料填寫耗時30-60分鐘（紙本表格）
• MPF登記、銀行資料收集過程容易出錯
• 培訓記錄（如食物安全證書）難以集中追蹤
• 離職手續處理繁瑣，經常遺漏最後工資結算

專業的餐飲HR System通過自動化流程，可以將入職時間縮短至10分鐘，僱員用手機自助填寫資料，系統自動驗證完整性並發送到MPF受託人。

痛點3️：多店面協調困難

當餐飲企業擴展到3間分店以上時，管理複雜度呈指數級增長：

• 每間分店考勤數據需要人工匯總到Excel，容易漏記或重複計算
• 無法實時掌握各店人力成本佔比（理想比例應為28-35%）
• 跨店調班需要經理之間多次WhatsApp或電話溝通
• 總部難以統一監控各店是否遵守勞工法例（如418連續性合約）

⚠️ 真實案例警示：某10間分店的火鍋連鎖店，因為用Excel管理考勤，一名僱員喺3間分店兼職但被計算為3個獨立僱員，導致遺漏MPF供款。勞工處巡查時被罰款HK$35,000，仲需補繳MPF及罰款共HK$68,000。

餐飲業HR System的投資回報

多店面管理的5大關鍵功能

揀餐飲業HR系統時，以下5個功能直接影響您的日常運營效率。我哋根據200+家餐飲客戶的反饋，按實用性排列優先級。

智能排班系統

點解呢個是第一優先？排班是餐飲業最耗時的HR工作。一個優秀的排班系統應具備：

• 拖放式排更介面

好似砌積木咁簡單，用滑鼠拖動僱員卡片到時間格，不使Excel公式。支援複製上週排班、批量調整班次。

• 跨店調配功能

一鍵查看所有分店可用人手，支援跨店調班。僱員喺A店打卡會自動計入A店的工時同成本。

• 移動端即時通知

更表發佈後僱員即時收到手機App通知，確認班次。減少”不記得返工”的情況。

• 班次模板庫

預設常用班次（如”早市 07:00-15:00″、”午市 11:00-17:00″），一鍵套用到整週或整月。

💡 實戰案例：某茶餐廳集團（10間分店）

使用前：HR經理每週一花6小時用Excel做排更表，經常出現重複排班同遺漏，導致週末人手不足或過剩。

使用Workstem後：切換到拖放式排班系統，而只需1.5小時完成10店排班，錯誤率從12%降至0.5%。

年度節省：230工時 × HK$150/小時 = HK$34,500

Workstem排班功能亮點：

• 支援30天循環更表自動生成（適合固定班次的茶餐廳）
• 支援多語言班次名稱（中/英），方便管理外籍僱員

雲端考勤追蹤

餐飲業考勤管理不同於寫字樓朝九晚五，需要特殊功能：

多種打卡方式

• 平板/手機GPS打卡（僱員到店範圍內先可以打卡，防止代打卡）
• 人臉識別打卡機（適合前台固定位置）
• 藍牙打卡（適合辦公室行政人員）
• 二維碼打卡（適合各類場景，尤其是流動性較高的工作環境）

實時考勤監控

總部可以實時查看：

• 各分店現在有多少人在上班？
• 誰遲到早退？
• 今日的人力成本實時累計

自動計算複雜工時

• 用膳時間自動扣除（如工作6小時需扣30分鐘）
• 加班1.5倍工資自動計算（超過8小時/每日或48小時/每週）
• 週日/公眾假期2倍工資自動標記
• 跨夜班自動分拆到兩日計算

⚠️ 常見錯誤：依賴紙本簽到簿

好多傳統餐廳仍用紙本簽到簿，問題包括：

• 僱員可以互相代簽
• 字跡模糊難以辨認
• 計算工時時容易出錯
• 發生勞資糾紛時缺乏有效證據（勞資審裁處不接受手寫記錄）

解決方案：採用GPS + 人臉識別的HR System考勤功能，每次打卡附帶相片同定位，具法律效力。

Workstem考勤功能亮點：

• 防作弊機制：GPS定位偏移偵測、異常打卡
• 一鍵導出考勤報表：符合勞工處格式要求，巡查時即時提

多店面總部控制台

這是連鎖餐廳HR系統的核心價值！一個優秀的總部控制台令您好似打機咁管理所有分店。

實時人力分析圖表

• 圖表顯示每間分店現在有多少人上班、還缺多少人、哪間店可以調動人手支援。點擊任何分店即可查看詳細的排班和考勤。

跨店成本對比

• 各店人力成本佔營業額百分比（正常應為28-35%）
• 各店平均時薪對比（搵出成本偏高的分店）
• 各店加班時數對比（加班多代表排班不準確）

統一權限管理

總部可以設定：

• • 分店經理只可以睇自己店的數據
  • 區域經理可以睇負責區域的所有店
  • 總經理/HR總監可以睇全公司數據
  • 財務只可以睇薪酬數據，不可以修改排班

批量操作功能

一次過對所有分店執行：發放花紅、調整最低工資、更新公眾假期等。

💡 實戰案例：某日式連鎖餐廳（15間分店）

挑戰：中環、尖沙咀的分店生意旺，經常缺人；屯門、元朗的分店相對空閒。以前用電話調人，經常調不到或調錯店。

使用Workstem中央控制台後：

系統實時顯示各店空缺人手

可及時發現有空班的僱員

效果：跨店支援成功率從30%提升到85%，客人投訴等候時間長的情況減少60%。

自動化薪酬計算

餐飲業薪酬計算比其他行業複雜得多，HR System需要準確處理：

時薪自動計算

• 基本時薪 × 實際工時
• 加班1.5倍時薪（超過每日8小時或每週48小時）
• 週日/公眾假期2倍時薪
• 跨夜班時薪（如23:00-07:00的更份）

佣金/小費管理

• 按設定比例分配畀當更僱員
• 或按個人銷售額分配
• 自動計算小費的MPF供款部分

自動扣款項

• MPF僱員供款（5%，上限$1,500）
• 膳食扣款（如有提供僱員餐）
• 預支扣還
• 打爛碗碟扣款（需符合《僱傭條例》）

法定假期薪酬

• 自動計算418/468合約僱員的12日法定假期工資、有薪年假、有薪病假（根據過去12個月平均日薪）。

MPF自動申報

• 與MPF受託人系統對接，每月自動生成供款文件，不使人工填表。

⚠️ 真實案例：計糧錯誤的嚴重後果

某茶餐廳用Excel計糧，因為公式錯誤，連續3個月少付咗5名兼職僱員的加班費，每人少付約HK$800-1,200。一名僱員向勞工處投訴後：

需補付欠薪共HK$18,500

勞工處罰款HK$25,000

賠償該僱員額外1個月工資HK$8,500

其他僱員陸續離職，招聘同培訓成本額外HK$35,000

總損失：HK$87,000 — 呢啲錢夠買3年的餐飲HR系統！

Workstem薪酬功能亮點：

• 智能提醒：出糧前檢查是咪有遺漏考勤、未批核假期等
• 自動銀行轉賬文件：一鍵生成HSBC/恒生/中銀的Autopay文件，不使逐筆輸入
• 電子糧單：僱員手機App查看，減少紙張同打印成本
• 保密性高：僱員只可以睇自己薪酬，經理睇不到其他人的詳細數據

僱員自助服務

減少HR工作量的秘訣：令僱員自己處理80%的例行事務！

手機App查看更表

• 僱員隨時用手機查看：下週返幾多日、幾點返工、喺邊間分店。

線上請假申請

• 僱員手機提交→直屬經理手機批核→系統自動更新剩餘年假→自動調整更表。整個流程5分鐘完成，不使WhatsApp嚟回。

換更申請

• 僱員A想換走下週日的班→App內搵到當日有空的同事→發送換班請求→對方接受→經理批准→系統自動更新雙方更表。

查看糧單

• 每月出糧後自動推送通知，僱員點擊查看詳細糧單（包括工時、加班、扣款、MPF明細）。

💡 效率提升案例

使用前：某連鎖餐廳每日收到30-50個僱員查詢：

• “我下星期返幾多日？”
• “我上個月加班咗幾多個鐘？”
• “我仲有幾日年假？”
• “點解今個月出糧少咗？”

HR需要逐一查Excel回覆，每日耗時2-3小時。

使用Workstem後：

• 僱員查詢減少85%（大部分問題App內自己搵到答案）
• HR每日節省2.5小時，可以專注招聘同培訓工作
• 僱員滿意度提升（即時得到信息，不使等HR回覆）

餐飲HR系統功能對比表

對比香港市場上10款主流HR System，以下是針對餐飲業需求的詳細評分（滿分5星）：

選擇建議（根據餐廳規模）

案例研究：15店茶餐廳的數碼化轉型

客戶背景

使用前的主要問題

問題1：排班耗時且易出錯

問題2：考勤記錄混亂

問題3：計糧錯誤頻繁

問題4：跨店支援困難

使用Workstem後的改善

改善1：排班時間減少75%

改善2：考勤準確度提升95%

改善3：計糧錯誤率降至0.5%

改善4：跨店支援效率提升80%

💡 HR經理感想

“起初老闆覺得每年HK$16萬訂閱費好貴，但用咗半年之後先發現，單是避免計糧錯誤同罰款已經抵返晒。最重要是不使再日日OT做更表，可以專注改善僱員關是同培訓，流失率都跌咗15%。如果早啲用就好喇！”

餐飲業HR System常見問題

Q1: 我的餐廳只有1-2間分店，需要HR System咩？

A: 需要！即使單店都可以顯著受益：

• 節省時間：排班從3-4小時減至30分鐘
• 減少錯誤：計糧錯誤率從10%降至<1%
• 合規保障：自動計算418、MPF，避免罰款
• 為擴展鋪路：未來開分店時已有成熟系統

建議：揀月費較低的方案（如Workstem HK$45/人或Swingvy HK$35/人），投資回報期通常3-6個月。

Q2: 僱員不識用電腦/手機，點算？

A: 這個是最常見的顧慮，但實際上現代HR System設計非常簡單：

• 打卡：好似用WhatsApp咁簡單，打開App撳一個掣
• 睇更表：好似睇日曆咁直觀
• 請假：填3-4個欄位，1分鐘完成

Q3: 現有Excel數據可不可以導入新系統？

A: 可以！大部分專業餐飲HR系統都支援數據導入：

• 僱員資料：姓名、電話、地址、入職日期、時薪等
• 歷史考勤：過去3-12個月的打卡記錄
• 年假餘額：每個僱員的剩餘年假日數

導入流程：

1. 供應商提供Excel模板
2. 您按模板整理現有數據（或由供應商協助）
3. 上傳文件，系統自動導入並驗證
4. 檢查是咪有錯誤或遺漏
5. 確認無誤後正式啟用

Workstem優勢：提供數據遷移服務，專人協助整理同導入，確保100%準確。

Q4: HR System可不可以處理複雜的餐飲業薪酬計算？

A: 可以！專業餐飲HR系統可以處理：

• 多種時薪：不同崗位不同時薪（廚師、侍應、清潔）
• 加班計算：
  • 每日超過8小時 → 1.5倍時薪
  • 每週超過48小時 → 1.5倍時薪
  • 週日/公眾假期 → 2倍時薪
• 小費分配：從POS同步小費金額，按當更人數或個人銷售額分配
• 跨店時薪差異：僱員喺中環店HK$65/小時，去屯門店支援則HK$55/小時，系統自動按實際工作地點計算
• 複雜扣款：膳食扣款、制服按金、打爛碗碟扣款（符合《僱傭條例》上限）
• 418合約計算：自動判斷是咪符合418連續性合約，計算有薪假期工資

案例：Workstem系統曾處理一個僱員喺1個月內：

• 5日喺A店（時薪HK$60）
• 3日喺B店（時薪HK$55）
• 2日週日加班（2倍薪）
• 1日公眾假期返工（2倍薪 + 補假）
• 3次超時工作（每次加班1.5-3小時）
• 收到小費分成HK$850

系統自動計算正確薪酬，不使HR人工算式。如果用Excel，至少需要30分鐘，而且容易出錯！