開會漫長無效率?是你不懂如何開會!

開會漫長無效率?是你不懂如何開會!

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  1. 如果我們能明確到底為什麼要開會,效率至少可以提高50%。
  2. 當我們要開會的時候,我們應該做些什麼?

在開會的時候大家總是會犯困,上司講上司的內容,作為僱員,我們正發我們的呆,正如「身在曹營心在漢」,重點完全不在會議上。開會時間漫長,而長時間的會議有時卻不能討論出我們想要的結果,這到底是為什麼?

在開會之前,首先我們要明確的兩件事:

  1. 我們為什麼要開會
  2. 在會議里不同人所扮演的角色

其實很多時候開會效率低下,主要原因是我們不知道究竟為什麼要開會。有時候,我們在辦公室做着自己的project,突然就被叫去開會了,然後聽得雲里霧裏就開始犯困,最後被安排了一個覺得很頭疼的任務就結束會議了。

如果我們能明確到底為什麼要開會,效率至少可以提高50%。

說到底,開會一般是為了去解決一個團隊共同的問題,然後針對腦海中的想法互相交流,按照問題的核心找出最優方案。頭腦風暴式的會議不應該算作正式的會議,因為它的重點更偏向於激發大家的想法,圍繞問題發掘出新的可行方案,卻並不一定要求現場就決定問題的解決方法。

在大多數傳統且階級分明的企業中,很多時候上司要求做的任務並非自己願意完成,而因為自己是下屬,所以不敢亦不能拒絕。大家在這種「布置任務式」的會議中,都是被動地接受,較難凸顯自己的觀點。

在會議裏面的角色,大家應該體會頗深。通常會議有一位或多位主講人,而絕大多數人則處於被動聽取意見的狀態。其實我們可以分為會議的引導者以及參與者。一般來說,如果你是召開會議的人,那你就是會議的引導者。會議的引導者大多數是負責大家在討論主題時不跑題,並且時刻調節會議氣氛;參與者主要是負責發表及傾聽意見的。

當我們要開會的時候,我們應該做些什麼?

會前準備

通知召開會議的人最好提前告訴需要參會的同事關於即將要討論的內容,以及討論需要達到的目的。就像日常生活中與朋友討論聚餐一樣,透過討論後決定:「我們要幾點吃、吃什麼、在哪裏吃」。那麼會議的參與者就可以提前透過郵件或者其他通知,明白開會的內容和目的,從而在腦中對問題有一個大概的了解,之後可以將自己的思路簡單記錄,這樣在開會的時候就可以發表自己的觀點。

如何開會

在會議最開始的時候,引導者最好按照先前發給參與者的電郵再重申一下在會議中需要解決的問題和要達到的目的,然後逐項引導大家共同討論解決方案。不要試圖一開始就讓大家得出結論,這是不切實際的。團隊以後應如何執行工作,需要的是大家在解決問題的思路、方法以及步調上達成一致。除了引導會議內容,也要注意會議氣氛。當氣氛很沉悶的時候,可以透過小技巧去打破這種局面。比如你想讓Jenny發言,你可以這樣講:「Jenny,你一向嘅idea都唔錯,今次你有冇啲咩諗法?」

開會過程中

引導者和參與者在面對不同意見的時候,要學會包容、認真傾聽、保證自己正確理解他人的觀點、而不是着急地先去反駁。開會的時候最容易出現的情況就是大家把會議開成了辯論賽,但如果能站在對方的角度去思考,會發現事情的多樣性。角度多了,也許解決方案就能思考的更全面了。

所以在會議中,請務必先尊重他人,聽別人把話說完。即使你想去批判對方,前提也是你已經充分理解其所表達的意思。引導者要比其他人更注重對會議記錄的梳理。在得出結論前,提取發表過的觀點的重點,然後再總結,確保沒有理解錯誤的。

完會後

引導者需要將會議的內容按主次整理好,再次發電郵給與會者。首先這可以幫助大家從頭到尾梳理一邊思路,其次就是為每位同事分工。引導者也可以透過郵件中與會者的反饋(如有),收集對會議的意見和建議,以便提高日後開會的效率。

我建議,應該將原本冗長的會議按內容主題分節進行,這樣大家會更清楚地了解目前進行到了什麼環節;同時,多讓與會者發言,參與度提高了,自然開會中就不容易犯困了。在會議結束後,與工作相關的人還可以再在一起討論和細化,如何進行更好的合作,幫助工作順利開展。

HR日常工作全部搞定

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