HR System (HR系統)

HR System 是什麼？

HR System（Human Resource System，人力資源系統） 是一套用來管理企業人事、薪資、出勤、招聘、績效、培訓等人力資源相關工作的資訊系統。
它能將原本繁瑣的人工操作自動化，幫助企業節省時間、降低人力成本、並提升管理效率。

什麼是雲端HR System (HR系統)?

雲端HR系統 (Cloud-based HR System) 是透過網路(雲端)提供服務的人力資源管理軟件，用戶無需安裝軟件於本地電腦，只需瀏覽器或手機App即可隨時隨地登入使用，並由供應商負責系統維護、更新及數據備份。

雲端HR系統的核心功能

1. SaaS模式 (Software as a Service)

按月/年訂閱付費，無需一次性大額投資
軟件運行在供應商的雲端伺服器
自動更新至最新版本，無需人工升級

2. 隨時隨地存取

任何有網絡的設備皆可登入(電腦/手機/平板)
支援遠程辦公(Work From Home)
多分公司/門店統一管理

3. 數據雲端儲存

數據自動備份至雲端
多重加密保護

4. 彈性擴展

員工數量增減靈活調整
功能模組按需增購
無需擔心硬件容量

雲端HR System (HR系統) vs 本地部署：

比較項目	雲端HR系統 (SaaS)	本地部署 (On-Premise)
初期成本	低（按月訂閱）	高（License費 + 硬件）
實施時間	1–2 週即用	2–6 個月
IT維護	供應商負責	需內部 IT 團隊
系統更新	自動更新（免費）	需付費升級
存取方式	瀏覽器 / App	限公司網絡 / VPN
數據位置	供應商雲端	公司伺服器
擴展性	即時調整	需硬件升級
災難復原	自動備份	需自建機制
移動辦公	完整支援	功能受限
總擁有成本（5年）	較低	較高

雲端HR System (HR系統)5大優勢

1. 成本效益

無需前期投資：無需購買伺服器、軟件License
按需付費：人數增減靈活調整費用
零維護成本：無需IT人員維護硬件/更新軟件

雲端HR System (HR系統) vs 本地部署實際案例

50人企業，本地部署：

初期：HK$150,000 (License) + HK$180,000 (硬件) = HK$1230,000
年度：HK$130,000 (維護費) + HK$115,000 (IT人力)
5年總成本：HK$1230,000 + HK$1225,000 = HK$1455,000

50人企業，雲端SaaS：

月費：HK$150/人 × 50人 = HK$12,500/月
5年總成本：HK$12,500 × 60月 = HK$1150,000

節省：$305,000 (67%)

2. 快速部署

即開即用：註冊帳號後即可開始設定
無需IT配置：無需安裝、配置伺服器
快速上線：1-2週完成數據遷移與培訓

3. 隨處存取

多設備支援：PC、Mac、手機、平板
員工自助服務：手機App查糧單、申請假期
遠程辦公友好：WFH員工完整功能使用
多門店管理：總部即時監控各分店數據

4. 自動更新

法規即時跟進：僱傭條例修訂自動更新
功能持續優化：新功能自動推送
零停機更新：系統更新不影響使用

實際例子： 2024年香港法定假期增至14天，Workstem雲端系統自動更新假期日曆，本地部署系統則需手動調整或等待供應商上門升級。

5. 企業級安全正規雲端HR系統提供

ISO 27001資安認證
數據多重加密 (傳輸+儲存)
定期自動備份 (每日/每小時)
異地災備 (多個數據中心)
角色權限管理 (不同層級存取限制)
操作日誌追蹤 (審計記錄)

許多企業擔心雲端數據安全，實際上大型雲端供應商的安全級別遠超一般企業的本地伺服器(有專業團隊24/7監控、定期滲透測試)。

香港企業適合雲端HR System (HR系統)嗎？

中小企業 (10-200人)

無IT團隊或IT資源有限
預算有限，希望降低初期投資
需要快速部署

連鎖零售/餐飲業

多分店/門店管理
員工流動性高
需要移動考勤打卡

遠程/混合辦公模式

WFH政策企業
分散式團隊
需要員工隨時存取系統

快速成長企業

人數快速增長
需要彈性擴展
經常開設新分公司/部門

雲端HR System (HR系統)的數據安全保障

香港企業常見擔憂與解答：

Q: 數據儲存在哪裡？

A: 正規供應商會明確告知數據中心位置。Workstem使用AWS香港/新加坡數據中心，符合PDPO(個人資料私隱條例)。

Q: 供應商會看到我的數據嗎？

A: 正規合約會註明供應商不會查看客戶數據，除非客戶授權(如技術支援)。所有存取皆有日誌記錄。

Q: 公司倒閉數據會消失嗎？

A: 選擇財務穩健的供應商，並確認合約包含「數據導出」條款，可隨時匯出完整數據備份。

Q: 網絡中斷會否無法使用？

A: 大部分操作需網絡，但部分系統(如Workstem)提供離線模式，可離線打卡、查看已下載的數據。

如何選擇雲端HR System (HR系統)供應商？

✓ 資安認證

ISO 27001認證
SOC 2 Type II報告
定期滲透測試

✓ 數據合規

符合PDPO香港私隱條例
數據儲存地點明確
提供數據處理協議(DPA)

✓ 服務可靠性

SLA保證(如99.9%正常運行時間)
客戶案例與評價

✓ 供應商穩定性

成立年期與客戶數量
財務健康狀況
技術支援品質

✓ 數據可攜性

可隨時匯出數據
支援標準格式(Excel/CSV)
無綁定合約