HR System（人力資源系統）是什麼？
HR System（Human Resource System，人力資源系統）是一種利用科技管理企業人事、排班、考勤、薪酬等人力資源流程的軟體解決方案。它將繁瑣的人工操作自動化，幫助企業節省時間、降低成本、確保法規遵循，並提升營運效率。
簡單來說，HR System 幫助企業處理所有與「人」相關的事務——從僱員入職、排班、考勤到計糧，所有事宜都能在一個系統中完成。
HR系統的主要分類
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類型 |
全稱 | 核心功能 |
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HRIS |
人力資源資訊系統 | 僱員資料管理與基礎人事記錄 |
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HRMS |
人力資源管理系統 |
涵蓋薪酬、績效管理等更多HR功能 |
| HCM | 人力資本管理 |
最全面方案，加入人才發展與戰略規劃 |
| Payroll System | 計糧系統 |
專注於薪資計算、強積金和稅務處理 |
為什麼企業需要HR System？
傳統Excel管理的五大痛點
許多企業仍依賴Excel來處理人事資料，但這種方式已經無法應付現代企業的需求，面臨以下挑戰：
- 效率低下，重複勞動：每月薪資計算需要2-5天，考勤記錄和假期管理需手動更新，工作繁瑣且效率低。
- 容易出錯，風險高：公式錯誤導致薪資計算失誤，未更新法定假期或最低工資標準，MPF計算錯誤可能會面臨罰款。
- 數據分散，難以管理：僱員資料分散在多個Excel檔案中，版本混亂且難以追蹤，多人編輯可能導致數據丟失。
- 缺乏即時性：無法即時查看僱員出勤狀況，管理層無法快速獲取人力成本報表，僱員無法自助查詢薪資單。
- 擴展性差：隨著公司規模增長，Excel無法應對多分店或遠程辦公的需求，也無法與其他系統（如會計軟件）集成。
哪類企業最需要HR System？
- 中小企業（10-200人）：企業規模較小，需要自動化來減輕HR工作負擔。
- 連鎖零售/餐飲業：多分店管理、僱員流動性大，需要高效的排班和考勤功能。
- 快速成長的企業：僱員數量急劇增長，Excel已無法滿足需求。
- WFH/混合辦公模式的公司：僱員需要隨時隨地訪問HR系統。
HR System的核心功能
僱員資料管理
- 集中存儲和管理所有僱員的基本資料、合約及薪酬歷史等信息
- 僱員檔案數碼化（合約、學歷證明、證件等）
- 支持電子化入職流程，減少紙質處理
排班與考勤管理
- 多種打卡方式（GPS定位、藍牙打卡、人臉識別等）防止代簽
- 排班表按需生成（支援輪班、彈性工時）
- 實時追蹤僱員的出勤記錄、加班時數
- 假期餘額實時查看（年假、病假、事假等），線上申請及審批
強大的薪酬管理
- 自動獲取考勤/假期等數據，實時追蹤ADW
- 自動計算薪資，包括假期薪酬、勤工獎、加班費等
- 支援月薪/日薪/時薪等多種薪酬制度
- 自動生成糧單（Payslip）及MPF供款報表
- 符合香港《僱傭條例》（418/468/713）及強積金法規要求
報表與分析
- 提供靈活的報表功能，支持數據視覺化Dashboard，並可進行薪酬成本、僱員流失率等數據分析，為企業管理層提供更精確的決策支持。
僱員自助服務
- 僱員可以透過手機App查詢糧單、申請加班休假等，減少HR部門的行政負擔，提升僱員滿意度。
HR數碼化是企業轉型的關鍵
隨著企業規模不斷發展，同時面對技術進步、組織發展等挑戰，傳統以Excel或紙本管理人事資料的方式已經難以應付現代企業需求。HR數碼化轉型已經成為香港企業提升競爭力的必經之路。
從Excel到HR System的轉型之路
目前，許多香港的一些企業仍然依賴Excel來管理人事資料。然而，隨著公司業務增長，Excel的局限性逐漸顯現，對企業運營的挑戰也越來越大：
- 數據容易出錯：人工輸入的數據難以保持一致，且修改記錄難以追蹤。
- 協作效率低：Excel文件無法多人同時編輯，協作過程繁瑣。
- 缺乏自動化功能：每月薪資計算過程耗時且易出錯，且無法有效處理複雜情況。
- 難以生成報表：Excel無法實時生成數據報表，導致決策依賴於手動整理和分析。
企業數碼化成果（價值實現）
HR數碼化後，企業可以
提升效率
- 計糧時間：從傳統的3天縮短至僅需2小時。
- 考勤管理：自動化處理考勤，節省高達90%的時間。
- 假期審批：從平均2天縮短至即時審批。
- MPF報表：自動生成MPF報表，節省100%的時間。
節省成本
- HR人力成本：節省30%的HR人力成本。
- 紙張及列印成本：減少90%的紙張和列印費用。
- 人為錯誤成本：由於自動化的計算和流程，額外的人為錯誤成本降低了95%。
提升僱員滿意度
- 僱員可以隨時通過手機查看薪資單。
- 假期申請與審批過程變得更加即時和透明。
- 假期餘額和個人資料可輕鬆更新，提升僱員參與感和滿意度。
利用HR Analytics優化決策
流失率分析
- 哪些部門或職位的流失率最高？
- 僱員離職的主要時間點有哪些？
- 僱員流失率是否與薪酬水平或其他因素有關？
薪酬成本優化
- 企業的薪酬支出是否與業績表現掛鉤？
- 加班成本分析：哪些部門的加班成本較高？
- 不同門店的人均產出比較，為薪酬調整提供依據。
如何選擇適合的HR System？
選擇HR系統時，建議從以下幾個角度評估：
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評估項目 |
考慮要點 |
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功能匹配度 |
系統功能是否符合公司實際需要？有沒有多餘功能浪費資源？ |
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本地化程度 |
是否支援香港法規？MPF、IR56B、勞工法例等自動處理？ |
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易用性 |
介面是否直觀？僱員同HR是否容易上手？ |
| 數據安全 |
有沒有ISO認證？數據加密同備份措施如何？ |
| 客戶支援 |
有沒有專業技術支援團隊？回應速度快不快？ |
| 價格透明度 |
收費模式清不清楚？有沒有隱藏收費？ |
2025香港10大HR System推薦
以下係2025年香港市場上熱門的HR System供應商比較，幫你搵到最適合嘅方案：
| HR系統 | 適合企業 | 主要功能 | 定價模式 |
特色 |
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Workstem |
中小企至大型 | 一站式HR+Payroll | 按人頭月費 | 香港本地化首選 |
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Talenox |
初創/小型 | 基礎HR+Payroll | 免費至付費 | 入門級選擇 |
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HRPro |
中型企業 | 綜合HR管理 | 報價制 | 功能全面 |
| JustLogin | 中小企 | HR+考勤 | 按人頭月費 |
考勤功能強 |
| YOOV | 中小企 | HR+Payroll | 按人頭月費 |
本地開發 |
| Info-Tech | 中大型 | HR+Payroll | 報價制 |
老牌供應商 |
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Workday |
大型/跨國 | 企業級HCM | 報價制 | 國際化方案 |
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BambooHR |
中小企 | HR資料管理 | 按人頭月費 | 介面友善 |
| Kingdee | 中大型 | ERP+HR | 報價制 |
中國企業首選 |
| ADP | 大型/跨國 | 全球Payroll | 報價制 |
跨國企業適用 |
HR System常見問題
Q：HR System可以幫助解決什麼問題？
A：HR系統能有效解決人工管理、錯誤計算、僱員數據管理繁瑣等問題，能夠簡化工作流程並提升效率，從而讓HR專注於更有價值的工作。
Q：HR系統是否支持多語言？
A：大部分HR系統支持多語言，並且會有中英文版本，適合多語言環境下的企業使用。
Q：HR System如何保證數據安全？
A：正規的HR系統會提供ISO 27001資安認證，並且對數據進行加密處理、定期備份，並設有角色權限管理，確保僱員資料的安全。
Q：HR System是否可以與其他系統集成？
A：大多數HR系統都提供API接口，可以與會計軟件、ERP系統等其他企業管理系統進行集成，實現數據共享和流程自動化。
Q：如果僱員離職，HR System會如何處理？
A：僱員離職後，HR系統會將其設置為非活躍狀態，並停止計費，但數據會被保留以便日後查詢或管理。
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如果你的企業還在使用Excel管理人力資源，或現有的本地部署系統已經無法滿足需求，現在就是轉型的最佳時機。
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