什麼是Payroll System (計薪系統)?
Payroll System (計薪系統) 是專門用於計算和管理員工薪酬的軟件系統，自動處理基本工資、津貼、扣款、加班費、強積金供款、稅項等複雜計算，並生成糧單、銀行轉賬文件及報稅文件，確保準時準確出糧。
計薪系統的核心功能：
一套完整的Payroll System應包含以下功能：
1. 薪酬計算引擎
- 基本工資計算(月薪/時薪/日薪)
- 津貼處理(交通津貼、膳食津貼、房屋津貼等)
- 加班費自動計算(平日1.5倍、假日2倍等)
- 佣金計算(固定比例、階梯式、多重條件)
- 花紅與獎金處理
2. 扣款管理
- 強積金僱員供款(5%)
- 遲到/早退/缺勤扣薪
- 預支薪金扣除
- 其他法定扣款
3. 合規計算
- 713條例平均工資計算
- 418連續性合約判定
- 法定假期/年假薪酬計算
- 遣散費/長期服務金計算
4. 文件生成
- 電子/紙本糧單
- 銀行自動轉賬文件(Autopay)
- MPF供款文件
- IR56報稅表格
5. 數據整合
- 考勤數據自動導入
- 假期記錄同步
- 獎懲記錄整合
手動計薪 vs 自動計薪系統
| 比較項目 | Excel手動計薪 | Payroll System |
|---|---|---|
| 時間成本 | 5-10天/月 | 0.5-1天/月 |
| 出錯風險 | 高(人為錯誤) | 極低(系統驗證) |
| 法規更新 | 需手動修改公式 | 自動更新 |
| 複雜薪酬 | 難以處理 | 自動計算 |
| 審計追蹤 | 困難 | 完整記錄 |
| 多公司管理 | 需分開處理 | 統一平台 |
| 成本 | 人力成本高 | 訂閱費低 |
香港計薪系統必備功能
要符合🇭🇰 本地化要求，符合確保符合香港僱傭條例。
法定假期處理
- 自動區分法定假期(12日)vs公眾假期(17日)
- 假日薪酬計算(前31日平均)
- 替代假期自動安排
強積金整合
- 自動計算僱主/僱員供款(各5%)
- 供款上下限處理($7,100-$30,000)
- 免供期管理(首60日)
- 生成MPF申報文件
713條例合規
- 平均工資自動計算(前12個月)
- 適用場景判定(病假、年假、遣散費等)
- 可變動報酬處理
報稅文件
- IR56B/E/F/G/M表格自動生成
- eTax平台對接
- 年度報稅數據匯總
銀行整合
- 支援HSBC/恆生/中銀等自動轉賬
- Autopay文件生成
- 轉賬記錄追蹤
複雜薪酬結構處理案例
案例1：零售業階梯式佣金
員工月薪結構 1. 底薪：HK$12,000 2. 銷售佣金： • 0-50萬：2% • 50-100萬：3% • 100萬以上：5% - 全勤獎金：$500 - 遲到扣款：每次$50 Workstem計薪系統自動處理 1. 讀取銷售數據($120萬) 2. 分段計算佣金：$50萬×2% + $50萬×3% + $20萬×5% = $35,000 3. 檢查考勤記錄(2次遲到) 4. 計算MPF供款：($12,000+$35,000+$500-$100) × 5% = $2,370(超上限，實扣$1,500) 5. 應出糧：$12,000 + $35,000 + $500 - $100 - $1,500 = $45,900
案例2：餐飲業時薪+加班
1. 員工時薪：$65/小時 2. 本月工時： - 正常時數：160小時 - 平日加班：20小時(1.5倍) - 假日加班：8小時(2倍) Workstem計薪系統自動計算 - 正常工資：160 × $65 = $10,400 - 平日加班：20 × $65 × 1.5 = $1,950 - 假日加班：8 × $65 × 2 = $1,040 - MPF供款：($10,400+$1,950+$1,040) × 5% = $669.50 - 應出糧：$13,390 - $669.50 = $12,720.50
如何選擇計薪系統？
1. 適配性
- 是否支援你的薪酬結構？(固定薪、時薪、佣金制等)
- 能否自訂薪酬項目？(公司特有津貼/扣款)
2. 整合性
- 考勤系統自動導入工時？
- 對接會計軟件(Xero/QuickBooks)？
- 銀行Autopay支援？
3. 合規性
- 是否符合香港僱傭條例？
- 系統更新頻率(法規變更時)
- MPF/報稅功能完整性
4. 易用性
- HR操作界面是否直觀？
- 員工可否自助查看糧單？
- 手機App可用性
5. 擴展性
- 員工增長時能否承載？
- 多公司/多幣別支援？
- 自訂報表功能
6. 成本效益
- 訂閱費用vs節省的人力成本
- 是否有隱藏費用(設定費、培訓費)
計薪系統實施常見問題
Q1: 導入計薪系統會否中斷出糧？
A: 不會。建議在非出糧期開始導入，並進行1-2個月的並行測試(新舊系統同時運行比對)，確認無誤後才完全切換。
Q2: 歷史薪酬數據需要全部匯入嗎？
A: 至少匯入當前財政年度數據，以便年度報稅。更早的歷史數據可選擇性匯入或保留舊檔案備查。
Q3: 如何處理特殊情況(如補發、追薪)？
A: 優質計薪系統支援「薪酬調整」功能，可在當期或下期補發/扣除，並保留完整記錄供審計。
Q4: 系統計算錯誤怎麼辦？
A: 正規系統會提供「薪酬覆核」報表，HR可在出糧前檢查異常(如工資突增/減)。Workstem更提供實時支援協助排查。
Q5: 員工可以查看自己的薪酬計算明細嗎？
A: 可以。現代計薪系統(如Workstem)提供員工App，可查看每期糧單的詳細計算(考勤工時、津貼、扣款明細)，提升透明度。
計薪系統的ROI計算
傳統手動計薪成本(50人企業)
- HR薪酬專員時間：8天/月 × HK$300/小時 × 8小時 = HK$19,200/月
- 錯誤修正時間：2天/月 × HK$300/小時 × 8小時 = HK$4,800/月
- 罰款風險(MPF/報稅延誤)：平均HK$5,000/年
- 年度總成本：HK$288,000 + HK$57,600 + HK$5,000 = HK$350,600
使用Workstem計薪系統
- 系統訂閱費：HK$50/人/月 × 50人 × 12月 = HK$30,000/年
- HR處理時間：1天/月 × HK$300/小時 × 8小時 = HK$2,400/月 =HK$28,800/年
- 年度總成本：HK$58,800
💰 年節省：HK$291,800 | ROI回報率：496%
計薪系統常見問題 FAQ
Q: 計薪系統可以處理多幣別薪酬嗎？
A: 進階系統可以。適合有外派員工或跨境業務的企業，支援多幣別計算並自動匯率轉換。
Q: 兼職員工也能用計薪系統管理嗎？
A: 當然。系統可同時管理全職/兼職/臨時工，自動判別418連續性合約資格，計算相應權益。
Q: 計薪系統能否生成員工成本分析報表？
A: 優質系統提供多維度報表：部門人力成本、加班費趨勢、離職成本分析等，協助管理層決策。
計薪系統相關術語
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