這篇文章開始前，想問一個問題，你還在用Excel計糧嗎？
相信大部分人的回答都是肯定的。只要講到計糧，一定離不開Excel，這已經是每一位需要做Payroll的僱主/僱員必備技能。
那在用Excel處理Payroll的時候，有沒有遇到過以下的情況：
- 花了很多時間學習公式，最後還是不會寫
- 輸入了重複的數據，但是自己尚未察覺
- 運行Payroll後數據無法保存 / 電腦當機
可能中小企業人數少，薪酬的規則也不複雜，所以未必是一個大問題。
但如果公司內沒有專業的HR，可能身為僱主或者Admin的你是否熟知《僱傭條例》中過去12個月平均工資（ADW） / 年假薪酬 / 五分之四疾病津貼 / 離職後的遣散費/長期服務金等內容的計算方式？是否記得MPF的免供款期？何時為員工登記MPF？誰是獲豁免人士？
正是因為《僱傭條例》的內容繁多又難記，不是HR出身的人更難懂得如何管理僱員。
再者，現代社會不停地灌輸「數碼轉型」，「自動化」，「人工智慧」，大家亦深刻體會到科技為企業帶來的高效率的運行模式，所以人力資源系統也基本被普遍使用。而Workstem正是符合香港本地勞工法例的雲端HR系統。
減少人為計算出錯的概率
在計糧中出錯是不可容忍的錯誤，而人手需要操作的數據越多，犯錯的可能性就越大。尤其當僱員數量越來越多，需要輸入的數據可能不止一次。但是在Workstem，只要輸入一次數據，後面就無須做重複性的動作，從而降低了出錯的可能性，確保僱員到手薪酬正確無誤。
幾分鐘完成出糧
Excel的公式確實好用，但是可能你喝完一杯茶後，它可能還在運行，或者直接電腦當機。運算後，需要再去其他平台做出糧的動作。Workstem除了可以滿足萬人同時計糧，亦可以直接Autopay出糧。也就是說，在一個平台內就可以解決所有的Payroll工作。
跨部門協同辦公，保證數據私密性和安全性
薪酬方面是企業最重要和最敏感的資料之一。Excel可以有密碼保護檔案，但是有遺忘的風險。
在Workstem系統中，只有指定權限的人才可以在系統內看到僱員的薪酬信息，包括銀行資料、基本工資、津貼、MPF、報稅檔案等敏感信息，保證了僱員資料的私隱。
自動追蹤考勤時間，根據上下班時間計算人工
一些需要計算時薪和日薪的員工，往往是根據上下班打卡的時間計算。使用傳統考勤機或者紙筆計算的話，則需要將數據導出，再人手輸入至試算表，再進行計糧。Workstem可以將僱員的考勤數據直接連結至薪酬模塊，無需人手添加數據。
僱員可自助查看糧單和稅表
不需要重新做每一位僱員的糧單，再逐個發送或者影印出來給僱員。僱員可以在Workstem的App內自助查詢自己的糧單和稅表。
不遺漏未登記MPF的人士
當新僱員入職，系統會自動提示你何時應該為他登記MPF，第一次出糧是否在免供款期，亦或是他是否屬於獲豁免人士等等。如果公司僱員的MPF是不同的計劃，亦可同時管理。亦可一鍵導出MPF報表（宏利、匯豐銀行、中銀保誠、永明金融等公司）。
符合《僱傭條例》完好保存薪酬紀錄
《僱傭條例》(香港法例第57章) 規定，僱主必須要保存每位僱員的資料和僱傭紀錄，其中包括僱員的姓名，開始受僱日期、職位名稱、薪酬、假期及終止合約所需的通知期等資料。Workstem的薪酬功能，支援導出僱員糧單。
很多人用Excel的一個原因是免費，這的確吸引了很多人。但是中小企業的老闆更需要關注如何做到高利潤、低成本的平衡，而不是把時間和精力花在行政事務上。
Workstem按月付費的模式，可以讓企業老闆節省大量時間成本，縮短人手操作的各種步驟，讓最頭痛的Payroll可以一步就位。就算你並非是一位HR專家，都可以有條不紊地處理公司大大小小的人力資源事務，從最簡單的保存僱員基本資料(P-File)至最複雜的Payroll，通通都能完美搞掂。
延伸閱讀：
《如何選擇人力資源管理系統（Payroll & HR系統）？》
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