中小型企業通常人數較少，員工請假通常以口頭、電話、簡訊或電子郵件方式進行。然而，如果雇主未及時看到消息，或已看到但未及時處理，最終可能導致工資計算多或少。因此，建立一個合規的請假流程可以讓雇主及時審核員工假期，避免遺漏任何請假單，並確保薪資計算無誤。
根據《勞基法》規定，雇主有義務保存員工薪資單、工時、休假等相關資料，保存期限為該員工離職後2年。這樣做的目的是在勞資糾紛發生時提供證據。如果雇主未保存這些資料，將會在糾紛中處於不利地位。
許多企業採用紙質請假單方式管理員工請假。員工需填寫請假單，然後找主管簽字同意，最後再交到HR或雇主那裡。然而，這樣存在以下問題：
- 當主管需要請假或多層審核時，無法及時審核，耗費時間較長。
- 紙質請假單不易儲存，容易丟失，所以審核完成的請假單要交給雇主存檔
有些企業會要求員工在休假前發電郵給主管審核，這樣可以留下紀錄也免去紙質請假單的麻煩。然而，也因為沒有和主管面對面申請而容易出現以下問題：
- 請假的電郵被其他的電郵覆蓋，主管沒有即時看到並回覆。
- 主管看到了郵件但由於在忙，忘記回覆，結果主管以為自己已經處理完成。
論是口頭申請、紙質請假單或電郵，主管仍然可能因為不確定當天有無其他人請假而導致”撞假”，需要查看排班表才能做出審核。此外，主管也可能不清楚員工還有多少假期額度，需要再查詢才能做出審核決定。對於員工來說，他們也不清楚審核進度，有些人甚至會默認請假申請已經通過，直接不來上班。
如何優化雙向溝通，讓請假審核更有條理？
為了讓員工請假及雇主審核假期更加有條理，數位轉型已是必然趨勢。Workstem人力資源管理系統的休假管理功能可以解決你的困擾！不論你所在的行業或公司內的請假流程有多複雜，都可以靈活自定義。
員工可以透過手機App查詢自己的假期額度，並提交休假申請。如果需要請病假等需要證明文件的假期，也可以輕鬆上傳照片作為附件。
在員工提交假單後，如果計劃有變而不需要請假了，亦可以在主管審核前自己取消。
員工在請假單的審核流程中可以查看審核進度和結果，清楚看到現階段是誰在審核，以及是否每個核准人都同意休假申請。
主管在手機App的待審核請假單中可以清楚地看到有哪些請假單需要審核。點開後即可查看員工的請假詳情，包括假期開始和結束時間、請假類型（如特休、病假、生日假等）和附件。
系統內的「假期日曆」可以讓雇主清楚地看到該員工何時還有請假，以及請了哪些假，方便主管判斷是否同意此次的假期申請。
