員工請假亦可進行數碼轉型?

員工請假亦可進行數碼轉型?

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  1. 如何優化雙向的溝通方式,讓假期審批流程更加有條理?

中小型企業的員工人數比較少,需要請假通常以口頭、電話、SMS或電郵的方式。但是如果僱主沒有及時看到消息,或是看到了但沒有及時處理忘記了,導致最後可能算多或算少工資。所以一個合規的請假流程可以讓僱主及時審批員工的假期及不遺漏任何的請假單,也令僱主在計糧時不出錯。

《僱傭條例》中訂明,僱主需要保存員工過去12個月的出勤、假期和薪資紀錄,直至僱員離職後六個月,如果僱傭雙方出現勞資糾紛,沒有紀錄就沒有證據證明,對僱主是十分不利的。

大部分企業可能會要求僱員請假前填寫請假紙,然後找主管簽字同意,最後再交到HR或者僱主那裡,這樣雖然可以留下紀錄,但是有兩個問題可能會出現:

  • 如果遇到主管請假,就無法及時審批。遇到層級嚴格的公司,需要主管先審批,再到經理審批,耗費的時間更長
  • 請假紙不易儲存,容易丟失,所以審批完成的請假紙要交給僱主存檔

也有企業會要求員工放假前發電郵給主管審批,雖然可以留下紀錄也免去請假紙的麻煩,但也因為沒有和主管面對面申請而容易出現以下問題:

  • 請假的電郵被其他的電郵覆蓋,主管沒有即時看到並回覆
  • 主管看到了郵件但由於在忙,忘記回覆,結果主管以為自己已經處理完成

不管是口頭申請還是透過請假紙或電郵,主管亦可能因為不確定當天有無其他人請假導致「撞假」,需要翻出更表查看後才有結論,或不清楚員工需要請的假還有多少額度,又需要再查詢才能做出審批。員工那邊呢?他們不清楚審批進度,亦有人會默認假期審批成功所以直接不來上班。

如何優化雙向的溝通方式,讓假期審批流程更加有條理?

這就是為什麼員工請假及僱主審批假期方面需要進行數碼轉型,以系統化的方式將管理請假的流程更加順暢。

Workstem人力資源管理系統的請假管理功能可以你解決以上的難題!無論你所在的行業或者公司內的請假流程有多複雜,有多少假期的規則,都支援靈活自定義設定。

僱員可以透過手機App 查詢自己的假期額度後再提交請假申請。如果需要請病假這類需要提交證明文件的假期,可以上傳照片作為附件。

假期餘額

在僱員提交請假申請後,如果計劃有變而不需要請假了,亦可以在主管審批前自己取消。

申請假期

僱員在請假單的審批流程中可以查看審批進度和審批結果,亦清楚看到現時階段是誰在審批以及是否每個審批人都同意了請假申請。

審批流程

主管在手機App的待審核請假單中可以一目了然有哪些需要審核的請假單,點開後即能看到員工的請假詳情,包括假期開始和結束時間、請假類型(年假、病假、生日假等)和附件。

審批請假

系統內的「假期日曆」可以讓僱主看到該僱員在何時還有請假,請什麼類型的假,方便主管判斷是否同意此次的假期申請。

請假日曆

延伸閱讀:

《深入了解「假期年」》

《如何合理地設定年假規則?》

Workstem手機App

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