Excel對人力資源而言,重要的地方到底是什麼?

Excel對人力資源而言,重要的地方到底是什麼?

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  1. 如何可以利用自己的才能和價值,在保證正確率的情況下,將3小時的工作縮短至3分鐘?
  2. 人資系統比Excel好在何處?

Excel對雇主和HR而言是否重要?想必這個答案應該很多人會回答「重要」。那重要在哪裏?

雇主需要使用Excel記錄員工資料、算薪、統計出勤數據、編排班表、記錄請假等等。只要是關於數據方面,都需要利用Excel來計算結果。所以HR們都認為Excel很重要!

沒錯,聽起來確實好像Excel十分萬能,但是你又知道它在萬能之下,有什麼方面令到大家又覺得好像萬萬不能?

學習成本高

Excel最強大的就是公式了。但是公式是需要通過學習才能會寫。不停地擠時間學習寫公式,好像花了10小時學習,最後用到的內容也沒有真正幫到自己節省1小時的時間。

重複性工作占用大量時間

例如,算薪時需要從不同的試算表中複製粘貼數據,但是如果數據重複粘貼,你發現了嗎?輸入數據時,數字錯誤,Excel提醒了嗎?時間都花費在了找數據、手動輸入和檢查的方面。

僱員無法協作

同事之間很難同時在一份Excel中工作,需要等待一個人完成後,下一個人才可以繼續做,如果中途出現了數據變更,亦無法追蹤歷史記錄查看原因。並且,不同的設備打開Excel後亦會出現文件無法打開或者格式錯誤的問題,讓協作變得困難。

如何可以利用自己的才能和價值,在保證正確率的情況下,將3小時的工作縮短至3分鐘?

需要花費3小時或者以上的時間做事,讓太多的動作都會慢下來。不僅如此,純手動操作的試算表,沒有輸入錯誤的提示功能,讓出錯率大大提高。

所以你需要一個綜合了「收集 + 整合 + 計算」的平台幫你將行政事務自動化起來。

這個平台就是人力資源系統 —— Workstem

人資系統比Excel好在何處?

自動追蹤數據,實時更新

需要追蹤的數據有什麼?例如,餐飲業、零售業、診所等需要時刻了解員工的考勤情況,當日有沒有遲到 / 早退 / 缺勤,因為時薪員工在一定條件下是可以扣人工的,但是能扣多少人工,亦要另當別論。

Workstem會自動記錄並計算員工打卡上下班的時間、假期餘額、加班時間等內容,最後都將一起計入薪酬數據中,算薪時也不需要再從多個試算表中找數據。

大大減少手動操作,提取有價值的數據,自動生成各類報表

Workstem中的「報表」功能,是一個非常實用的功能:

  • 排班成本報表,提供員工在指定時間內的排班工時及工時成本信息
  • 自動生成員工工資單,每一位員工可以自行下載薪金單
  • 支援一鍵匯出勞健保報表和税表等,無需每一次都手動填寫

自動計算多類別複雜數據,降低錯誤概率

新員工首次勞健保供款時間,月中新入職的員工首月薪資,離職算薪(包括遣散費和長期服務金),年假計算等等,這些是容易被雇主搞混或者出現錯誤的地方。

無論是月中入職還是離職算薪,Workstem都會根據新員工的入職日期自動計算。不同公司內的年假規則不一樣,系統支援用戶自定義設定假期規則,並自動更新每位員工的假期餘額。

多功能自動提示

Workstem中,不同的功能模組會有不一樣的提示功能。例如,為員工編排班表時,若班表時間有衝突或者當天有請假、加班的情況,系統自動標記,提醒你時間上的重疊或當日不需要為此員工排班;在算薪時,提示尚未登記勞健保的僱員;員工請假,系統也會根據時間順序將待審核的請假單置頂在假期申請的首頁,並用不同顏色標註。

所以,這不僅可以節省非常多的時間,是還可以讓雇主對錯誤情況一目了然,立刻做出調整。

最後,當然價格亦是選擇人資系統時最重要的考慮因素之一。Workstem是一個雲端人資系統,根據使用人數付費,可以選擇月付或者年付,隨時購買隨時使用,沒有任何隱藏費用。使用中有任何疑問,會有專業的一對一客服解答疑問。讓Workstem幫你減少算薪錯誤,實現行政事務自動化,工作效率最大化!

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