Excel對人力資源而言,重要的地方到底是什麼?

Excel對人力資源而言,重要的地方到底是什麼?

文章目錄

  1. 如何可以利用自己的才能和價值,在保證正確率的情況下,將3小時的工作縮短至3分鐘?
  2. HR系統比Excel好在何處?

Excel對僱主和HR而言是否重要?想必這個答案應該很多人會回答「重要」。那重要在哪裏?

僱主需要使用Excel記錄員工P File、計糧、統計考勤數據、編排更表、記錄請假等等。只要是關於數據方面,亦都需要利用Excel來計算結果。所以HR們都認為Excel很重要!

沒錯,聽起來確實好像Excel十分萬能,但是你又知道它在萬能之下,有什麼方面令到大家又覺得好似萬萬不能?

學習成本高

Excel最強大的就是公式了。但是公式是需要透過學習才能會寫。不停地擠時間學習寫公式,好像花了10小時學習,最後用到的內容也沒有真正幫到自己節省1小時的時間。

重複性工作占用大量時間

例如,計薪時需要從不同的試算表中複製粘貼數據,但是如果數據重複粘貼,你發現了嗎?輸入數據時,數字錯誤,Excel提醒了嗎?時間都花費在了找數據、人手輸入和檢查的方面。

僱員無法協作

同事之間很難同時在一份Excel中工作,需要等待一個人完成後,下一個人才可以繼續做,如果中途出現了數據變更,亦無法追蹤歷史記錄查看原因。並且,不同的設備打開Excel後亦會出現文件無法打開或者格式錯誤的問題,讓協作變得困難。

如何可以利用自己的才能和價值,在保證正確率的情況下,將3小時的工作縮短至3分鐘?

需要花費3小時或者以上的時間做事,讓太多的動作都會慢下來。不僅如此,純手動操作的試算表,沒有輸入錯誤的提示功能,讓出錯率大大提高。

所以你需要一個綜合了「收集 + 整合 + 計算」的平台幫你將admin級別的工作自動化起來。

這個平台就是人力資源系統 —— Workstem

HR系統比Excel好在何處?

自動追蹤數據,實時更新

需要追蹤的數據有什麼?例如,餐飲業、零售業、診所等需要時刻了解員工的考勤情況,當日有沒有遲到 / 早退 / 缺勤,因為時薪員工在一定條件下是可以扣人工的,但是能扣多少人工,亦要另當別論。

Workstem會自動記錄並計算員工打卡上下班的時間、假期餘額、加班時間等內容,最後都將一齊計入薪酬數據中,計薪時亦不需要再從多個試算表中找數據。

延伸閱讀:《時薪制員工返工遲到,如何合理地扣人工?

大大減少人手操作,提取有價值的數據,自動生成各類報表

Workstem中的「報表」功能,是一個非常實用的功能:

  • 一鍵追蹤418員工,查看哪個員工將要滿足或已滿足連續性僱傭合約
  • 排班成本報表提供員工在指定時間內的排班工時及工時成本信息
  • 自動生成員工工資單,每一位員工可以自行下載薪金單
  • 支援一鍵導出AutoPay報表支援匯豐銀行、中國銀行、渣打銀行、恒生銀行等),MPF報表(宏利、匯豐銀行、中銀保誠、永明金融等)和税表(IR56B, IR56E, IR56F, IR56G),無需每一次都人手填寫

自動計算多類別複雜數據,降低錯誤概率

新員工首次MPF供款時間(僱員強制性供款部分),月中新入職的員工首月糧,離職算薪(包括遣散費和長期服務金),年假計算等等,這些是容易被僱主搞混或者出現錯誤的地方。

Workstem會根據新員工的入職日期和出生日期自動計算出僱員首次供款日和退休日;無論是月中入職還是離職算薪,系統都會自動提取個人數據進行計算;不同公司內的年假規則不一樣,系統支援用戶自定義設定假期規則,並自動更新每位員工的假期餘額。

多功能自動提示

在Workstem中,不同的功能模組會有不一樣的提示功能。例如,為員工編排更表時,若更表時間有衝突或者當天有請假、加班的情況,系統自動標記,提你時間上的重疊或當日不需要為此員工編更;在計糧時,提示尚未登記MPF的僱員;員工請假,系統亦會根據時間順序將待審批的請假單置頂在假期申請的首頁,並用不同顏色標註。

所以,這不僅可以節省非常多的時間,是還可以讓僱主對錯誤情況一目了然,立刻做出變更。

最後,當然價格亦是選擇HR系統時最重要的考慮因素之一。Workstem是一個雲端系統,根據使用人數付費,可以選擇月付或者年付,隨時購買隨時使用,沒有任何隱藏費用。使用中有任何疑問,會有專業的一對一客服解答疑問。讓Workstem幫你減少計糧錯誤,實現行政事務自動化,工作效率最大化!

HR日常工作全部搞定

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