計糧系統究竟比Excel好在何處?

計糧系統究竟比Excel好在何處?

文章目錄

  1. 減少人為計算出錯的概率
  2. 幾分鐘完成出糧
  3. 跨部門協同辦公,保證數據私密性和安全性
  4. 自動追蹤考勤時間,根據上下班時間計算人工
  5. 僱員可自助查看糧單和稅表
  6. 不遺漏未登記MPF的人士
  7. 符合《僱傭條例》完好保存薪酬紀錄

這篇文章開始前,想問一個問題,你還在用Excel計糧嗎?

相信大部分人的回答都是肯定的。只要講到計糧,一定離不開Excel,這已經是每一位需要做Payroll的僱主/僱員必備技能。

那在用Excel處理Payroll的時候,有沒有遇到過以下的情況:

  • 花了很多時間學習公式,最後還是不會寫
  • 輸入了重複的數據,但是自己尚未察覺
  • 運行Payroll後數據無法保存 / 電腦當機

可能中小企業人數少,薪酬的規則也不複雜,所以未必是一個大問題。

但如果公司內沒有專業的HR,可能身為僱主或者Admin的你是否熟知《僱傭條例》中過去12個月平均工資(ADW) / 年假薪酬 / 五分之四疾病津貼 / 離職後的遣散費/長期服務金等內容的計算方式?是否記得MPF的免供款期?何時為員工登記MPF?誰是獲豁免人士?

正是因為《僱傭條例》的內容繁多又難記,不是HR出身的人更難懂得如何管理僱員。

再者,現代社會不停地灌輸「數碼轉型」,「自動化」,「人工智慧」,大家亦深刻體會到科技為企業帶來的高效率的運行模式,所以人力資源系統也基本被普遍使用。而Workstem正是符合香港本地勞工法例的雲端HR系統。

減少人為計算出錯的概率

在計糧中出錯是不可容忍的錯誤,而人手需要操作的數據越多,犯錯的可能性就越大。尤其當僱員數量越來越多,需要輸入的數據可能不止一次。但是在Workstem,只要輸入一次數據,後面就無須做重複性的動作,從而降低了出錯的可能性,確保僱員到手薪酬正確無誤。

幾分鐘完成出糧

Excel的公式確實好用,但是可能你喝完一杯茶後,它可能還在運行,或者直接電腦當機。運算後,需要再去其他平台做出糧的動作。Workstem除了可以滿足萬人同時計糧,亦可以直接Autopay出糧。也就是說,在一個平台內就可以解決所有的Payroll工作。

跨部門協同辦公,保證數據私密性和安全性

薪酬方面是企業最重要和最敏感的資料之一。Excel可以有密碼保護檔案,但是有遺忘的風險。

在Workstem系統中,只有指定權限的人才可以在系統內看到僱員的薪酬信息,包括銀行資料、基本工資、津貼、MPF、報稅檔案等敏感信息,保證了僱員資料的私隱。

自動追蹤考勤時間,根據上下班時間計算人工

一些需要計算時薪和日薪的員工,往往是根據上下班打卡的時間計算。使用傳統考勤機或者紙筆計算的話,則需要將數據導出,再人手輸入至試算表,再進行計糧。Workstem可以將僱員的考勤數據直接連結至薪酬模塊,無需人手添加數據。

考勤明細

僱員可自助查看糧單和稅表

不需要重新做每一位僱員的糧單,再逐個發送或者影印出來給僱員。僱員可以在Workstem的App內自助查詢自己的糧單和稅表。

不遺漏未登記MPF的人士

當新僱員入職,系統會自動提示你何時應該為他登記MPF,第一次出糧是否在免供款期,亦或是他是否屬於獲豁免人士等等。如果公司僱員的MPF是不同的計劃,亦可同時管理。亦可一鍵導出MPF報表(宏利、匯豐銀行、中銀保誠、永明金融等公司)。

MPF供款

符合《僱傭條例》完好保存薪酬紀錄

《僱傭條例》(香港法例第57章) 規定,僱主必須要保存每位僱員的資料和僱傭紀錄,其中包括僱員的姓名,開始受僱日期、職位名稱、薪酬、假期及終止合約所需的通知期等資料。Workstem的薪酬功能,支援導出僱員糧單。

很多人用Excel的一個原因是免費,這的確吸引了很多人。但是中小企業的老闆更需要關注如何做到高利潤、低成本的平衡,而不是把時間和精力花在行政事務上。

Workstem按月付費的模式,可以讓企業老闆節省大量時間成本,縮短人手操作的各種步驟,讓最頭痛的Payroll可以一步就位。就算你並非是一位HR專家,都可以有條不紊地處理公司大大小小的人力資源事務,從最簡單的保存僱員基本資料(P-File)至最複雜的Payroll,通通都能完美搞掂。

延伸閱讀:

《Excel對人力資源而言,重要的地方到底是什麼?》

《除了Excel, 還有什麼計糧好工具?》

《如何選擇人力資源管理系統(Payroll & HR系統)?》

一鍵計糧,2分鐘搞定

(文章內容和資料只供參考,有關資料的準確性和可靠性請根據政府最新的條例為準,本公司不代表任何法律意見。如需轉載文章或內容,請先聯絡我公司或附上本文連結,并標明轉載來源。)

相關文章

連續性合約法規變動:從418到468
連續性合約法規變動:從418到468
香港最近通過了一項對連續性合約的重要法規變動,由原本的「418」條例改為「468」方案。這一變動對僱主和僱員產生了重大影響,帶來了一些挑戰和變化。在解析...
閱讀全文
公司醫保購買指南:選擇公司醫保的五大事項
公司醫保購買指南:選擇公司醫保的五大事項
面對疫情、移民潮以及人口老化等問題,香港過去兩年的勞動人口驟降了約14萬人。因此,吸引和留住人才成為各大小企業的首要任務。根據2023年本地留才策略的調...
閱讀全文
公司醫保續保 | HR 必讀的5個要點
公司醫保續保 | HR 必讀的5個要點
公司醫療保險,通常簡稱公司醫保,是一種由僱主提供的福利計劃,旨在為公司的員工提供醫療保障。通常為員工提供一定程度的醫療保險,以應對疾病、意外傷害和...
閱讀全文

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *