薪酬(Payroll)系統究竟比Excel好在何處?

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這篇文章開始前,想問一個問題,你還在用Excel計薪嗎?

相信大部分人的回答都是肯定的。只要講到計薪,一定離不開Excel,這已經是每一位需要做Payroll的僱員/僱主必備技能。

那在用Excel處理Payroll的時候,有沒有遇到過以下的情況:

  • 花了很多時間學習公式,最後還是不會寫
  • 輸入了重複的數據,但是自己尚未察覺
  • 運行Payroll後數據無法保存 / 電腦當機

可能中小企業人數少,薪酬的規則也不複雜,所以未必是一個大問題。

但如果公司內沒有專業的HR,可能身為僱主或者admin的你是否熟知《僱傭條例》中過去12個月平均工資(ADW) / 年假薪酬 / 五分之四疾病津貼 / 離職後的遣散費或長期服務金等等內容的計算方式?是否記得MPF的免供款期、何時為員工登記MPF、誰人是獲豁免人士?

正是因為《僱傭條例》的內容繁多又難記,不是HR出身的人更難懂得如何管理員工。

再者,現代社會不停地灌輸「數碼轉型」,「自動化」,「人工智慧」,大家亦深刻體會到科技為企業帶來的高效率的運行模式,所以人力資源系統也基本被普遍使用。而Workstem正是符合香港本地勞工法例的雲端HR系統。

  1. 減少人為計算出錯的概率

在薪酬計算中出錯是不可容忍的錯誤,而人手需要操作的數據越多,犯錯的可能性就越大。尤其當員工數量越來越多,需要的輸入的數據可能就不止一次。但是在Workstem,只要輸入了一次的數據,後面就無須做重複性的動作,從而降低了出錯的可能性,確保員工到手人工的正確無誤的。

  1. 幾分鐘完成計糧至出糧的過程

Excel的公式確實好用,但是可能你喝完一杯茶後,它可能還在運行,或者直接電腦當機。運算後,需要再去其他平台做出糧的動作。Workstem除了可以滿足萬人同時算薪,亦可以直接Autopay出糧。也就是說,在一個平台內就可以解決所有的Payroll工作。

  1. 跨部門協同辦公,保證數據私密性和安全性

薪酬方面是企業最重要和最敏感的資料之一。Excel可以有密碼保護檔案,但是有遺忘的風險。

在Workstem系統中,只有指定權限的人才可以在系統內看到員工的薪酬信息,包括銀行資料,基本工資,津貼,MPF,報稅檔案等敏感信息,保證了員工資料的私隱。

  1. 自動追蹤考勤時間,根據上下班時間計算人工

一些需要計算時薪和日薪的員工,往往是根據上下班打卡的時間計算。使用傳統考勤機或者紙筆計算的話,則需要將數據導出,再人手輸入至試算表,再進行薪酬計算。Workstem可以將員工打卡時間直接連結至薪酬模組,無需自己添加數據。

  1. 員工可自助查看薪金單和稅表

計完薪不需要重新做每一位員工的薪金單,再逐個發送或者影印出來給僱員。員工可以在Workstem的僱員App內自助查詢自己的薪金單和稅表

  1. 不遺漏未登記MPF的人士

當新員工入職,系統會自動提示你何時應該為他登記MPF,第一次出糧是否在免供款期,亦或是他是否屬於獲豁免人士等等。如果公司員工的MPF是不同的計劃,亦可同時管理。當然忘不了MPF報表(宏利、匯豐銀行、中銀保誠、永明金融等公司),支援一鍵導出。

  1. 符合《僱傭條例》完好保存薪資紀錄

《僱傭條例》(香港法例第57章) 規定,僱主必須要保存每位員工的資料和僱傭紀錄,其中包括員工的姓名,開始受僱日期、職位名稱、工資、假期及終止合約所需的通知期等資料Workstem的薪酬功能,支援導出僱員薪金單,僱員支付歷史和依據薪金單設定顯示薪酬項目,導出一期或多期的工資數據。

很多人用Excel的其中一個原因是免費,這的確吸引了很多人。但是中小企業的老闆更需要關注的如何可以做到高利潤低成本的平衡,而不是把時間和精力花在行政事務上。

Workstem按月付費的模式,可以讓企業老闆節省大量的時間成本,縮短人手操作的各種步驟,讓最頭痛的Payroll可以一步就位。就算你並非是一位HR專家,亦都可以有條不紊地處理公司大大小小的人事事務,從最簡單的幫你保存員工基本資料(P File)至最複雜的Payroll,通通都能完美搞掂。


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