計糧時最容易出錯的地方,你遇到過嗎?

計糧時最容易出錯的地方,你遇到過嗎?

文章目錄

  1. 為什麼會導致計糧錯誤?
  2. Workstem計糧好幫手!
  3. Workstem和HSBC的集成解決方案

不少港人喜歡到外地旅遊,本港餐飲、零售等行業的生意不免受到影響,僱主收支緊張,亦對公司經營愈加謹慎,尤其是在計糧方面,不容許絲毫錯誤以影響公司運營。

計糧並不只是每月發放固定薪酬,而是一個複雜的計算過程。既需統計上班/請假天數,遲到/早退/加班等考勤數據,又要整合勤工獎、津貼、佣金、MPF供款等各種薪酬項目。且每位僱員的考勤/假期等相關薪酬數據都不同,若其中一個環節出現了錯誤,那上百人的公司可能要面臨巨大損失。不僅如此,僱員還會對公司失去信任,每月反覆和HR確認計糧情況,導致惡性循環。

為什麼會導致計糧錯誤?

在人手計糧過程中,以下幾種情況最容易出現數據錯誤:

  • 需要人手處理的數據過多

若僱員在餐飲業,零售業,酒店業或診所等行業工作,多數需要根據更表上班,以計算實際上班時數,且遲到/加班/補鐘等考勤規則繁雜。若一直在用傳統紙筆打卡,需要HR人手輸入數據至電腦,在此過程中,電腦是不會提示數據錯誤的。因此,HR很難發現,僱員排班,考勤,假期等數據會不會因為自己按錯鍵盤而導致出糧金額錯誤。

  • Payroll文件未有完整保存

一些SMEs使用Excel計糧後,不僅需要保存電子文檔,亦會留存匯出的紙質文件。但是,每一個電子文檔未有創建響應的文件夾,或是紙質文件並未有一個專門的櫃子保存,導致文件非常分散,從而出現相關文件遺失,缺少數據的情況,無法及時發放糧單給僱員。

延伸閱讀:主需要保留員工哪些僱傭紀錄?》

  • 12個月平均工資(ADW)難計算

假日薪假日薪酬、年假薪酬、4/5疾病津貼等一些法定權益項目必須要用12個月平均工資(ADW)來計算。而計算ADW極其複雜,還需要剔除「不予計算在內」的期間及工資,所以,僱主必須要將算入工資及不算入工資的薪酬項目釐清,準確追蹤ADW,保障僱員法定權益。

  • 僱員登記強積金計劃(MPF)時間不一致

一般一般僱員和臨時僱員登記強積金的時間亦有分別。一般僱員(年滿18歲至未滿65歲)連續受僱60日或以上,則需要在受僱首60日內登記MPF。臨時僱員(建造業或飲食業)是指年滿18歲至未滿65歲,按日僱用或僱用期少於60日的人士,需要在受僱首10日內登記MPF。

延伸閱讀:《不符合418的僱員無須登記MPF?》

  • 並非是專業HR計糧

一些初創企業一些初創企業,小型公司沒有專門負責計糧的HR,多數是僱主/Admin來計糧。一方面,他們對《僱傭條例》或公司內部的薪酬規則沒有系統性的了解,很難保證合規出糧;另一方面,僱主/Admin本身還有很多其他的工作要做,會出現工作超負荷的狀態。

  • 未及時跟隨最新實施的法例政策

2007年恰逢《僱傭條例》修訂,但香港Pizza Hut自2007年開始,計錯糧10年,超過3,000名僱員一直少收假日薪酬,平均每年少收了1%年薪。這種例子多不勝數。法律是持續更新及完善的,當新的政策實施後,公司需要及時根據新政策,調整內部人事管理規定,保證公司合規出糧。

Workstem計糧好幫手!

就算是做了十幾年的HR來人手計糧,也無法保證100%不出錯。想做到快速、準確、合規出糧,您需要一個專業的計糧系統,Workstem雲端計糧 & 一站式人力資源管理系統可以助您高效完成計糧,節省大量時間及人力成本,就算千人同時計糧,系統一樣快速穩定。除此之外,Workstem的排班、考勤、假期、強積金、報稅等功能一應俱全,幫您減少行政工作壓力,從繁雜的HR工作中解脫出來。將更多時間用在增加公司營收上。快來免費試試吧!

Workstem和HSBC的集成解決方案

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