如何合理地設定年假規則?

如何合理地設定年假規則?

文章目錄

  1. 年假需要安排多少日?
  2. 年假日數如何發放?

《僱傭條例》中規定的有薪年假可以算是法定年假,即有薪年假的最低要求。公司在安排訂立有薪年假規則時,須以《僱傭條例》為基準,自行設定的有薪年假日數不可低於條例所訂明的日數。

年假需要安排多少日?

根據《僱傭條例》,僱員若符合418規則,即按連續性合約受僱。工作滿12個月,便可享有有薪年假最少7日。之後可以根據工作年資,逐年遞增可享有的年假日數。若連續受僱滿9年,則可以享受最高14日的年假。

服務年期 可享有的有薪年假日數
1 7
2 7
3 8
4 9
5 10
6 11
7 12
8 13
9或以上 14

以上是法定有薪年假日數數,當然大部分的公司為了吸引和留住人才,都會多給員工幾日的「有薪福利年假」,常見的有12日、14日及15日,再根據服務年期另加有薪年假日數。

年假日數如何發放?

關於年假如何發放,需要考慮以下幾個方面:

    1. 何時發放(發放週期):按月還是按年
    2. 假期年週期:共同假期年VS根據僱員入職日期計算年度週期
    3. 按比例計算:年中入職的僱員,如何計算可享有的年假日數
    4. 試用期:入職多久後才能申請年假
    5. 清假:按共同假期年,還是按僱員個人的入職日期
    6. 額度累積:是否允許將今年累積的額度,轉至下一年

1.設定年假發放週期

一整年的年假額度發放頻率,也就是HR常說的年假週期。公司可以自行設定內部的規則。最常見的兩種:

  • 按月根據比例發放,可以在月頭或者月尾,最常見的是在月尾給予一個月累積的
  • 按年一次性給予,可以在年頭或者年尾,最常見的是在年初給予整一年的

2.假期年的基本概念

年假額度,指的是一整年的額度。如何界定假期年度的開始日期和結束日期?通常分為兩個概念,「共同假期年」和「僱員的入職日作為假期年度開始日期」。

共同假期年

  • 《僱傭條例》上的解釋是,僱主可指定任何連續12個月爲其所有僱員的共同假期年。
  • 如果僱員不是在共同年開始的日期入職,則要按比例計算年假額度。
  • 在這種年假週期的情況下,因為入職日期的不同,會導致第一年的年假額度不同。

根據僱員入職日期計算年度週期

  • A僱員5月1號入職,他的假期年為5月1號至下一年的4月30號。
  • B僱員6月1號入職,他的假期年為6月1號至明年的5月31號。
  • 用這種方式算假期年,每位僱員的第一年的年假額度一樣,但是每個人都有不同的週期開始和結束日。

延伸閱讀:《深入了解「假期年」》

3.按比例計算

當企業采用的是「共同假期年」制度,比如1月1號至12月31號為一個年度週期。對於年中入職的員工,他們無法享受整個年度的假期額度。那應該如何計算呢?

比如,有一名僱員是7月1號入職,從7月1號到12月31號,一共有184天。2020年是閏年,共366天。按公司規定整年的額度為12天。該僱員今年的年假額度為: 184 / 366 * 12 = 6天

4.試用期

新員工入職,公司一般都會有3個月的試用期,也有公司長達6個月。僱主有權設定試用期內不能請年假,如果員工請假可當作no pay leave。只有試用期滿,成功轉成正式員工後,方可享受公司福利。

注意⚠️ 試用期不能請年假不代表沒有年假,公司需要給試用期員工累積年假。

5.清假

「清假」的意思指,僱員在當前假期年累積的所有年假日數,需要在該假期年全部使用完。當假期年完結時,所有未使用完的年假會被清零,即無法在下一個假期年繼續使用的。

假期年的規定區別於不同的公司,所以清假的時間亦會有所不同。

舉例來說,公司規定假期年是共同假期年,1月1日至12月31日。於今年共有12日年假,但是在該假期年中,我一共只申請了10日年假,還有2日是未使用的。所以我需要在12月31日前,申請最後兩日的年假,這就是「清假」。

如果公司定的假期年是根據僱員入職日作為假期年,我於2019年7月2日入職,公司給予我12日的年假,我的假期年就是2019年7月2日至2020年7月1日。但是在該假期年中,我一共只申請了9日年假,還有3日是未使用的。所以我需要在2020年7月1日前,申請最後3日的年假。

6.額度累積

上面講到有的公司會要求員工清假,這並非《僱傭條例》的強制規定。有的公司考慮到並非所有僱員能夠有時間在年底清完年假,所以允許將部分的額度累積到下一年度使用。例如有公司內的年假是12天,允許員工最多將5天未放取的年假轉至下一年。

不得不說,年假的申請、發放和計算可以算是所有假期類型中最為複雜且有很多限制,尤其不同的公司有不一樣的規定。假期管理是人力資源管理系統中一個重要的模組,特別需要自定義功能。對於僱主和HR而言,一次過的設定,即可以省去花費在行政工作上的大量時間和精力。

Workstem可以幫手自動根據員工入職時間,決定是否能夠申請假期,以及公司內員工的未使用的年假是否可以轉至下一年,是否可以超額申請等等。強大且靈活性極高的自定義功能,可以滿足不同公司對於年假的不同要求。
假期管理
延伸閱讀:《僱員離職,未放年假如何處理?》

假期管理

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