一家企業的日常運營，必備管理系統（must-to-have）通常有三款ERP，CRM和HRM，分別面向企業財務，銷售和人力資源三大核心領域的管理。市面上有大量的ERP和CRM系統的介紹文章，今天我們集中給大家介紹一下如何選擇計薪系統/人力資源管理系統。
企業管理數碼化轉型已是大勢所趨，香港企業尤其是資源有限的中小企，應該如何借助科技的力量，實現人力資源管理的數碼化轉型呢？
目前香港企業是如何管理人力資源和計糧工作的？
大型企業的解決方案（Workday/SAP+本港Payroll系統搭配使用）
由於預算充足，香港大型企業通常選擇Workday，SAP這樣的全球性廠商的人力資源管理系統，這些系統可以覆蓋企業的大部分需求：招聘管理，員工入職，排班，考勤，假期，評估，員工自助服務等等。唯獨需要符合香港本地法規的計薪模組（通常包括計薪，MPF和報稅三部分）需要連接第三方產品，這時企業需要支付另外一筆費用用於定制一個與Workday/SAP HRM系統相連的Payroll系統。
這種世界級HRM系統+本港Payroll系統的搭配本身存在很大落差，但也是大型企業的無奈選擇。這樣的組合在使用過程中確實存在諸多不便，單單員工信息，考勤數據，假期餘額在兩個系統之間的導出/導入，以及相關數據的準確性/一致性檢查就會耗費HR團隊大量的時間和精力，更不用說同時維護兩套系統的時間和人力成本了。
中小企業的解決方案（傳統排班/考勤系統+Excel手動計薪）
因為預算有限，中小企業通常使用手動方式（主要是Excel）管理人力資源和計薪工作，對於涉及大量兼職僱員，時薪/日薪制行業，如飲食業，零售業，基本都開始採用排班/考勤系統。
香港市面上的排班/考勤系統種類繁多，拍卡機，門禁系統，GPS打卡系統，人臉識別打卡系統，完全沒有統一的規範和標準，企業HR在導出考勤數據後，需要先對考勤數據進行手動調整（遲到/早退/缺勤/OT等等情況），然後再匯入Excel計薪，整個流程不但耗時耗力，還會經常出錯。
這樣的管理方式更大的問題是如何符合《僱傭條例》相關條例？比如713條例（ADW）是需要系統嚴格追踪/運算過去12個月的平均日工資才能保證數據準確的。
此外，法定假日上班後如何進行補假管理，法定假日加班計薪等等都是極難處理的問題，僅僅依賴一個排班/考勤系統，根本無法實現人力資源管理的合規性。
企業為什麼應該選擇一站式人力資源管理系統？
一個系統覆蓋所有需求，入職，排班，考勤，假期，計薪，MPF和報稅。省去的數據在不同系統間的導出/導入，同時也省去了大量的手動調整，人工檢查的過程。下文會結合Workstem售後服務時的經歷，總結出下列案例分析。
經典案例一：OT工資計算
案例背景說明：
- 僱員Billy一天多班次，在不同地點打卡，上午（9:00-12:00）在Store A工作，下午（13：00-18:00）在Store B工作。在Store A正常工作日加班3個小時，在Store B休息日加班2個小時。根據20：00-22：00加班的OT rate為1.5倍，23：00-4:00 OT rate為2倍，加班費如何計算？
傳統方式（單獨使用排班考勤，計薪系統的處理方式）：
- HR首先需要從排班考勤系統將全體僱員的排班報表、考勤報表導出。
- 在Excel中對全體僱員的排班報表、考勤報表進行檢查，對比，手動調整遲到，早退，加班和請假的時長。
- 對Billy的加班時長進行手動分類，統計。
- 使用Excel公式進行計薪，或者將計算好的正常工作時長，不同時間段的OT工作時長，導入計薪系統，通過計薪系統的運算計算出Billy當月的工資，僱主和僱員分別需要供款的MPF金額。
- 整個計薪過程涉及多個系統間的報表導出，檢查，手動調整，導入。並需要使用大量的Excel表格，最重要的是，在每月檢查和統計時，工作內容繁重且複雜。
使用一站式人力資源管理/計薪系統的處理方式：
使用一站式系統進行一站式排班，考勤，假期管理和計薪系統則高效很多。
- 以Workstem為例，可批量新增、批量確認、按人複製班次、按時間複製班次，高效便捷，一目了然！系統支持同一天，不同班次，不同地點的排班模式。
- 「Web+App」實時同步可以支持工作日、休息日加班自動計時，主管對加班單可在手機APP中審批，提高了整個流程的效率，準確度和透明度。
- 針對於OT rate的設置，可在固定薪酬項內設置兩個OT rate, OT rate 1為1.5倍，OT rate 2為2倍。Workstem計薪模塊內置函数公式，一次設置後可自動計算僱員每月的OT時長，以及OT工資數額。
- Workstem一站式人力資源管理/計薪系統，可將傳統計算OT工資的計算效率提升90%以上，並可支持各種複雜的OT計算方式，計算的準確性也更有保障
經典案例二：非固定薪酬項的處理
案例背景說明（報稅）：
- 假設針對於經理級別僱員，可申請600元交通津貼。而非經理級別僱員，無交通津貼。面對此情況，僱主該如何將交通津貼加入到後續的稅表中呢？
傳統方式（單獨使用計薪系統的處理方式）：
- HR通常以手動輸入的方式新增一個【交通津貼】的薪酬項目去實現
- 因為不是全體員工都有的薪酬項目，需要HR篩選僱員，然後個別增加，費時費力
- HR在準備僱員IR56B稅表時，需要仔細區分不同僱員的需報稅薪酬項，以保證IR56B報表的準確性
使用一站式人力資源管理/計薪系統的處理方式：
- Workstem的【入職模塊】中存有每一位僱員的檔案信息
- Workstem系統提供了一個強大的函數：GetEmployeeInfo（可自動從Workstem【入職模塊】中的【僱員信息】中獲取僱員的相關數據項）
- 在Workstem計薪模塊中新增一個【交通津貼】的薪酬項目，並通過GetEmployeeInfo函數給經理級別的僱員自動增加這一薪酬項目
- 在Workstem報稅模塊中將【交通津貼】這一薪酬項目添加到【入息增項】中，這樣Workstem會在生成IR56B稅表時，自動幫經理級別的僱員加入【交通津貼】這一入息增項，全過程自動化，無需手動調整，省時省力
案例背景說明（MPF供款）：
- 假設針對銷售崗位的僱員，可申請500元通訊補貼。非銷售崗位的僱員，無通訊津貼。對此情況，僱主該如何將通訊補貼加入到MPF供款中？
傳統方式（單獨使用計薪系統的處理方式）：
- HR通常以手動輸入的方式新增一個【通訊補貼】的薪酬項目去實現
- 因為不是全體員工都有的薪酬項目，需要HR篩選出銷售崗位的僱員，然後分別為其增加【通訊補貼】薪酬項
- HR在準備每月的MPF供款結算書時，需要仔細區分銷售崗位和非銷售崗位僱員的MPF相關入息項目，以保證MPF供款結算書的準確性，整個過程非常的複雜，且出錯概率很高
使用一站式人力資源管理/計薪系統的處理方式：
- Workstem的【入職模塊】中存有每一位僱員的檔案信息
- Workstem系統提供了一個強大的函數：GetEmployeeInfo（可自動從Workstem【入職模塊】中的【僱員信息】中獲取僱員的相關數據項）
- 在Workstem計薪模塊中新增一個【通訊補貼】的薪酬項目，並通過GetEmployeeInfo函數給銷售崗位的僱員自動增加這一薪酬項目
- 在Workstem福利模塊中將【通訊補貼】這一薪酬項目添加到【MPF相關入息】中，這樣Workstem會在生成MPF供款結算書時，自動幫銷售崗位的僱員加入【通訊補貼】這一【MPF相關入息】項，全過程自動化，無需手動調整，省時省力
- Workstem還會根據僱員的入職日期，年齡，退休日期，離職日期等等考慮到多方面的因素，為您進行最準確的MPF供款計算
最後，再為您介紹Workstem系統內置公式/函數引擎
- 適應度高，使用範圍廣，可以自動從【入職模塊】，【排班考勤模塊】和【假期模塊】獲取相關數據項，並在【計薪模塊】中借助類似Excel的公式客制各種薪酬項目，滿足HR對計薪的多樣化需求。客制的薪酬項目可在【福利模塊】選擇是否添加為【MPF相關入息項目】，在【報稅模塊】中選擇是否添加為【入息增項】，最後一站式自動化為HR生成計薪工作需要所有報表
- 設置函數公式即可解決複雜的計薪問題，Workstem已將每個公式/函數的功能說明，使用方法，參數設置和示例以【小提示】的方式內置在系統中，大大降低了HR的學習和使用成本
如果您正在尋找一款專業的HRM系統，那麼Workstem雲端計薪&一站式人力資源系統不僅可以幫您將考勤、假期管理專業化，還可以快速、高效、準確的從支薪記錄和考勸記錄中計算12個月平均工資。所有功能一網打盡！現在加入我們還可立即享受14天免費試用！
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