編更表太費時?教你如何使用編更app系統搞定排班表

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Workstem在和合作夥伴管理層溝通時,發現排班問題仍是他們的通病。讓人感覺無可奈何,卻又不得不習以為常。好像編更表本身就是困難的,尤其在處於疫情的特殊時期,本文分享以下三個實際案例,您是否感同身受?

「在家辦公」

根據美國Enterprise Technology Research(ETR)的調查,由於新冠疫情的爆發,2021年全球永久在家辦公的僱員比例預計增加一倍,目前全球約72%的僱員遠程工作。

「在家辦公」潮流湧來,成為新常態。在這種情況下多數企業和僱員都偏好採用「混合型」工作模式,即企業容許僱員實際返工與在家辦公並存。

這種新工作模式較有彈性,然而也面臨巨大挑戰。例如僱員更表如何編排?如何實時查詢和計糧考勤時間?

在此工作模式下,保證將僱員的工作和產出透明化、可視化,是滿足企業遙距辦公管理的基本需求。

「無桌工作者」

針對於行業像餐飲企業、物業公司、美容機構來說,僱員大多都是「無桌工作者」,比如餐廳的僱員,物業安全管理員(保安)、設備管理員(水電工)、衛生管理員(保潔),美容機構的美容師等等。這類無桌,行動工作者的工作時間都靠排班來規劃,因此,對於排班靈活性的需求高。

當面對僱員休假/病假需尋找替補時,常令人不知所措。一旦出現錯誤,一個人力將會影響到整個流程的正常運行,費時又費力。那麼,如何解決繁瑣的替班問題呢?

「一日多班次」

在處理複雜編更時,餐飲該如何做呢?因為由於其行業特殊性,需要時刻安排人手在崗位上。在僱員的午飯休息時間,一般餐廳無法實施「真放飯」。如果讓全部僱員休息,會出現「服務斷層」的情況,換言之,人手將不足應付工作,但又不能在用膳時間再請額外人手去頂替。所以在很多情況下,正在吃飯中的僱員通常被迫或自願出去幫忙,即使客人享受到了快速服務,但僱員也因此犧牲了該僱員一天10多個小時工作中唯一的休息時間。

針對此情況,僱主則需利用排班時數來配合。例如選擇4小時更,9小時更,進行多班次排班,促進人力資源的高效使用。那麼如何進行複雜的多班次排班呢?

處理以上三種情況所帶來的排班問題,僅使用Workstem手機端-Workstem One App即可輕鬆搞掂!

電腦不在旁? 手機照舊進行排班工作

Workstem App端提供「僱員列表」,在排班前,可查看管理的所有僱員。在人多的情況下,可按照「職位」「部門」以及「辦公打卡點」篩選功能進行查看,便於尋找。

利用「排班日曆」+「常用班次時間模板」閃電排班

極速排班
排班-按人複製班次

利用「班次複製」功能,一秒排完一年的班次。排完班後直接發佈,僱員可即時在App端上看到主管為自己安排的工作時間和地點。

針對於「在家辦公」工作者來說,有效快速的更表,即避免了與公司戰略方面的脫節。同時,僱員即時看到排班時,增加了更多與公司的接觸和互動,仿佛處在同一空間裡,沒有任何的疏離感,讓「遙距辦公」不再被局限。

實時查詢&自動計糧考勤時間

僱主想要查看某個工作地點當日有哪位僱員上班,以及考勤狀態如何?

實時查詢考勤狀態
自動計糧考勤時間

「考勤概況」可實時顯示僱員打卡狀態,透過右上角的「篩選」功能,還可分類查看不同職位、部門和辦公打卡點的僱員。

Workstem 會為您自動存儲「原始打卡記錄數據」,且標記出僱員遲到/早退/曠工/外勤等異常打卡狀態、僱員上班打卡時間/下班打卡時間、實際出勤小時數以及僱員所屬工作地點。

如何解決繁瑣的替班問題?

僱員輕鬆「換班/替班」

僱員換班/替班

在同事允許的情況下,僱員可以查看同事的假期、班次信息,同事之間可以相互替換班次

同事之間在自願替換班次的前提下,預防了由僱主直接去安排班次出現僱員有不滿、抱怨情緒的情況。繞開了很多不必要的溝通環節,排班效率大大提升。

極速替班,避免了由於人員調動而對於工作正常運行產生的負面影響。僱主再也不用苦惱僱員請假,去費力尋找替補人員。

一日多班次排班,如何解決複雜排班?

排班-一日多班次

排班時數靈活配合,系統支持一日多地點,多班次的排班。將僱員的每一個工作時間段&項目分類清楚。

彈性的工作時間安排有諸多好處,但「彈性」也同時成為了管理僱員困難的因素之一。

更具體的來說,彈性工作制對於提升管理水平的要求非常嚴苛。所谓“工具善其事,必先利其器”,人力資源管理系統诞生之初就是為了達到重塑人才管理的效果。

Workstem雲端計薪&「一站式 」人力資源系統幫您做到精細化管理,合理的分配排班,又可以高效跟進和管控結果。點擊鏈接,現在加入我們並立即享受14天免費試用!

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