本月中旬，颱風「圓規」吹襲本港。不少車長向汽車交通運輸業總工會投訴，並指控九龍灣廠管理層突然將他們原有的工作更表更改為8小時，部分車長更被直接告知翌日已改為編休日。換句話說，被波及的僱員因此喪失了獲得颱風津貼資格。
九巴消息人士進一步解釋是根據天文台及早公佈消息，才會及早進行人手調整及車務調動。對可能存在的通知不到位的情況表示抱歉，並承諾進一步檢討並完善人手編配等安排。
在職場中，相信不少僱主或HR都會因為一些意外情況不得不增加或減少人手配額的情況，那麼如何在這樣的情形中與僱員平等溝通，相互理解，一起度過難關呢？Workstem將為您詳細解答。
為何更表「最基礎」也「最重要」？
通常來說，需要打卡上、下班的員工都是根據更表上班。如果是坐辦公室的員工，很少有見班次一說，大部分都是九至六，僱主只需要在入職手冊中告知上下班時間，用膳時間和固定休息日時間即可。
但如果是賣場銷售、生產線、服務業、診所等需要輪班的員工，更表就相對來說比較複雜。不僅需要安排員工的上下班時間、用膳時間、休息日時間，如果有多個返工地點的公司，還要為員工不同的更表中增加指定的上班地點。
由於輪班工作的員工一般都需要根據銷售時間，生產任務或其他實際情況來調整更表，所以HR/主管/店長一般會按周或者半月來排一次更表。給員工編排好班更之後，就需要第一時間讓員工們知道自己未來的更表，保證工作的正常開展。
同樣地，在僱主或HR安排更表或臨時進行調整時，除了要滿足企業內部需要，更要考慮僱員自身意願。在管理者以人為本的工作理念影響下，團隊的業績和工作效率的提高更是水到渠成的結果。
編排更表傳統解決方案
在沒有使用專業排班系統的情況下，企業比較常見的做法有以下兩種，但存在一定弊端。
用Excel編排後，透過郵件/社交平台發給員工
這種方法是用Excel根據員工或Team分類編排後，再發至員工的電郵或社交媒體帳號。
即使使用這種方法相對比較有效率，不過會對新手僱主或HR有一些函數方面的技術性要求，在其查看存檔的歷史排更數據時也偶爾會眼花撩亂。
另外，在收集僱員出勤意願時，還是需要使用效率不高的方法一個一個詢問，紀錄，再錄入表格，難免會造成信息遺漏，引起僱主和僱員不必要的爭執。
對於僱員來說，老闆或HR使用這種方法編排很難讓他們及時得到更新信息，像一些長者員工、司機師傅、工廠工人、清潔姐姐只有手提電話，但是沒有電郵，對社交網絡也不能熟練使用。這種情況下，如更表需要及時編輯，很難讓員工從繁雜的表格中迅速找到自己新的工作安排計劃。
在日曆上書寫編排後，貼在指定的上班地點
這種方法幾乎沒有對僱主的技術要求，同樣也是最簡單，直接的方法。但相似地，如果遇到特殊情況，這種辦法會讓人事工作變得更麻煩。
例如，如果員工臨時有事需要請假，或者遇上高峰期需要加人手，僱主只能在日曆上用筆改，最後的日曆可能就「花晒」。
而且如果無法即時收取最新的更表，員工容易出現記錯要上班的班次，導致沒有按時返工。即便HR和僱主盡職盡責，會通過電話和訊息的方式與其他員工進行一次一次的溝通，確定新的更表編排，也會耗費很多的人力物力，最終導致「燃眉之急」無法被及時解決。
Workstem如何以編排為起點，24/7支援您的HR工作
以上的方法一直被沿用，給人一種「人事管理本身就是一份繁雜且耗費時間苦差」的刻板印象。
Workstem專注於精簡人事工作流程，作為全港最強大的雲端一站式人力資源系統，我們早在2019年年底就對傳統解決方案進行了一次「革新」。
支援僱員「手機報更」，主管/店長排班更靈活
僱員可使用Workstem One App在日曆中添加自身期望工作時間和排班偏好，HR或僱主可通過Web+App快速靈活排班，節省溝通成本。
當僱主完成排班更改操作時，員工手機端可即使收到提醒，確保變更不遺漏。
另一方面，Workstem致力於建設最簡潔的頁面設置，即使是對手機程序一無所知的僱員也可以三分鐘輕鬆上手。
相似地，老闆和HR即便對函數公式設置沒有了解，強大的系統也能助您輕鬆搞掂以往麻煩的排班步驟。
支援多種「複雜排班模式」
僱主和HR同時可以使用系統，進行複雜的排班。例如，一日內多次+多工作地點排班，跨夜班次排班，並按照對應工作內容進行更表編排。
相比於傳統方法，Workstem提供更加便捷的選項，幫助用戶Web+App雙平台為員工五分鐘內搞掂所有排班，將發布效率提高十倍以上。例如，為多個員工/多個工作日批量排班，按人複製班次，按時間段複製班次等。
此外，當員工返工收工，同樣地在手機App內按一下就完成打卡。打卡數據不需要手動輸入電腦，系統內自動計算。這就是排班考勤連在一起的好處，從此對「兼職admin」Say Bye Bye啦！
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