計薪系統/人力資源管理系統點揀好? 系列二:一站式人力資源管理系統,定係考勤系統,假期管理系統,計薪系統分別購買?

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一家企業的日常運營,必備管理系統(must-to-have)通常有三款ERP,CRM和HRM,分別面向企業財務,銷售和人力資源三大核心領域的管理。市面上有大量的ERP和CRM系統的介紹文章,今天我們集中給大家介紹一下如何選擇計薪系統/人力資源管理系統。

企業管理數碼化轉型已是大勢所趨,香港企業尤其是資源有限的中小企,應該如何借助科技的力量,實現人力資源管理的數碼化轉型呢?

一、目前香港企業是如何管理人力資源和計糧工作的?

大型企業的解決方案(Workday/SAP+本港Payroll系統搭配使用)

由於預算充足,香港大型企業通常選擇Workday, SAP這樣的全球性廠商的人力資源管理系統,這些系統可以覆蓋企業的大部分需求:招聘管理,員工入職,排班,考勤,假期,評估,員工自助服務等等。唯獨需要符合香港本地法規的計薪模組(通常包括計薪,MPF和報稅三部分)需要連接第三方產品,這時企業需要支付另外一筆費用用於定制一個與Workday/SAP HRM系統相連的Payroll系統。

這種世界級HRM系統+本港Payroll系統的搭配本身存在很大落差,但也是大型企業的無奈選擇。這樣的組合在使用過程中確實存在諸多不便,單單員工信息,考勤數據,假期餘額在兩個系統之間的導出/導入,以及相關數據的準確性/一致性檢查就會耗費HR團隊大量的時間和精力,更不用說同時維護兩套系統的時間和人力成本了。

中小企業的解決方案(傳統排班/考勤系統+Excel手動計薪)

因為預算有限,中小企業通常使用手動方式(主要是Excel)管理人力資源和計薪工作,對於涉及大量兼職僱員,時薪/日薪制行業,如飲食業,零售業,基本都開始採用排班/考勤系統。

香港市面上的排班/考勤系統種類繁多,拍卡機,門禁系統,GPS打卡系統,人臉識別打卡系統,完全沒有統一的規範和標準,企業HR在導出考勤數據後,需要先對考勤數據進行手動調整(遲到/早退/缺勤/OT等等情況),然後再匯入Excel計薪,整個流程不但耗時耗力,還會經常出錯。

這樣的管理方式更大的問題是如何符合《僱傭條例》相關條例?比如713條例(ADW)是需要系統嚴格追踪/運算過去12個月的平均日工資才能保證數據準確的。

此外,法定假日上班後如何進行補假管理,法定假日加班計薪等等都是極難處理的問題,僅僅依賴一個排班/考勤系統,根本無法實現人力資源管理的合規性。

二、企業為什麼應該選擇一站式人力資源管理系統?

一個系統覆蓋所有需求,入職,排班,考勤,假期,計薪,MPF和報稅。省去的數據在不同系統間的導出/導入,同時也省去了大量的手動調整,人工檢查的過程。下文會結合Workstem售後服務時的經歷,總結出下列案例分析。

經典案例一:OT工資計算

案例背景說明:

  • 僱員Billy一天多班次,在不同地點打卡,上午(9:00-12:00)在Store A工作,下午(13:00-18:00)在Store B工作。在Store A正常工作日加班3個小時,在Store B休息日加班2個小時。根據20:00-22:00加班的OT rate為1.5倍,23:00-4:00 OT rate為2倍,加班費如何計算?

傳統方式(單獨使用排班考勤,計薪系統的處理方式):

  • HR首先需要從排班考勤系統將全體僱員的排班報表、考勤報表導出。
  • 在Excel中對全體僱員的排班報表、考勤報表進行檢查,對比,手動調整遲到,早退,加班和請假的時長。
  • 對Billy的加班時長進行手動分類,統計。
  • 使用Excel公式進行計薪,或者將計算好的正常工作時長,不同時間段的OT工作時長,導入計薪系統,通過計薪系統的運算計算出Billy當月的工資,僱主和僱員分別需要供款的MPF金額。
  • 整個計薪過程涉及多個系統間的報表導出,檢查,手動調整,導入。並需要使用大量的Excel表格,最重要的是,在每月檢查和統計時,工作內容繁重且複雜。

使用一站式人力資源管理/計薪系統的處理方式:

使用一站式系統進行一站式排班,考勤,假期管理和計薪系統則高效很多。

  • 以Workstem為例,可批量新增、批量確認、按人複製班次、按時間複製班次,高效便捷,一目了然!系統支持同一天,不同班次,不同地點的排班模式。
  • 「Web+App」實時同步可以支持工作日、休息日加班自動計時,主管對加班單可在手機APP中審批,提高了整個流程的效率,準確度和透明度。
  • 針對於OT rate的設置,可在固定薪酬項內設置兩個OT rate, OT rate 1為1.5倍,OT rate 2為2倍。Workstem計薪模塊內置函数公式,一次設置後可自動計算僱員每月的OT時長,以及OT工資數額。
  • Workstem一站式人力資源管理/計薪系統,可將傳統計算OT工資的計算效率提升90%以上,並可支持各種複雜的OT計算方式,計算的準確性也更有保障

經典案例二:非固定薪酬項的處理

案例背景說明(报税):

  • 假設針對於經理級別僱員,可申請600元交通津貼。而非經理級別僱員,無交通津貼。面對此情況,僱主該如何將交通津貼加入到後續的稅表中呢?

傳統方式(單獨使用計薪系統的處理方式):

  • HR通常以手動輸入的方式新增一個【交通津貼】的薪酬項目去實現
  • 因為不是全體員工都有的薪酬項目,需要HR篩選僱員,然後個別增加,費時費力
  • HR在準備僱員IR56B稅表時,需要仔細區分不同僱員的需報稅薪酬項,以保證IR56B報表的準確性

使用一站式人力資源管理/計薪系統的處理方式:

  • Workstem的【入職模塊】中存有每一位僱員的檔案信息
  • Workstem系統提供了一個強大的函數:GetEmployeeInfo(可自動從Workstem【入職模塊】中的【僱員信息】中獲取僱員的相關數據項)
  • 在Workstem計薪模塊中新增一個【交通津貼】的薪酬項目,並通過GetEmployeeInfo函數給經理級別的僱員自動增加這一薪酬項目
  • 在Workstem報稅模塊中將【交通津貼】這一薪酬項目添加到【入息增項】中,這樣Workstem會在生成IR56B稅表時,自動幫經理級別的僱員加入【交通津貼】這一入息增項,全過程自動化,無需手動調整,省時省力

案例背景說明(MPF供款):

  • 假設針對銷售崗位的僱員,可申請500元通訊補貼。非銷售崗位的僱員,無通訊津貼。對此情況,僱主該如何將通訊補貼加入到MPF供款中?

傳統方式(單獨使用計薪系統的處理方式):

  • HR通常以手動輸入的方式新增一個【通訊補貼】的薪酬項目去實現
  • 因為不是全體員工都有的薪酬項目,需要HR篩選出銷售崗位的僱員,然後分別為其增加【通訊補貼】薪酬項
  • HR在準備每月的MPF供款結算書時,需要仔細區分銷售崗位和非銷售崗位僱員的MPF相關入息項目,以保證MPF供款結算書的準確性,整個過程非常的複雜,且出錯概率很高

使用一站式人力資源管理/計薪系統的處理方式:

  • Workstem的【入職模塊】中存有每一位僱員的檔案信息
  • Workstem系統提供了一個強大的函數:GetEmployeeInfo(可自動從Workstem【入職模塊】中的【僱員信息】中獲取僱員的相關數據項)
  • 在Workstem計薪模塊中新增一個【通訊補貼】的薪酬項目,並通過GetEmployeeInfo函數給銷售崗位的僱員自動增加這一薪酬項目
  • 在Workstem福利模塊中將【通訊補貼】這一薪酬項目添加到【MPF相關入息】中,這樣Workstem會在生成MPF供款結算書時,自動幫銷售崗位的僱員加入【通訊補貼】這一【MPF相關入息】項,全過程自動化,無需手動調整,省時省力
  • Workstem還會根據僱員的入職日期,年齡,退休日期,離職日期等等考慮到多方面的因素,為您進行最準確的MPF供款計算

最後,再為您介紹Workstem系統內置公式/函數引擎

  • 適應度高,使用範圍廣,可以自動從【入職模塊】,【排班考勤模塊】和【假期模塊】獲取相關數據項,並在【計薪模塊】中借助類似Excel的公式客制各種薪酬項目,滿足HR對計薪的多樣化需求。客制的薪酬項目可在【福利模塊】選擇是否添加為【MPF相關入息項目】,在【報稅模塊】中選擇是否添加為【入息增項】,最後一站式自動化為HR生成計薪工作需要所有報表
  • 設置函數公式即可解決複雜的計薪問題,Workstem已將每個公式/函數的功能說明,使用方法,參數設置和示例以【小提示】的方式內置在系統中,大大降低了HR的學習和使用成本

如果您正在尋找一款專業的HRM系統,那麼Workstem雲端計薪&一站式人力資源系統不僅可以幫您將考勤、假期管理專業化,還可以快速、高效、準確的從支薪記錄和考勸記錄中計算12個月平均工資。所有功能一網打盡!現在加入我們還可立即享受14天免費試用

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