【Appraisal大作戰】同下屬做Appraisal,呢幾點要留意

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充份利用績效評估,提升人力資源效率

一年一度的「驗身季節」又來了!談的是公司內的年度表現評核 ( Annual Appraisal )。對下屬來說,要給上司「照肺」固然戰戰兢兢,甚至膽戰心驚;但對上司來說,也有千絲萬縷的事情要顧及,又怕掛一漏萬,在細節上做得不妥善,有損專業形象或日後被員工引為話柄。無論是上司或下屬,說到底都是想「打好份工」。從上司的角度去看,為員工做Appraisal(注釋1)時有甚麼要留意? 

1. 有備而戰  把討論「系統化」感覺是抽象的,對一個人的評論也可以很主觀。如何使上司與下屬之間的討論變得更客觀、更公平?大公司都會有周年評核表,上司和下屬各填一份,針對下屬過去一年的表現作出評分,作為討論基礎。假如公司沒有這些材料,上司可以自己設計簡單評核表。 評核表的內容很簡單,先列出不同評核範圍,例如工作技能與智識、人際相處、客戶溝通、工作績效、工作態度、紀律操守等。各範圍可再細分為不同相關項目,個別給予評分,可用數字或選擇題,例如分為「表現卓越」、「表現滿意」、「表現普通」及「有待進步」。做Appraisal時可互相「揭曉」評分,了解彼此的看法是否相同。這樣既可「打開天窗說亮話」,亦能有條不紊進行討論,實事求是分析員工表現。比起搬出大堆主觀想法,無疑更專業和更富效益。



2. 易地而處  知己知彼
對打工仔來說,Appraisal也許是「命危一線」的約會,但為稍一不慎便會影響上司對自己的觀感,有可能影響升聯加薪,甚至有被「炒魷」的危機。作為上司要明白下屬這種「惶惶不可終日」的心態,主動伸出友善之手,發揮親和力與同理心,讓Appraisal在更輕鬆的氣氛下進行。
 
3. 質與量之間的平衡
有不少上司都會以數字評核員工表現,例如過去一年的營業額、考勤紀錄、工作時數等等。量化資料固然有參考作用,但也要在質與量之間取得平衡。因為數字不代表一切,同樣重要是員工的態度和工作情操。試算表和圖表背後,也要有人情味的互動。同樣,上司要在「成果」與「成效」之間保持平衡心態。不要只看員工完成了甚麼工作,還要考量到這些成果能帶來甚麼效益。這也是以「質」為本的思維,從不同角度衡量一個人的工作表現。
 
4. 真心欣賞打開溝通之間
人與人溝通貴乎尊重與認同,能毫不吝惜送上真心讚美,便更易打開溝通之門。要贏得別人欣賞,必先懂得欣賞別人。上司若能充分掌握欣賞的藝術,溝通效率自然更上層樓。人比人比死人,做Appraisal時切忌把下屬與其他員工比較。假如覺得員工在某方面有進步空間,不妨對事不對人,直接指出可做得更好的地方;同時對員工的問題展現真誠的關心,對症下藥建議改善方法。
 
5. 歧見中求同存異
若要人似我,除非兩個我;各執一詞、各持己見,事情永遠得不到解決,大家也只有在牛角尖上打轉。做Appraisal時萬一遇上意見不合的情況,假如下屬態度較強硬,上司大可採用「先輸後贏、以退為進」的策略,讓對方先說出自己的見解,並耐心聆聽。這樣做有四個好處:第一是讓對方感到勝利,因而放下敵意和抗拒心態;第二是讓對方釋放能量,減弱強硬心態;第三是在對方的發言中找出漏洞和讓你可以「乘虛而入」的切入點,有助部署接下來的「還擊」;第四是讓你更清楚了解對方的動機、立場、目標和需要。
 
聆聽過後,下一步就是找出大家的「重疊點」。儘管大家航道不同、方向不一,但思維中始終有重疊的地方。比方說,有人說上司和下屬永遠對立,但重疊點是大家都希望公司前景穩定,大家有工開,大家有糧出!只要找到共同目標,再從那裏入手展開對話,溝通自然事半功倍;最重要是暫時避開彼此之間的分歧點和對抗點,以尋求共識為首要重點。
 
對話中可以盡力平衡大家的優勢,努力尋求雙贏。為別人開路就等於為自己開路,目光大可放遠一點,器量和EQ也可以提升一點,嘗試在爭辯中尋求更長遠的勝利。

6. 如何應付「包拗頸」下屬?職場中人與人之間的衝突屢見不鮮,不僅影響關係,有時候還使事情懸而不決,阻礙工作進度。尤其是遇上一些「包拗頸」、言談之間處處針鋒相對的同事,就更教人束手無策。「包拗頸」的人有可能是自負人的,希望藉擊倒別人而彰顯自己的實力;也有可能是自卑的人,自己既無法提出有建議性的構思,就索性攻擊別人的論點,從而證明自己的存在價值。無論是哪個情況,有一點是肯定:他們都在釋放負能量。 應對之道是順勢而行,讓他們盡情發表自己的偉論,也可以說是欲擒先縱。「包拗頸」是一種挑釁性的做法,假如我們忍不住氣,向對方正面還擊,往往會釀成更大爭辯,對解決問題毫無幫助。採取「以柔制剛、沉著應戰」的策略,以和諧的態度去應對不懷好意的挑戰者,自然能夠把「火勢」減少,也不會觸發更多「火頭」。 7. 為自負者「降溫」遇上自以為是的員工又怎樣?自負人大都是自我中心很強的人,他們極富優越感,甚至不把別人放在眼內。與這些人相處,最好的方法是為大家開路,把眼光放到更遠處,別在小事情上爭持不下。放下主觀,以客觀事實作論點,自然更有力量;也像「照妖鏡」一樣,使對方的缺點馬上暴露。事實如此,何需爭論?

8. 如何向員工說「不」進取的員工往往對上司有要求,但現實歸現實,上司未必每項要求都能達到。假如我們要拒絕別人,不妨對事不對人,和諧地解釋拒絕的原因。說「不」的同時,不妨拋出一些問題及條件,讓對方知道自己不符合要求的原因。以升職為例,上司大可告訴下屬升職的實際要求,有自知之明的人都會知道自己是否升任。甚至可以把負面的拒絕變成正面表態:「你很勤力,假以時日你一定能夠勝任更高職位,不過先要提升英語水平和考獲學士學位。只要切合要求,升職之門隨時為你而開。」 不要把對方員工狠狠批評得體無完膚,說「不」前先給個讚。對方可能付出了很大努力完成工作,只是尚未符合你的要求。拒絕別人也不要一刀切,要給對方一條可行之路或下台階。「拒絕」的結果,可以是在人與人的關係上關上一道門,也可以是開另一道更大的門,一切取決於心態和表達。

9. 永遠向前  別原地踏步評核和檢討只是一個過程,重要是找出「下一步」,使討論變得更有價值和更有建設性。精明的領袖都不會把自己困在「過去式」當中,也不會讓自己在過去的好與壞裡打轉。能夠把過去的經歷昇華作智慧,變成發奮的動力,把錯誤變成進步的基礎,才是成功的溝通哲學。 比方說,批評別人時很容易會把對方過去的錯失混為一談,如數家珍般翻閱大堆舊賬,結果把問題變得更複雜,死結之上再長出死結。最好是只談當前事,一事還一事,才能把問題逐步縮小和解決。此外,批評者一定要保持客觀和中肯,把焦點放在問題癥結之上,避免造成人身攻擊。事情出錯了,是因為當中的處理程序出錯,何必把焦點放在人的能力或性格之上?千萬別在有意無意之間,說出了沒有根據或不負責任的評論。假如忘記了尊重和體諒,溝通之門也會關上。 總括來說,上司替下屬做Appraisal不一定是「清算」之舉,可以來得很正面和具有建設性。人總向前看,檢討過去的同時,也要訂立明確目標及替員工持續增值的計劃,甚至與員工攜手尋找新鮮主意,讓其盡展潛力為公司作出貢獻。

以上這麼多,事實上我們亦希望向大家說明,更頻密的Appraisal是如何重要。在完成Appraisal後,如何分析變化、相互比較,我們都會一一探討。

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注釋1:在香港,「Appraisal」有時又稱為「Performance Review」、「績效考核」、「績效評估」、「員工自評」,等等。文中概稱為「Appraisal」。

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