薪酬計算哪有你想的這麼簡單!

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作為HR日常最花心思的無非是重複的計算、出糧、報稅、整理員工資料等等,可不只是按幾下電腦,做幾份Excel這麼簡單。一個稱職的HR不僅要熟知勞工法例法規,還要有一絲不苟的工作方式,並且跟隨市場動向了解HR市場的動態,像最新的人力資源系統,也要第一時間了解。

薪酬計算方法

處理員工的薪酬正是如此,每一步都要小心翼翼,若出現薪酬核算出錯等問題,面對的是同事的抱怨,甚至可能引起勞務糾紛,這無論是員工還是公司都最不想看到的事情,那我們來探討下薪酬計算到底有哪些需要注意的地方。

首先,根據《2007 年僱傭(修訂)條例》(俗稱713條例,因為是在當年的7月13日生效的)實施後,無論僱員的薪酬屬何種制度,包括月薪、日薪或按件計薪等,均須以 12 個月的平均工資(713條例)來計算有關法定權益,並在計算平均工資時,剔除「不予計算在內」的期間及工資:

  • 假日薪酬
  • 年假薪酬
  • 疾病津貼
  • 產假薪酬(為期 10 星期的產假,薪酬只按工資的 4/5 計算。)
  • 侍產假薪酬
  • 年終酬金
  • 代通知金

在香港,薪金的計算方法大致分為三種:1)時薪制、2)月薪制、3)傭金/提成制(底薪或無底薪)。時薪制大多是用於兼職、臨時、實習員工,而另外兩種制度適用於不同的工種,像保險業,前線員工基本採用的是傭金制;而核保部等後勤部門則採用月薪制。除了計算員工的考勤、基本薪酬,最複雜,最讓HR部門傷透腦筋的,是計算假日薪金、疾病津貼等等。

1)時薪制

可以說是在香港最常見到的薪酬計算方法,自從《最低工資條例》在2011年正式實施後,在大街上看到的招聘啟事,每一張都會標明時薪,市場時薪的動態也成為了不少年輕人所關注焦點,互相討論薪金的時候,最常聽到的也是「幾多錢一個鐘?」。

在2019年5月1日最低工資已經提升到每小時$37.5,法定最低工資在香港適用於所有的僱員,除了留宿家庭傭工以及實習學員,是不包括在《最低工資條例》裡面的。

為時薪制的員工計算薪酬和福利會相對比較簡單,如果時薪制員工只是普通的短期員工就只需根據工作的時數和約定時薪計算薪金就好簡單地說就是沒上班就沒工資。但如果員工符合「418」(連續性合約)的話,僱主便需要提供休息日、有薪假期、疾病津貼等權益。因此有不少員工都忽略了自己擁有這樣的福利,要注意的是,在員工

  • 連續性合約 3 個月後,在法定假日提供假日薪酬(每年12天)
  • 連續性合約 12 個月,提供有薪年假(最少7天,往後每年遞增至14天,僱主和僱員可協商向上調整有薪年假的數量)

2)月薪制

相對比時薪制,月薪制的薪酬計算方法會相對複雜一點,常見的一種是包含例假的計算方法,即月薪是包含了工作日以及例假日,因此平均日薪 =(月薪/當月天數),這種方法會比較簡單,容易計算。但以這一種方法來計算的話,以每天工作(30天)8小時為準,最低月薪為$9,000,因此對於一些月薪不足一萬的員工來說,有可能會觸犯《最低工資條例》,因此有另外一種計算方法是不包括例假日,即假設一個月為30天的情況下,減去8天例假日(4 x 2天週末),每天工作8小時,不包括「飯鐘」,那每月的總工時為176小時,最低月薪為$6,600,平均日薪則以(月薪/22天)來計算。

然而,在香港OT(加班)是一件十分平常的事情,有2015年的調查顯示香港員工的OT工時是亞洲最長,有2成人每週要加班4至6小時。在加班不加薪的情況下,員工的時薪是有可能會低於法定最低工資的,讓我們舉個例子,小明是一位普通的公司員工,他的月薪為8,500,每天工作9個小時,享有每月4天的有薪假期,這樣計算的話他的時薪為:

8,500/[9x(30-4)]≈$36.3/每小時

如果小明每星期加班5小時,那他的時薪就會變成:

8,500/[9x(30-4)+4×4]≈$33.4/每小時

這樣的話,僱主可能會因為違反《最低工資條例》而捲入勞務糾紛,這就得不償失了。

3)傭金/提成制(底薪或無底薪)

在香港,從事銷售行業的人大多都是以傭金制來計算薪酬的,如果是以底薪+傭金制,底薪的金額必須符合《最低工資條例》,當然也有一些是純粹以傭金為收入的(無底薪),這樣在計算假日薪酬和疾病津貼等帶權益的時候就會比較複雜了。

首先,在純傭金制度中,僱主是不是就不需要額外支付假日薪酬給員工了?其實在表面上來看好像是合情合理的,無底薪制就相當於是「多勞多得」,那沒工作的話不就沒有薪酬。

在2015年8月,舒適堡公司遭政府起訴沒有支付給員工法定的假日薪酬,員工指公司沒有支付任何法定假期薪酬給她,但公司指員工的最低傭金已經包括了假日薪酬(每月HKD10,000,無底薪),這裡就涉及違反《僱傭條例》,並指公司不能假定傭金或計件薪酬已包含假期薪酬,因此舒適堡被法庭定罪。

放假=無工作=只收取底薪?

如果你在計算同事的一天有薪假期的時候,只是按底薪或少扣一天的工資,那就大錯特錯了,在《2007 年僱傭(修訂)條例》實施以後,無論僱員的薪酬屬何種制度,均須以 12 個月的平均工資來計算有關法定權益,並在計算平均工資時,剔除「不予計算在內」的期間及工資。

讓我們假設一個銷售人員,他的薪酬是以每月10,000元底薪+傭金組成,而正好在12個月內他的傭金加底薪總額為$240,000,休息日有薪。

在該 12 個月內放取的假期為71 天全薪假期,包括了:

  • 52 天休息日
  • 12 天法定假日
  • 以及7 天年假(最少7天,往後每年遞增至14天,僱主和僱員可協商向上調整有薪年假的數量)

假設他在過去12個月內沒有因為獲支付少於全部工資,故須剔除的期間及款額均為「0」。那他的帶薪日薪應該是:

240,000/365≈$658

了解HR市場的動態

作為一個專業的HR,技術性的技能是必備的,像《僱傭條例》、《最低工資條例》等等都是必須滾瓜爛熟,現在的HR人員也大多是就讀相同的專業出身的,因此在知識層面上的技能是有的,處理行政工作上是絕對沒有問題的。不過現在到處都講究「效率」,一個專業的HR除了核心人力資源專業知識,經驗還有崗位勝任力更為重要,可以讓執行力變得更高效、更精準。

拿一些大公司的HR做例子吧,在資源充足的情況下,人力資源以部門為中心而不是少數的個人,系統化的分工可以提高效率。一個部門可以分開不同的工作,像招募(Head Hunting/Staffing)、薪酬管理(Payroll)、報稅(Taxation)和報銷(Claiming)都是由固定的一部分員工來負責。

招募工作也能夠分為高級管理人員、中級和前線員工,分開進行人才招募,像高級管理人員就需要花費許多時間和精力搜尋更高質量的人才,而後者則和公司的營運、活動有關,譬如宣傳部需要數十個promoters,市場部舉行活動需要數百個臨時工等等,更講究在短時間內找到大量的員工來確保公司活動能夠成功舉辦,這樣明確的分工便能提升效率並讓員工專於某項工作,累計經驗。不過,這樣的做法有利有弊,在員工的角度上,他們較難觸碰其他領域的工作,不少員工從入職到離職可能只了解其中一項工作,限制了員工的流動性和發展空間。

薪酬計算更是如此,各種繁複的行政工作涉及法例和專業知識,HR員工還要不斷地了解市場的動態和最新消息,定期上課和參與考核。在程式上包括考勤、福利、出薪以及離職處理等等,公司要想做到高效,便需要自訂一套計薪系統,否則只能花費大量的時間來處理這些毫無意義又瑣碎的工作。還有一種方式便是將這些工作外判給專業的人力資源公司來處理,這樣便相當於是為公司額外建立了一個專門處理薪酬等行政工作的部門,公司便能讓HR集中在一些更有價值的工作上,像人才招募等等,即使是中小企也能真正的做到「高效」。

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