作為HR，您是否每月為了處理考勤數據而頭痛？從釘釘匯出Excel，人手整理格式，逐一計算工時、超時工作、遲到扣款……一個40人的團隊，光是處理考勤就要花上2-3天。
本文將手把手教您如何將釘釘考勤數據匯入Workstem，實現自動化薪酬計算。我們將基於真實的釘釘考勤報表，展示完整的操作流程，包括：釘釘報表匯出與數據準備，Workstem模板下載與格式調整，數據匯入配置與異常處理。
一、釘釘考勤報表匯出操作
步驟1：登入釘釘管理後台
- 使用管理員賬號登入釘釘PC端或網頁版：https://oa.dingtalk.com
- 點擊左側菜單「工作台」→「考勤打卡」
步驟2：選擇考勤統計
- 在考勤打卡頁面，點擊「考勤統計」標籤
- 選擇統計週期：例如「2022年9月」（建議按月匯出）
- 選擇統計範圍：「全部僱員」或按部門篩選
步驟3：匯出報表
- 點擊右上角「匯出報表」按鈕
- 選擇報表類型：「原始考勤數據」（重要！這是包含最完整數據的報表）
- 下載Excel文件：通常命名為「公司名稱_考勤報表_YYYYMM.xlsx」
耗時：約1分鐘（系統自動生成，大型企業可能需要等待30秒）
二、理解釘釘報表結構（重要！）
釘釘考勤報表包含4個工作表（Sheet）。在導入Workstem之前，您需要理解釘釘數據與Workstem要求之間的差異。
釘釘報表的4個工作表說明
| 工作表名稱 | 包含內容 | 用於Workstem匯入 |
| 每月匯總 | 每位僱員的月度考勤狀態（正常/遲到/缺勤） | ❌ 不適用（數據過於簡化） |
| 每日統計 | 每天的打卡時間、工作時長、遲到/早退分鐘數、超時工作時數 | ⚠️ 需轉換（匯總數據，非原始打卡記錄） |
| 原始記錄 | 每次打卡的原始記錄（包含GPS定位、打卡照片等） | ✅ 最適合（包含逐條打卡時間） |
| 打卡時間 | 按日期展示每位僱員的上下班打卡時間 | ✅ 可用（但「原始記錄」更完整） |
關鍵提示：Workstem匯入邏輯說明
Workstem採用的是「原始打卡記錄」匯入模式，而非「每日統計匯總」模式。
| 數據類型 | Workstem要求 | 是否需要轉換 |
| 原始記錄（推薦） | 每條記錄 = 一次打卡動作
例：2025-01-15 09:03 上班 |
✅ 可直接使用（僅需調整欄位名稱） |
| 每日統計 | 每天的匯總數據（含工時、遲到等計算結果） | ⚠️ 需要拆分轉換（將匯總數據拆回打卡記錄） |
為什麼Workstem使用原始打卡記錄？
Workstem會根據您預先設置的排班規則、考勤規則自動計算：
- 實際工作時長
- 遲到/早退時間
- 超時工作時數（工作日/休息日/法定假日）
- 薪酬計算（1.5倍超時工作費、扣款等）
因此，Workstem只需要原始打卡時間點，其他數據系統會自動計算，確保合規香港勞工法（僱傭條例）。
接下來的關鍵步驟：了解了Workstem的匯入邏輯後，我們需要：1. 下載Workstem的匯入模板（template.xls）2. 將釘釘數據整理為Workstem要求的3欄格式3. 確保數據格式正確後再上傳讓我們在第三部分詳細說明具體操作步驟。
三、準備匯入數據：下載模板並整理數據
步驟1：下載Workstem匯入模板
- 登入Workstem系統（https://hrm.workstem.com/）
- 進入「考勤管理」→「考勤數據」，點擊「匯入打卡數據」按鈕
- 在彈出窗口中，點擊「下載模板」連結，系統會自動下載一個 template.xls 文件
步驟2：將釘釘數據調整為Workstem要求的格式
打開下載的 template.xls 文件，您會看到一個3欄表格：
Workstem模板結構說明
- Employee（必填）：僱員姓名/編號/郵箱，必須與Workstem系統中完全一致
- Time（必填）：打卡時間，格式必須為 yyyy-mm-dd hh:mm（例：2025-01-15 09:05）
- Type（可選）：Clock-in（上班）或 Clock-out（下班），留空時系統自動判斷
根據釘釘報表類型選擇處理方式
情況A：釘釘有「原始記錄」工作表（推薦）
如果您的釘釘報表包含「原始記錄」工作表，這是最理想的情況。
操作步驟：
- 打開釘釘匯出的Excel文件，切換到「原始記錄」工作表
- 將以下欄位複製到Workstem模板：
- 僱員編號 → Employee
- 打卡時間 → Time
- 打卡類型 → Type（將「上班」改為Clock-in，「下班」改為Clock-out）
耗時：約5-10分鐘（取決於人數）
情況B：釘釘只有「每日統計」工作表（需轉換）
重要：「每日統計」是匯總數據，每1行需要拆分為2行打卡記錄（上班+下班）
Excel公式轉換方法：
- 在Excel中新建工作表，命名為「Workstem匯入」
- 創建標題：A1=Employee, B1=Time, C1=Type
- 使用公式（假設「每日統計」在Sheet1）：
- 上班記錄：
- A2: =Sheet1!A2
- B2: =TEXT(Sheet1!C2,”yyyy-mm-dd”)&” “&TEXT(Sheet1!D2,”hh:mm”)
- C2: Clock-in
- 下班記錄：
- A3: =Sheet1!A2
- B3: =TEXT(Sheet1!C2,”yyyy-mm-dd”)&” “&TEXT(Sheet1!E2,”hh:mm”)
- C3: Clock-out
- 選中A2:C3，向下拖動填充至所有僱員
- 複製結果，選擇性貼上為「值」，刪除公式
耗時：10-20分鐘（小團隊<20人）
需要協助？聯繫Workstem技術支援： Email: cs@workstem.com
步驟3：保存準備好的文件
完成數據整理後：
- 檢查Employee欄位：是否與Workstem系統中的僱員信息一致
- 檢查Time欄位：是否為 yyyy-mm-dd hh:mm 格式
- 檢查Type欄位：是否為 Clock-in 或 Clock-out（或留空）
- 保存文件：格式必須為 .xls 或 .xlsx
✅ 完成！數據已準備就緒，可以進入匯入步驟。
四、上傳並匯入數據到Workstem
步驟1：上傳準備好的數據文件
- 返回Workstem「匯入打卡數據」對話框，點擊「選擇文件」按鈕
- 選擇剛才準備好的文件（例如：釘釘考勤_2025年1月_匯入.xls）
- 確認文件已選中
步驟2：配置匯入選項（重要！）
選項1：存在錯誤時不匯入
- 勾選：任一記錄出錯，整個文件都不匯入（建議首次匯入時勾選）
- 不勾選：跳過錯誤記錄，其他數據仍匯入
選項2：處理重複記錄
當新匯入數據的 Employee + Time 與系統中已有數據完全相同時：
- 更新重複記錄：新數據覆蓋舊數據（適合修正錯誤）
- 不匯入重複記錄：保留舊數據，跳過新數據（適合避免意外覆蓋）
步驟3：執行匯入
- 確認選項設置正確後，點擊「確定」按鈕開始匯入
- 等待進度條完成（小團隊約15秒，大團隊約1-2分鐘）
- 查看匯入結果
✅ 匯入成功
- 系統顯示：✅ 上傳成功，成功匯入：X條記錄
- 在「考勤數據」頁面可以查看所有匯入的打卡記錄。
❌ 匯入失敗
系統顯示：❌ 匯入文件出現錯誤，點擊此處下載錯誤報告
處理步驟：
- 點擊連結下載 ErrorExcel.xls 文件
- 打開文件查看錯誤原因（常見：時間格式錯誤、僱員不存在）
- 修正原始Excel文件
- 重新執行步驟1-3
總耗時：約2-3分鐘
五、匯入後驗證與異常處理
Workstem自動計算的數據
匯入打卡記錄後，Workstem會自動計算以下數據（您無需在Excel中計算）：
- 實際工作時長：下班時間 – 上班時間 – 休息時間
- 遲到/早退時間：對比實際打卡與排班時間
- 超時工作(OT)：工作日/休息日/法定假日分別計算
- 薪酬扣款：遲到/早退/缺勤扣款
提示：這就是為什麼Workstem需要原始打卡時間，而非匯總數據！
驗證匯入結果（1分鐘）
匯入完成後，請進行以下檢查：
- 檢查1：人數核對 – Workstem顯示的僱員人數 = 釘釘報表的僱員人數
- 檢查2：抽查打卡時間 – 隨機抽查3-5位僱員，對比釘釘原始數據
- 檢查3：查看異常記錄 – 在「考勤數據」頁面篩選「異常記錄」
常見異常標記及處理方式
| 異常類型 | 顯示標記 | 需要處理 | 處理方式 |
| 缺卡 | 🔴 缺卡 | ✅ 是 | 聯繫僱員確認，使用「新增打卡記錄」補錄 |
| 工時異常(>12小時) | ⚠️ 工時異常 | ✅ 是 | 確認是否忘記打下班卡，必要時修正 |
| 跨日打卡 | ⚠️ 跨日 | ⚠️ 視情況 | 確認是否夜班（正常）或忘記打卡 |
| 週末打卡 | 📅 休息日 | ❌ 否 | 系統自動計為休息日OT，無需處理 |
六、常見問題FAQ
Q1：可以批量匯入多個月的數據嗎？
A1：可以。您可以分別匯出多個月的釘釘報表，然後在Workstem中逐月匯入。系統會自動避免重複匯入（根據「僱員編號+日期」唯一識別）。
Q2：如果僱員在釘釘和Workstem的編號不一致怎麼辦？
A2：可以使用Excel的VLOOKUP函數建立映射表，將釘釘編號批量替換為Workstem編號。或者在Workstem中為僱員添加別名，使系統能同時識別兩種編號。
Q3：匯入後發現數據有誤，可以重新匯入嗎？
A3：可以。您可以選擇「更新重複記錄」模式重新匯入，新數據會覆蓋舊數據。建議在薪酬確認前進行覆蓋，薪酬確認後如需修改，請聯繫Workstem客服解鎖。
Q4：Workstem支持其他考勤系統的數據匯入嗎？
A4：支持。除了釘釘，Workstem還支援企業微信、飛書、考勤易等主流考勤系統的匯入。只要按照Workstem的3欄模板格式整理數據即可。
從釘釘考勤到Workstem薪酬計算，整個流程大幅簡化：
- 首次操作：約20-30分鐘（含學習和數據整理）
- 熟練後：僅需5-10分鐘
- 效率提升：相比人手Excel處理需要8-12小時，效率提升超過96%
更重要的是，Workstem不僅節省時間，更確保468法例合規、超時工作（OT）準確計算、強積金和稅務自動申報，讓您的HR團隊從繁瑣的人手作業中解放出來，專注於更有價值的人才管理工作。
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延伸閱讀
系統整合與自動化
法規合規管理
- 《香港468全攻略 | 468條例與連續性合約》
- 《香港法定假日自動計算：AL/SL/ML完整攻略》
薪酬福利與跨境管理
- 《強積金數碼轉型 – 積金易（eMPF）平台》
- 《強積金管理數碼化：積金易(eMPF)平台與HR系統整合》
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免責聲明：本文內容基於2026年2月的釘釘和Workstem版本撰寫，軟件界面和功能可能隨版本更新而變化。如遇操作問題，請聯繫Workstem客服獲取最新指引。
