想必每個僱主或人事部門都不願意聽到僱員質問自己為何會「計錯糧」。一方面僱員對公司的信任度和忠誠度會大幅降低，另一方面，如果嚴重的話，很有可能會捲入勞資糾紛。
這不得讓人聯想到2017年的一則薪酬醜聞。香港Pizza Hut自2007年開始計錯糧10年，超過3000名僱員一直少收假期工資，平均每年少收了1%年薪。
而2007年又剛好「撞上」《僱傭條例》的修訂。修訂的內容包括代通知金、不當地終止合約的損害賠償、年終酬金、產假薪酬、疾病津貼、假日薪酬及年假薪酬等的計算方式。而佣金、津貼、勤工獎等津貼亦開始計入假期工資。
Pizza Hut可能只是計錯糧的冰山一角。由於忽視新修訂的《僱傭條例》而導致他們或其他公司計錯糧也不是沒有可能性的。所以，想要做好薪酬相關的工作，不僅耗時耗精力，還需要時刻學習了解最新修訂的《僱傭條例》，保障僱員的福利和權益。
公司要如何做，才可以避免薪酬錯誤的發生？
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減少人手操作數據的次數
最常見的出錯方式就是人為錯誤，例如輸錯數字，記錄錯時間，忘記將僱員變更後的薪酬計入當月等等。當自己花費了大量的時間在Excel或者試算表中輸入內容、數字或者導入導出各種數據表（請假紀錄、考勤紀錄等）上，最終導致計錯糧、人力成本上的數據分析出現錯誤、甚至乎遺漏重要的數據，結果事倍功半。不知道這讓你聽起來熟悉嗎？自己是否也有遇到過這種問題？
Workstem是雲端人力資源系統，減少手動操作步驟，只要少少幾步即可完成薪酬運算。其中已將僱員需要加人工/減人工的薪酬項目或紀錄一併計算。簡單來說，就是在一個平台中完成計糧至出糧的過程，讓你不需要使用多個試算表即可直接開始計糧。
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制定超時工作/加班費規則
除了計少糧給僱員引起他們的不滿，計錯糧亦有可能令僱主出多糧，造成損失。例如，時薪僱員晚打卡多久算遲到？遲到多少分鐘扣多少錢？加班13分鐘是否應該四捨五入？如果這些問題沒有一個統一的答案，會導致計薪混亂，造成損失。
Workstem提供自定義考勤規則和加班津貼，僱員使用僱員App上下班打卡後，系統會自動根據打卡時間判斷薪酬，而僱員自身亦可以自己看到工作時間、日期、地點，無需反覆詢問僱主。這也是一個考勤憑證，避免了日後爭執考勤時間的糾紛。
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僱員記錄要保持同步更新
使用Excel記錄的人更要注意了，如果僱員的資料發生了變化，需要將這一處的變化應用至所有涉及此部分的文件。尤其是多份試算表更要留心，因為十分容易遺漏個別文件。在Workstem中，若僱員的任何一處資料更新，系統會應用至所有模組。假如僱員一個月後加薪，設定後系統會自動記憶，無需自己再手動變更各處資料（MPF或者税表）。
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月中新入職/離職的單獨計算
如果月中入職的僱員，不僅需要算好MPF的免供款期，亦要懂得如何運用pro-rata計算當月薪酬。未到公司的出糧日但是有僱員已經離職，此時亦需要計算出僱員的離職薪酬，包括未放取的年假薪酬、各類津貼、是否涉及遣散費或長期服務金、IR56F或IR56G表格等等…
而這些聽起來很複雜，實際上也確實很複雜的環節，但是別擔心，在Workstem一個平台中就可以解決！無論是pro-rata計薪還是離職計薪，你都不用費力在試算表的海洋中尋覓各類數據，系統幫你三分鐘搞掂。
準時出糧，不出錯糧，是對公司最基本的要求。這個要求並不難，Workstem可以幫你完美實現。
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