「老闆,你計錯咗糧畀我!」

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想必每個僱主或人事部門都不願意聽到員工質問自己為何會「計錯糧」。一方面員工對公司的信任度和忠誠度會大幅降低,另一方面,如果嚴重的話,很有可能會捲入勞資糾紛。

這不得讓人聯想到2017年的一則薪酬醜聞。香港Pizza Hut自2007年開始計錯糧10年,超過3000名員工一直少收假期工資,平均每年少收了1%年薪。

而2007年又剛好「撞上」《僱傭條例的修訂。修訂的內容包括代通知金、不當地終止合約的損害賠償、年終酬金、產假薪酬、疾病津貼、假日薪酬及年假薪酬等的計算方式。而佣金、津貼、勤工獎等津貼亦開始計入假期工資。

Pizza Hut可能只是計錯糧的冰山一角。由於忽視新修訂的《僱傭條例》而導致他們或其他公司計錯糧也不是沒有可能性的。所以,想要做好薪酬相關的工作,不僅耗時耗精力,還需要時刻學習了解最新修訂的《僱傭條例》,保障員工的福利和權益。

公司要如何做,才可以避免薪酬錯誤的發生?

  1. 減少人手操作數據的次數

最常見的出錯方式就是人為錯誤,例如輸錯數字,記錄錯時間,忘記將員工變更後的薪酬計入當月等等。當自己花費了大量的時間在Excel或者試算表中輸入內容、數字或者導入導出各種數據表(請假紀錄考勤紀錄等)上,最終導致計錯糧、人力成本上的數據分析出現錯誤、甚至乎遺漏重要的數據,結果事倍功半。

不知道這讓你聽起來熟悉嗎?自己是否也有遇到過這種問題?

Workstem是雲端人力資源系統,減少手動操作步驟,只要少少幾步即可完成薪酬運算。其中已將員工需要加人工/減人工的薪酬項目或紀錄一併計算。簡單來說,就是在一個平台中完成計糧至出糧的過程,讓你不需要使用多個試算表即可直接開始計糧。

  1. 制定超時工作/加班費規則

除了計少糧給員工引起他們的不滿,計錯糧亦有可能令僱主出多糧,造成損失。例如,時薪員工晚打卡多久算遲到?遲到多少分鐘扣多少錢?加班13分鐘是否應該四捨五入?

如果這些問題沒有一個統一的答案,會導致計薪混亂,造成損失。

Workstem提供自定義考勤規則和加班津貼,員工使用僱員App上下班打卡後,系統會自動根據打卡時間判斷薪酬,而員工自身亦可以自己看到工作時間、日期、地點,無需反覆詢問僱主。這也是一個考勤憑證,避免了日後爭執考勤時間的糾紛。

  1. 員工記錄要保持同步更新

使用Excel記錄的人更要注意了,如果員工的資料發生了變化,需要將這一處的變化應用至所有涉及此部分的文件。尤其是多份試算表更要留心,因為十分容易遺漏個別文件。在Workstem中,若員工的任何一處資料更新,系統會應用至所有模組。假如員工一個月後加薪,設定後系統會自動記憶,無需自己再手動變更各處資料(MPF或者税表)。

  1. 月中新入職/離職的單獨計算

如果月中入職的員工,不僅需要算好MPF的免供款期,亦要懂得如何運用pro-rata計算當月薪金。未到公司的出糧日但是有僱員已經離職,此時亦需要計算出員工的離職薪酬,包括未放取的年假薪酬、各類津貼、是否涉及遣散費或長期服務金IR56FIR56G表格等等…

而這些聽起來很複雜,實際上也確實很複雜的環節,但是別擔心,在Workstem一個平台中就可以解決!無論是pro-rata計薪還是離職計薪,你都不用費力在試算表的海洋中尋覓各類數據,系統幫你三分鐘搞掂。

準時出糧,不出錯糧,是對公司最基本的要求。這個要求並不難,Workstem可以幫你完美實現。


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