人力資源管理系統為什麼需要實施服務?

人力資源管理系統為什麼需要實施服務?

文章目錄

  1. 雲端人力資源管理系統實施服務是什麼?
  2. 雲端人力資源管理系統實施服務的必要性
  3. 不同人力資源管理系統實施服務的區別
  4. 人力資源管理系統實施服務的案例
  5. 人力資源管理系統實施服務推薦

疫情進一步加速了企業的數碼化轉型,許多企業開始使用雲端人力資源管理系統處理HR事務。市面上已有多種人力資源管理系統,且不同HR系統服務商之間提供的實施服務有較大差異。不少用家會疑惑:我們自己錄入資料就可以,為什麼要花錢購買人力資源管理系統的實施服務?本篇文章為你詳細解答!

雲端人力資源管理系統實施服務是什麼?

人力資源管理系統實施是指:將人手或舊系統的人力資源管理數據整合至新系統,從而令新系統的設置符合公司HR政策,包括但不限於企業的僱員、排班、考勤、假期、報銷、薪酬、強積金、報稅等模塊上線使用。在不干擾企業現階段運作的同時,保障未來人力資源管理在新系統使用的流暢性。

雲端人力資源管理系統實施服務的必要性

  • 實施團隊的專業指導及培訓,能幫助僱主、HR和僱員更加了解和熟悉人力資源管理系統所有功能及運作。
  • 實施團隊收集客戶的人力資源相關資料,幫助企業分析考勤/假期/薪酬等規則在系統中的可行性,以合理規劃實施範圍和時間表,並設計客製化的實施方案,與客戶達成共識,有效保障系統在限定時間內投入使用。
  • 可保障實施結果與客戶預期相符。系統按時上線使用,減少因額外需求或突發事項,而導致的時間延遲或預算超支。

不同人力資源管理系統實施服務的區別

當前,在市面上的實施服務質素參差不齊,很多人將系統配置組裝與系統實施混為一談,再加上不同人力資源管理系統功能的差異性,導致報價差異大。以下為你詳細解釋不同人力資源管理系統在實施服務上的區別。

以Workstem人力資源管理系統為例
*其他部分人力資源管理系統配置組裝是指:選擇需要的人力資源管理功能模塊,以數週至數月時間進行配置組裝至雲端。但不同功能模塊間沒有互通性,不能實現一體化,系統內亦沒有任何歷史數據及客製化規則設定,只是為企業提供一個空白設置的系統,無法保障上線使用的結果。

Workstem人力資源管理系統 其他部分人力資源管理系統
是否有免費試用期 擁有14天免費試用期 沒有免費試用期
實施流程
  • 資料收集:實施團隊收集企業排班、考勤、薪酬、強積金等資料
  • 數據分析:分析各項資料在系統中的可行性
  • 系統初始化:導入歷史數據
  • 系統設置:客製化的系統規則設定,包括考勤規則,假期規則,薪酬規則等
  • 數據驗證:完成計糧後驗證數據準確性
  • 僱員培訓:培訓HR對系統以及僱員對App的使用
  • 客戶驗證:客戶驗證系統的可使用性
  • 付費購買:付費1年,按需分別購買排班、考勤、薪酬等模塊
  • 系統設置:根據公司購買模塊,預先支付組裝費用,雲端組裝需等待4-6週
  • 上線使用:直接使用雲端組裝好的排班、考勤、薪酬等空白系統模塊
實施結果
  • 幫助客戶成功計糧一次
  • 提供30日的「成功上線」支援期(可選付費年度支援服務)
  • 持續的問題咨詢服務
  • 需自行將歷史數據、公司政策等配置於系統內
  • 系統運行結果難以達到公司預期需求
實施人員
  • 專業的實施團隊來自多家香港本地認證的合作專業機構,精通系統操作、HR事務、僱傭條例和稅務等
  • 實施經驗豐富
  • 不會受實施項目數量而影響服務時效和質量
  • 系統內部非香港本地團隊提供實施服務,缺乏本地專業HR知識及經驗
  • 或因內部團隊負責人員流失導致實施項目時間延長或無法完成
實施收費模式 固定價格區間,無其他隱性消費 收費不透明

人力資源管理系統實施服務的案例

以Workstem人力資源管理系統的實施為例

  • 全職/兼職等僱員的靈活排班方案

案例:R餐廳有多家門市,平均每間門市有15名全職僱員,因旺季人手需求大,也會招聘多個短工來補足人手。但因僱用形式多樣,法定假日/休息日/工作日不固定,導致早更/中更/晚更等班次類型複雜。如何利用系統快速高效排班時刻困擾著HR和店長。

解決方案:實施團隊根據R餐廳提供的僱員更表信息,提出以下2種不同的排班方案。

  1. HR可在系統靈活設定班次起始時間,扣除用膳時間,並設定各門市打卡點,按照單人排班模式快速排班
  2. 或將更表設置為工作日/休息日/法定假日三種,按人/時間複製班次,HR/主管/店長可直接在更表查看僱員的上班與假期安排

這種排班方案可以為不同僱員安排不同班次,也能為相同班次的僱員快速批量排班,在一個系統內整合各個門店的更表信息,滿足R餐廳靈活高效排班的需求。

排班

延伸閲讀:《如何利用編更系統輕鬆搞掂更表?》

  • 實現個性化考勤設定

案例:M診所的考勤管理較複雜,其全職/兼職僱員管理模式不同,尤其是關於勤工獎的設定。全職月薪僱員,滿足無病假,無早退/缺勤,遲到不超過30分鐘的條件之一,且入職滿90天可享有HK$500勤工獎,而兼職時薪僱員满足以上条件可享有HK$1,000的勤工獎。這種模式下,HR不僅要分類管理全職/兼職僱員,還需統計遲到/早退/缺勤/休假等考勤數據,再人手計糧,耗時耗力。

解決方案:實施團隊分析過M診所的情況後,為其設置勤工獎等薪酬項目,將所有條件寫入薪酬項目的公式中,系統自動運算考勤數據,詳細統計遲到/早退/缺勤/休假等異常考勤數據,透過AI引擎,根據公式,雲端自動計算勤工獎。

實施團隊專業的系統操作,幫助M診所實現自動計算勤工獎,複雜的計算透過AI公式化繁為簡,HR無需再人手整合數據,大大提高考勤管理效率。

考勤

延伸閲讀:《考勤系統如何幫助簡化您的企業管理?》

  • 合規計算假期相關法定權益

案例:H建造工程公司擁有近800名全職/兼職僱員,且多在偏遠地區工作。因Covid不少僱員需請病假。這種情況下,HR首先要分辨僱員是否為按連續性合約受僱的僱員,申請的假期是無薪病假,有薪病假,還是五分四病假,再根據僱員提供的醫生紙等申請資料進行審批,還需追蹤每位僱員的ADW,最後計算疾病津貼。導致HR工作量大,處理上耗時耗力。

解決方案:實施團隊首先幫助H公司梳理僱員的ADW數據,將過去的ADW數據匯入至系統中。其次,按照公司的假期規則,在系統中進行個性化設置,並測試疾病津貼的計算。確保計算無誤後,還會幫助H公司設定好合理的審批流程,及安排培訓HR和僱員對系統假期申請/審批的使用。

實施團隊在確保合規性的同時,按需設定假期規則,以ADW計算的五分四病假,產假等相關法定權益都可以在HR系統實現自動計算,自助申請/審批也無需HR重複核對,節省不少人力物力。

假日薪酬

延伸閲讀:《什麼情況下計算五分四病假,應該點樣計算呢?》

  • 繁雜薪酬簡單計算

案例:B零售公司擁有多家門店,僱員數量近500名。全職和兼職僱員的計糧規則如下:

僱傭類型 計糧規則
全職 底薪+勤工獎+儀容獎+銷售佣金或新人獎
兼職 日薪或獎金

HR不僅需要按照以上規則為全職、兼職僱員計糧,還要比對計糧結果,為僱員取最大值。因零售業受疫情影響較大,複雜的尾糧、代通知金等計算也逐漸增多,HR計糧負擔重,難處理。

解決方案:專業的實施團隊根據B公司需求,自訂勤工獎、佣金、新人獎、儀容獎等薪酬項目,按照不同僱傭類型的計糧規則,設定相應公式進行測試,匹配對應的計糧結果。B公司在實施團隊的培訓下,可以熟練掌握系統,透過僱員在系統的入職日期和歷史薪酬記錄,準確無誤地計算僱員尾糧所需的平均日工資(ADW)、代通知金等。

實施團隊幫助B公司梳理薪酬規則,設定相應的計糧公式,透過AI引擎實現自動計糧,精準匹配對應計糧結果。並根據《僱傭條例》,培訓B公司如何在系統實現自動計算尾糧以及尾糧所需的ADW、通知期、代通知金等,極大減少了HR人手計算,提高計糧效率。

薪酬

延伸閲讀:《計糧系統 & 人力資源管理系統 VS Excel》

  • 合理設置MPF&報稅入息增項/減項,確保合規性

案例:F水吧因屬於餐飲行業,普遍有全職及兼職僱員,其不同的用工形式需要登記不同的MPF計劃。全職僱員使用友邦強積金計劃,兼職臨時僱員的MPF涉及行業計劃,使用東亞(強積金)行業計劃。兩種MPF計劃都需要根據條例合規計算,供款極其複雜;在報稅時,也因僱員多,薪酬項目多,導致稅務入息難計算。

解決方案:實施團隊幫助F水吧設定2種MPF計劃,不同僱員可登記不同MPF計劃,並自訂入息增項/減項。對於行業計劃的MPF設置,實施團隊進行專業分析,並按照條例規定,針對全職/兼職僱員,僱主/僱員供款分別準確設置計算公式,且幫助F水吧設定好稅務的入息增項/減項,方便F水吧使用系統自動計算。

實施團隊熟悉MPF及稅務的各項條例,能準確設置MPF及報稅入息,AI引擎的自動運算提升F水吧計算MPF供款的效率,報稅自動運算讓F水吧擺脫人手統計,合規管理。

MPF

報稅

延伸閲讀:

《MPF中的有關入息有什麼內容?》

《全港最多人用的強積金(MPF)供款公式大全》

《「行業計劃」:如何自動計算臨時僱員強積金供款》

人力資源管理系統實施服務推薦

Workstem是雲端計糧&一站式人力資源系統,強大的AI引擎無縫串接僱員入職、排班、考勤、假期、報銷、薪酬、強積金、報稅管理,助企業實現人力資源管理的數碼化轉型。

Workstem認證的專業實施團隊,均是香港本地的國際性會計師事務所、人力資源咨詢公司和IT服務供應商等(詳細可查閱合作夥伴目錄)。我們的合作夥伴在香港為客戶進行線上或線下系統培訓、系統實施等服務,HR經驗豐富,Workstem非常樂意為不同企業匹配最合適的合作夥伴,助企業高效處理人力資源事務。同時,Workstem也不斷得到合作夥伴的認可和信任,為他們的客戶帶來先進的數碼化轉型工具。

從系統培訓開始,到保障上線使用,Workstem始終保障企業計糧的準確性與合規性,幫助企業提高人力資源管理效率,以更高的交付品質,達到項目期望,提高客戶滿意度。

HRMS

(文章內容和資料只供參考,有關資料的準確性和可靠性請根據政府最新的條例為準,本公司不代表任何法律意見。如需轉載文章或內容,請先聯絡我公司或附上本文連結,并標明轉載來源。)

相關文章

API應用程式介面在人力資源管理系統中的應用趨勢
API應用程式介面在人力資源管理系統中的應用趨勢
大數據與雲端時代,API已成為串接雲端應用程式數據的最佳方式,尤其是採用多個雲端應用程式的情況下,API集成幾乎是所有企業的必然選擇。 API是什麼? API...
閱讀全文
強積金管理數碼化:積金易(eMPF)平台與HR系統整合
強積金管理數碼化:積金易(eMPF)平台與HR系統整合
什麼是積金易(eMPF)平台 ? 積金易(eMPF)平台是香港特區政府推出的一個電子平台,用來管理僱員積金計劃(EMPF)以及僱主強制性供款計劃(MP)。該平台提供了一個...
閱讀全文
強積金數碼轉型 – 積金易(eMPF)平台
強積金數碼轉型 – 積金易(eMPF)平台
強積金為什麼數碼轉型? 強積金行業之所以進行數碼轉型,主要是因為數碼化技術的快速發展提供了更多機會和便利來改善管理和運營效率。數碼轉型可以幫助強積...
閱讀全文

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *