人力資源管理系統為什麼需要實施服務?

人力資源管理系統為什麼需要實施服務?

文章目錄

  1. 雲端人力資源管理系統實施服務是什麼?
  2. 雲端人力資源管理系統實施服務的必要性
  3. 不同人力資源管理系統實施服務的區別
  4. 人力資源管理系統實施服務的案例
  5. 人力資源管理系統實施服務推薦

疫情進一步加速了企業的數碼化轉型,許多企業開始使用雲端人力資源管理系統處理HR事務。市面上已有多種人力資源管理系統,且不同HR系統服務商之間提供的實施服務有較大差異。不少用家會疑惑:我們自己錄入資料就可以,為什麼要花錢購買人力資源管理系統的實施服務?本篇文章為你詳細解答!

雲端人力資源管理系統實施服務是什麼?

人力資源管理系統實施是指:將人手或舊系統的人力資源管理數據整合至新系統,從而令新系統的設置符合公司HR政策,包括但不限於企業的僱員、排班、考勤、假期、報銷、薪酬、強積金、報稅等模塊上線使用。在不干擾企業現階段運作的同時,保障未來人力資源管理在新系統使用的流暢性。

雲端人力資源管理系統實施服務的必要性

  • 實施團隊的專業指導及培訓,能幫助僱主、HR和僱員更加了解和熟悉人力資源管理系統所有功能及運作。
  • 實施團隊收集客戶的人力資源相關資料,幫助企業分析考勤/假期/薪酬等規則在系統中的可行性,以合理規劃實施範圍和時間表,並設計客製化的實施方案,與客戶達成共識,有效保障系統在限定時間內投入使用。
  • 可保障實施結果與客戶預期相符。系統按時上線使用,減少因額外需求或突發事項,而導致的時間延遲或預算超支。

不同人力資源管理系統實施服務的區別

當前,在市面上的實施服務質素參差不齊,很多人將系統配置組裝與系統實施混為一談,再加上不同人力資源管理系統功能的差異性,導致報價差異大。以下為你詳細解釋不同人力資源管理系統在實施服務上的區別。

以Workstem人力資源管理系統為例
*其他部分人力資源管理系統配置組裝是指:選擇需要的人力資源管理功能模塊,以數週至數月時間進行配置組裝至雲端。但不同功能模塊間沒有互通性,不能實現一體化,系統內亦沒有任何歷史數據及客製化規則設定,只是為企業提供一個空白設置的系統,無法保障上線使用的結果。

Workstem人力資源管理系統 其他部分人力資源管理系統
是否有免費試用期 擁有14天免費試用期 沒有免費試用期
實施流程
  • 資料收集:實施團隊收集企業排班、考勤、薪酬、強積金等資料
  • 數據分析:分析各項資料在系統中的可行性
  • 系統初始化:導入歷史數據
  • 系統設置:客製化的系統規則設定,包括考勤規則,假期規則,薪酬規則等
  • 數據驗證:完成計糧後驗證數據準確性
  • 僱員培訓:培訓HR對系統以及僱員對App的使用
  • 客戶驗證:客戶驗證系統的可使用性
  • 付費購買:付費1年,按需分別購買排班、考勤、薪酬等模塊
  • 系統設置:根據公司購買模塊,預先支付組裝費用,雲端組裝需等待4-6週
  • 上線使用:直接使用雲端組裝好的排班、考勤、薪酬等空白系統模塊
實施結果
  • 幫助客戶成功計糧一次
  • 提供30日的「成功上線」支援期(可選付費年度支援服務)
  • 持續的問題咨詢服務
  • 需自行將歷史數據、公司政策等配置於系統內
  • 系統運行結果難以達到公司預期需求
實施人員
  • 專業的實施團隊來自多家香港本地認證的合作專業機構,精通系統操作、HR事務、僱傭條例和稅務等
  • 實施經驗豐富
  • 不會受實施項目數量而影響服務時效和質量
  • 系統內部非香港本地團隊提供實施服務,缺乏本地專業HR知識及經驗
  • 或因內部團隊負責人員流失導致實施項目時間延長或無法完成
實施收費模式 固定價格區間,無其他隱性消費 收費不透明

人力資源管理系統實施服務的案例

以Workstem人力資源管理系統的實施為例

  • 全職/兼職等僱員的靈活排班方案

案例:R餐廳有多家門市,平均每間門市有15名全職僱員,因旺季人手需求大,也會招聘多個短工來補足人手。但因僱用形式多樣,法定假日/休息日/工作日不固定,導致早更/中更/晚更等班次類型複雜。如何利用系統快速高效排班時刻困擾著HR和店長。

解決方案:實施團隊根據R餐廳提供的僱員更表信息,提出以下2種不同的排班方案。

  1. HR可在系統靈活設定班次起始時間,扣除用膳時間,並設定各門市打卡點,按照單人排班模式快速排班
  2. 或將更表設置為工作日/休息日/法定假日三種,按人/時間複製班次,HR/主管/店長可直接在更表查看僱員的上班與假期安排

這種排班方案可以為不同僱員安排不同班次,也能為相同班次的僱員快速批量排班,在一個系統內整合各個門店的更表信息,滿足R餐廳靈活高效排班的需求。

排班

延伸閲讀:《如何利用編更系統輕鬆搞掂更表?》

  • 實現個性化考勤設定

案例:M診所的考勤管理較複雜,其全職/兼職僱員管理模式不同,尤其是關於勤工獎的設定。全職月薪僱員,滿足無病假,無早退/缺勤,遲到不超過30分鐘的條件之一,且入職滿90天可享有HK$500勤工獎,而兼職時薪僱員满足以上条件可享有HK$1,000的勤工獎。這種模式下,HR不僅要分類管理全職/兼職僱員,還需統計遲到/早退/缺勤/休假等考勤數據,再人手計糧,耗時耗力。

解決方案:實施團隊分析過M診所的情況後,為其設置勤工獎等薪酬項目,將所有條件寫入薪酬項目的公式中,系統自動運算考勤數據,詳細統計遲到/早退/缺勤/休假等異常考勤數據,透過AI引擎,根據公式,雲端自動計算勤工獎。

實施團隊專業的系統操作,幫助M診所實現自動計算勤工獎,複雜的計算透過AI公式化繁為簡,HR無需再人手整合數據,大大提高考勤管理效率。

考勤

延伸閲讀:《考勤系統如何幫助簡化您的企業管理?》

  • 合規計算假期相關法定權益

案例:H建造工程公司擁有近800名全職/兼職僱員,且多在偏遠地區工作。因Covid不少僱員需請病假。這種情況下,HR首先要分辨僱員是否為按連續性合約受僱的僱員,申請的假期是無薪病假,有薪病假,還是五分四病假,再根據僱員提供的醫生紙等申請資料進行審批,還需追蹤每位僱員的ADW,最後計算疾病津貼。導致HR工作量大,處理上耗時耗力。

解決方案:實施團隊首先幫助H公司梳理僱員的ADW數據,將過去的ADW數據匯入至系統中。其次,按照公司的假期規則,在系統中進行個性化設置,並測試疾病津貼的計算。確保計算無誤後,還會幫助H公司設定好合理的審批流程,及安排培訓HR和僱員對系統假期申請/審批的使用。

實施團隊在確保合規性的同時,按需設定假期規則,以ADW計算的五分四病假,產假等相關法定權益都可以在HR系統實現自動計算,自助申請/審批也無需HR重複核對,節省不少人力物力。

假日薪酬

延伸閲讀:《什麼情況下計算五分四病假,應該點樣計算呢?》

  • 繁雜薪酬簡單計算

案例:B零售公司擁有多家門店,僱員數量近500名。全職和兼職僱員的計糧規則如下:

僱傭類型 計糧規則
全職 底薪+勤工獎+儀容獎+銷售佣金或新人獎
兼職 日薪或獎金

HR不僅需要按照以上規則為全職、兼職僱員計糧,還要比對計糧結果,為僱員取最大值。因零售業受疫情影響較大,複雜的尾糧、代通知金等計算也逐漸增多,HR計糧負擔重,難處理。

解決方案:專業的實施團隊根據B公司需求,自訂勤工獎、佣金、新人獎、儀容獎等薪酬項目,按照不同僱傭類型的計糧規則,設定相應公式進行測試,匹配對應的計糧結果。B公司在實施團隊的培訓下,可以熟練掌握系統,透過僱員在系統的入職日期和歷史薪酬記錄,準確無誤地計算僱員尾糧所需的平均日工資(ADW)、代通知金等。

實施團隊幫助B公司梳理薪酬規則,設定相應的計糧公式,透過AI引擎實現自動計糧,精準匹配對應計糧結果。並根據《僱傭條例》,培訓B公司如何在系統實現自動計算尾糧以及尾糧所需的ADW、通知期、代通知金等,極大減少了HR人手計算,提高計糧效率。

薪酬

延伸閲讀:《計糧系統 & 人力資源管理系統 VS Excel》

  • 合理設置MPF&報稅入息增項/減項,確保合規性

案例:F水吧因屬於餐飲行業,普遍有全職及兼職僱員,其不同的用工形式需要登記不同的MPF計劃。全職僱員使用友邦強積金計劃,兼職臨時僱員的MPF涉及行業計劃,使用東亞(強積金)行業計劃。兩種MPF計劃都需要根據條例合規計算,供款極其複雜;在報稅時,也因僱員多,薪酬項目多,導致稅務入息難計算。

解決方案:實施團隊幫助F水吧設定2種MPF計劃,不同僱員可登記不同MPF計劃,並自訂入息增項/減項。對於行業計劃的MPF設置,實施團隊進行專業分析,並按照條例規定,針對全職/兼職僱員,僱主/僱員供款分別準確設置計算公式,且幫助F水吧設定好稅務的入息增項/減項,方便F水吧使用系統自動計算。

實施團隊熟悉MPF及稅務的各項條例,能準確設置MPF及報稅入息,AI引擎的自動運算提升F水吧計算MPF供款的效率,報稅自動運算讓F水吧擺脫人手統計,合規管理。

MPF

報稅

延伸閲讀:

《MPF中的有關入息有什麼內容?》

《全港最多人用的強積金(MPF)供款公式大全》

《「行業計劃」:如何自動計算臨時僱員強積金供款》

人力資源管理系統實施服務推薦

Workstem是雲端計糧&一站式人力資源系統,強大的AI引擎無縫串接僱員入職、排班、考勤、假期、報銷、薪酬、強積金、報稅管理,助企業實現人力資源管理的數碼化轉型。

Workstem認證的專業實施團隊,均是香港本地的國際性會計師事務所、人力資源咨詢公司和IT服務供應商等(詳細可查閱合作夥伴目錄)。我們的合作夥伴在香港為客戶進行線上或線下系統培訓、系統實施等服務,HR經驗豐富,Workstem非常樂意為不同企業匹配最合適的合作夥伴,助企業高效處理人力資源事務。同時,Workstem也不斷得到合作夥伴的認可和信任,為他們的客戶帶來先進的數碼化轉型工具。

從系統培訓開始,到保障上線使用,Workstem始終保障企業計糧的準確性與合規性,幫助企業提高人力資源管理效率,以更高的交付品質,達到項目期望,提高客戶滿意度。

HRMS

(文章內容和資料只供參考,有關資料的準確性和可靠性請根據政府最新的條例為準,本公司不代表任何法律意見。如需轉載文章或內容,請先聯絡我公司或附上本文連結,并標明轉載來源。)

相關文章

公司醫保購買指南:選擇公司醫保的五大事項
公司醫保購買指南:選擇公司醫保的五大事項
面對疫情、移民潮以及人口老化等問題,香港過去兩年的勞動人口驟降了約14萬人。因此,吸引和留住人才成為各大小企業的首要任務。根據2023年本地留才策略的調...
閱讀全文
公司醫保續保 | HR 必讀的5個要點
公司醫保續保 | HR 必讀的5個要點
公司醫療保險,通常簡稱公司醫保,是一種由僱主提供的福利計劃,旨在為公司的員工提供醫療保障。通常為員工提供一定程度的醫療保險,以應對疾病、意外傷害和...
閱讀全文
Bowtie x 樹洞香港 | 運用心理學提升團隊工作效率(附電子書)
Bowtie x 樹洞香港 | 運用心理學提升團隊工作效率(附電子書)
Bowtie x 樹洞香港 | 運用心理學提升團隊工作效率(附電子書) 現代商業社會中,企業不僅面對市場競爭的挑戰,還必須解決團隊內部的溝通問題。Bowtie 與樹洞...
閱讀全文

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *